¿Cómo configurar el uso contable de tus cuentas en Alegra?

Los usos contables son comportamientos que puedes asignar a tus cuentas para organizar y clasificar la información financiera de tu empresa. Al configurarlos, Alegra utilizará esas cuentas automáticamente en los registros contables de tus documentos.🚀

👉 Índice

1. 📘 ¿Qué son los usos de cuentas contables?

2. ➕ ¿Cómo crear una cuenta y asignarle un uso?

3. ✏️ ¿Cómo asignar un uso a una cuenta ya creada?

4. 📋 ¿Qué tipos de usos existen?

📘 ¿Qué son los usos de cuentas contables?

Los usos son comportamientos opcionales que asignás a tus cuentas contables para identificar rápidamente su función dentro del sistema. Las cuentas con un uso asignado estarán disponibles en la configuración contable de ítems de venta, contactos, impuestos y retenciones.

➕ ¿Cómo crear una cuenta y asignarle un uso?

Observa:

📍 Si seleccionas Cuenta Mayor, la cuenta quedará inhabilitada para recibir movimientos. El campo Naturaleza se completa automáticamente pero puede modificarse en cuentas de Activo (excepto "Efectivo y equivalente") y Patrimonio.

✏️ ¿Cómo asignar un uso a una cuenta ya creada?

Observa:

📋 ¿Qué tipos de usos existen?

Al momento de crear o editar tu cuenta contable y asignarle el uso que desees podrás elegir entre las siguientes opciones:

• Bancos tipo banco (Activo corriente): todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.
  📍 Al eliminar el uso de "Bancos tipo banco" de una cuenta contable previamente ajustada con esta propiedad, se borrará igualmente del módulo de bancos.
• Bancos tipo efectivo (Activo corriente): todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.
  📍 Al eliminar el uso de "Bancos tipo efectivo" de una cuenta contable previamente ajustada con esta propiedad, se borrará igualmente del módulo de bancos.
• Bancos tipo tarjetas de crédito (Pasivo corriente): todas las cuentas contables creadas con este uso se crearán automáticamente en el módulo de “Bancos”.
  📍 Al eliminar el uso de "Bancos tipo tarjetas de crédito" de una cuenta contable previamente ajustada con esta propiedad, se borrará igualmente del módulo de bancos.
• Cuentas por cobrar (Activo corriente): las cuentas con este uso estarán disponibles para asociar en la sección de configuración contabilidad al momento de crear o editar tus contactos. Observa:
  
• Cuentas por pagar (Pasivo corriente): las cuentas con este uso estarán disponibles para asociarlas al momento de crear o editar tus contactos. Observa:
  
• Devoluciones de clientes (Pasivo corriente): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable de devoluciones.
• Devoluciones de proveedores (Activo corriente): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable de devoluciones.
• Anticipos entregados (Activo no corriente): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable de anticipos entregados.
• Anticipos recibidos (Pasivo corriente): las cuentas contables con este uso tendrán el mismo comportamiento que tiene la cuenta contable de anticipos recibidos.
• Cuentas incobrables (Egresos - Costos): las cuentas contables con este uso las podrás visualizar y utilizar en los cierres de facturas de venta sin pago.  Observa:
• Descuentos financieros (Egresos - Costos): las cuentas contables con este uso las podrás visualizar y utilizar en los cierres de facturas de compra sin pago. Observa:
• Ventas (Ingresos operacionales): las cuentas contables con este uso podrás utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta. Observa:
  
• Inventario (Activo no corriente): las cuentas contables con este uso podrás utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta inventariables. Observa:
  
• Costos del inventario (Egresos - Costos): las cuentas contables creadas con este uso podrás utilizarlas en la sección de contabilidad al momento de editar o crear los ítems de venta inventariables. Observa:
  

Las cuentas que tengan asignados los siguientes usos estarán disponibles para asociar en la sección de configuración de contabilidad al momento de crear o editar tus Impuestos:

• Impuesto a favor (Activo corriente): seleccionando "IGV" o "Exonerado" como tipo de impuesto.
• Otro tipo de impuesto a favor (Activo corriente): seleccionando "Otro" o "Exportación" como tipo de impuesto.
• Impuesto por pagar (Pasivo corriente): seleccionando "IGV" o "Exonerado" como tipo de impuesto.
• Otro tipo de impuesto por pagar (Pasivo corriente): seleccionando "Otro" o "Exportación" como tipo de impuesto.

Observa:

Las cuentas que tengan asignados los siguientes usos estarán disponibles para asociar en la sección de configuración de contabilidad al momento de crear o editar tus Retenciones:

• Retenciones a favor (Activo corriente): seleccionando "Detracción" como tipo de retención.

• Otro tipo de retención a favor (Activo corriente): seleccionando "Otro" como tipo de retención.

• Retenciones por pagar (Pasivo corriente): seleccionando "Detracción" como tipo de retención.

• Otro tipo de retención por pagar (Pasivo corriente): seleccionando "Otro" como tipo de retención.

Observa:

📢 Importante

1. Las subcuentas heredan el campo “Uso de cuentas contables” de la cuenta mayor. Puedes modificar esta asignación en cualquier momento.
2. Si luego de crear las subcuentas modificas el campo de “Uso de cuentas contables” en la cuenta madre, esta no afectará las cuentas hijas. Si deseas que las cuentas hijas tomen el cambio, se deberá hacer la edición de manera manual en cada subcuenta.
3. Si la cuenta contable asignada a un determinado “Uso de cuentas contables” a su vez está asignada en la parametrización contable, no podrás editar ese campo, para editarlo debes desvincular la cuenta de la parametrización.
4. Una vez desvincules el “Uso de cuentas contables” a determinada cuenta no podrás visualizarla en la parametrización contable, ni en la configuración para contabilidad de contactos, ítems, impuestos o retenciones.
5. Cada “Uso” tiene su respectiva clasificación, por lo tanto, no podrás asociar usos de cuentas contables de un grupo específico en aquel que no corresponde.
   Por ejemplo: no podrás asignar la opción de Bancos a una cuenta de Ventas.

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