Descubre cómo la Contabilidad Inteligente optimiza la labor contable, permitiendo a los contadores centrarse en tareas estratégicas. Controla operaciones, genera reportes automatizados, emite facturas electrónicas rápidamente y accede a información contable en tiempo real desde cualquier lugar. ¡Descubre sus beneficios!
📢 Importante: las funcionalidades que se mencionan en este artículo están estrechamente relacionadas con la estructura y personalización de tu catálogo de cuentas, por lo tanto, verifica que esté correctamente ajustado. Puedes consultar los siguientes artículos como guía:
👉 Índice
- ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
- Conoce Alegra Contador.
- Bancos inteligentes.
- Registros contables automatizados.
- Comprobantes contables automatizados.
- Notifica el vencimiento de facturas.
- Portal de clientes.
- Reportes inteligentes.
1. ¿Qué es la Contabilidad Inteligente?
La Contabilidad Inteligente es un conjunto de funcionalidades diseñadas por Alegra para automatizar tareas contables, mejorar la precisión de los registros, proporcionar información financiera en tiempo real, simplificar la contabilidad y optimizar el trabajo de los contadores, garantizando además, la seguridad de la información para proteger los datos confidenciales de tus clientes y tu propio negocio.
2. Conoce a Alegra Contador
Alegra contador es un espacio desarrollado para que los contadores puedan administrar y llevar la contabilidad de todas las empresas suscritas desde un solo lugar, además de tener acceso a indicadores clave y diversos beneficios. Entre las funciones destacadas se encuentran:
- El espacio de trabajo “Contador”.
- Herramientas para llevar un control preciso de la información financiera.
- Acceder a reportes especializados.
- La capacidad de gestión multiempresa.
- La posibilidad de invitar nuevos clientes.
- Pertenecer a la creciente comunidad colaborativa de contadores que usan Alegra.
Observa:
🔎 Gestiona la Contabilidad de tus clientes de forma centralizada.
3. Bancos inteligentes
Las siguientes son funcionalidades disponibles para administrar de forma inteligente la información de tus “Bancos”:
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Conciliaciones bancarias
Evita errores realizando conciliaciones manuales, a través de esta funcionalidad, podrás comparar y conciliar de forma masiva tus reportes bancarios con los registros contables en Alegra, realizando un seguimiento rápido y preciso de cada transacción, asegurando el control de tu información financiera. Observa:
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Diferencia en cambio automática
Esta funcionalidad es útil para quienes realizan operaciones en distintas monedas, permitiéndoles identificar si estas transacciones les producen ganancias o pérdidas y en qué medida. El sistema calcula y registra automáticamente la diferencia en cambio cuando se paga una factura en moneda extranjera con una tasa de cambio diferente a la tasa de cambio del día de la compra o venta. Observa:
📢 Importante: para obtener una visión más amplia y de manera conjunta de todas tus operaciones, accede al “Reporte de diferencia en cambio”.
🔎 Cómo registrar un ajuste de ganancia o pérdida por diferencia en tipo de cambio.
4. Registros contables automatizados
Automatiza la contabilidad de tus contactos para evitar registros manuales. Elige las cuentas contables que deseas que sean usadas para contabilizar cada actividad, las transacciones se registrarán automáticamente en las cuentas correspondientes. Esto reduce la posibilidad de errores y facilita la conciliación de cuentas al final del período contable.
✏️ Recuerda: puedes realizar esta parametrización de manera individual, para las cuentas que tienen un comportamiento específico, o de manera predeterminada, para las cuentas que tienen un mismo comportamiento.
