Alegra Contabilidad te permite administrar las series y correlativos de tus comprobantes electrónicos para manejar la información de manera ordenada en el sistema, mediante un consecutivo que se incrementa de forma automática.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar tiene varias sucursales donde emite comprobantes electrónicos, por lo que crea numeraciones diferentes para ahorrar tiempo identificando las facturas creadas en cada punto de venta."
Al configurar la serie y correlativos de tus comprobantes en Alegra Contabilidad puedes ganar tiempo ordenando tus documentos electrónicos, ya que te permite establecer un número a partir del cual se va a elaborar tu próxima factura de venta, recibo de caja, comprobante de pago, nota de crédito, remisión, cotización y la siguiente orden de compra.
A continuación te explicaremos paso a paso cómo usar esta función:
Configura el correlativo de tus comprobantes electrónicos
1. Haz clic en la opción "Configuración" ubicada en el menú principal.
2. En el recuadro "Facturación" selecciona la opción "Numeraciones".
3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".
4. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.
5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Así:
En Alegra Contabilidad puedes crear todas las series y correlativos que desees y al momento de elaborar tus facturas, podrás elegir la numeración que deseas usar entre las guardadas en el sistema.
En el paso cuatro completa el formulario con la siguiente información:
- Tipo de documento: Despliega la lista y elige el documento al que deseas crear la nueva numeración.
- Numeración electrónica: Marca la casilla si la numeración corresponde a facturas electrónicas.
- Nombre: Es el nombre que deseas darle a la nueva numeración. Ejemplo: Sucursal 1.
- Numeración automática: Al marcar esta opción Alegra Contabilidad generará el siguiente correlativo de forma automática.
- Serie: Para emitir ventas electrónicas la serie debe contener cuatro caracteres y empezar por "F" para facturas de venta y notas de crédito (Ejemplo: FNC0) y para boletas de venta la serie debe empezar por la letra "B" y contener cuatro caracteres (Ejemplo: BNC0).
- Correlativo inicial: Ingresa el número con el que empezará el correlativo de tu numeración (Ejemplo: 1).
- Preferida: Marca "SI" si deseas elegir esta numeración como predeterminada cada vez que vayas a generar un documento.
- Pie de factura: Alegra está autorizado para facturación electrónica con resolución N. 034-005-0004781 por medio de BIZLINKS S.A.C. Este campo no se dejará editar si tienes marcada la opción "Numeración electrónica".
Gestiona los correlativos de tus documentos
Luego de crear una numeración podrás editarla, eliminarla o desactivarla usando los botones de acción ubicados en frente de cada una. Solo ten en cuenta que si has usado una de ellas, ya no se podrá eliminar, pero siempre podrás desactivarla.
¿Qué significa numeración manual y automática?
En Alegra tienes dos opciones para los correlativos de las facturas: Configurarlos de forma Automática o No Automática.
- Automático: Alegra genera el consecutivo de tus facturas dependiendo del número que le sea asignado.
- No automático (manual): La generación del número de la factura deberá ingresarse a Alegra de forma manual al crear tus facturas. Ten en cuenta que no puedes usar este tipo de correlativo mientras tengas facturas recurrentes ya programadas.
¿Qué pasa si ya tengo comprobantes emitidos en otro sistema con una numeración diferente?
En este caso debes crear un nuevo correlativo usando la nomenclatura “B001” para las boletas y “F001” para las facturas. Si ya usaste una nomenclatura con tu facturador anterior, deberás crear una nueva.
Para conocer más sobre cómo elaborar comprobantes electrónicos en Alegra, te recomendamos leer el este artículo.
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