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Cuentas por cobrar y por pagar
Al momento de crear o editar un “Contacto”, desde la sección de “Configuración para contabilidad” podrás parametrizar las cuentas por cobrar y por pagar que se asignarán a ese contacto específico al momento de facturar una compra o venta. Observa:
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Cuentas de ingresos, costos e inventarios
Al momento de crear o editar un “Ítem de venta”, desde la sección de “Configuración contable” podrás parametrizar las cuentas de ingresos, costos e inventarios (para tus productos) o de ingresos (para tus servicios) que se asignarán a ese ítem específico al momento de facturar una compra o venta. Observa:
🔎 Crea productos y servicios para agilizar tu facturación.
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Cuentas de impuestos y retenciones
Al momento de crear o editar tus “Impuestos” y “Retenciones”, desde la sección de “Configuración de contabilidad” podrás parametrizar las cuentas específicas que se asignarán al momento de facturar una compra o venta. Observa:
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Parametrización contable
Desde la opción de “Parametrización contable” podrás parametrizar las cuentas de manera general y desde un solo lugar, por ejemplo, para la contabilización de tus devoluciones, ajustes de inventario, diferencia en cambio o resultados del ejercicio. Observa:
5. Comprobantes contables automatizados
El sistema automatiza la generación de algunos comprobantes contables, lo que simplifica el proceso de documentación de las transacciones financieras. Podrás acceder a los “Comprobantes contables” en cualquier momento desde el menú de “Contabilidad”.
Las siguientes funciones generan comprobantes automáticos:
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Saldos iniciales
A través de los “Saldos iniciales” se ingresan los valores de las cuentas contables al comienzo de un período o en el inicio de una empresa. El comprobante contable de los saldos iniciales siempre corresponderá al número y prefijo “SI-0”. Observa:
🔎 Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
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Avances y anticipos entregados o recibidos
Crea anticipos recibidos de clientes desde la opción de “Pagos recibidos” o anticipos entregados a proveedores desde la opción de “Pagos”, al momento de aplicar estos anticipos a tus facturas de venta y compra respectivamente, se generará un comprobante contable automático que soportará el cruce de información entre los documentos para cada tipo de operación. Observa:
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Cierre de facturas sin pago
Los cierres sin pago tienen gran variedad de usos, por ejemplo, puedes utilizarlos para registrar descuentos financieros o deudas incobrables para el caso de las “Facturas de venta”, o para registrar descuentos financieros o por pronto pago en el caso de las “Facturas de compra”. Alegra generará un comprobante contable automático que soportará la correcta contabilización de estos movimientos financieros. Observa:
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Control de periodos contables
Desde el “Control de períodos contables” podrás abrir y cerrar periodos contables. Cuando cierras un periodo contable (ya sea mensual o anual), se generará un comprobante contable automático que soportará el cierre de las cuentas del “Estado de Resultados” y el traslado del resultado del ejercicio al Patrimonio. Observa:
🔎 Aprende más de esta funcionalidad: aprende a gestionar los períodos contables de tu negocio.
6. Notifica el vencimiento de facturas
Si tus clientes se retrasan en el pago de sus facturas, es importante que los mantengas informados sobre los vencimientos y así evitar posibles problemas de flujo de efectivo. Configura fácilmente las “Notificaciones” para enviar recordatorios y comunicar que se cumplan los términos de pago acordados. La plantilla de correo es personalizable, y se adjunta el estado de cuenta del cliente. Observa:
7. Portal de clientes
El “Portal de clientes” es un espacio diseñado para que tus clientes puedan gestionar sus documentos de forma eficiente, al mismo tiempo que te permite recibir pagos de forma rápida y segura. Desde esta plataforma podrán conocer el estado de su cuenta, revisar en tiempo real sus facturas, devoluciones, anticipos y notas que se les han generado. Observa:
8. Reportes inteligentes
La información de la empresa nunca estuvo tan bien organizada. Con los “Reportes inteligentes”, podrás acceder a datos precisos en tiempo real, visualizar gráficos, tablas, identificar tendencias, analizar el desempeño de la empresa y planificar estrategias futuras.
Observa:
¡La contabilidad inteligente ahora es posible con Alegra!
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