¿Cómo controlar quién accede a los datos de tu firma y gestionar roles en masa?

Con el Espacio Contador de Alegra tú decides quién accede a qué datos de tu firma contable. Desde Usuarios invitas a tus colaboradores, defines el rol de cada uno por empresa y ajustas o revocas accesos en lote, sin entrar cuenta por cuenta.

📍 El control de accesos aplica a las empresas que gestionas desde tu Espacio Contador: cada colaborador ve solo las empresas que le asignes y, dentro de ellas, solo lo que su rol le permita.

👉 Índice

1. ⚙️ ¿Qué es el Espacio Contador y cómo controla el acceso a tu firma?

2. 🧩 ¿Quién accede a qué datos de tu firma?

3. 👥 ¿Cómo asignas rol y empresas a un colaborador?

4. ⚡ ¿Cómo actualizas o eliminas roles de forma masiva?

5. 🛡️ ¿Cómo proteges los datos de tu propia firma?

6. ❓ Preguntas frecuentes

⚙️ ¿Qué es el Espacio Contador y cómo controla el acceso a tu firma?

El Espacio Contador es el entorno donde administras a todos los colaboradores de la firma: contadores, asistentes y vendedores. En su sección Usuarios ves en un solo listado quién tiene acceso, a qué empresas y con qué rol, y haces los cambios sin abrir la cuenta de cada cliente por separado.

• Un solo lugar: el alta, el cambio de rol y la revocación de accesos se hacen desde Usuarios, no dentro de la cuenta de cada cliente.

• Acceso por empresa: la persona entra solo a las empresas que le marques; las demás no aparecen en su listado.

• Trazabilidad: cada movimiento queda asociado al colaborador que lo registró, así sabes quién emitió o modificó cada documento.

📍 Invitar a un colaborador no le da acceso a toda tu firma: primero eliges las empresas y el rol de cada una, y el acceso se activa cuando acepta la invitación que llega a su correo.

🧩 ¿Quién accede a qué datos de tu firma?

El acceso se define en dos niveles que se combinan: la empresa y el rol dentro de esa empresa.

• Empresa: si una empresa no está marcada en Empresas asignadas, el colaborador no la ve ni puede entrar a su contabilidad.

• Rol: dentro de cada empresa define qué módulos y acciones puede usar. Los roles disponibles son Contador, Asistente y Vendedor.

• Un rol por empresa: la misma persona puede ser Contador en una empresa y Asistente en otra, según lo que necesites que haga en cada cliente.

• Revocable: quitar el acceso a una empresa no afecta los permisos que tiene en las demás.

📍 El permiso de facturación también depende del rol y de la empresa asignada: un colaborador sin acceso al RUC de un cliente no puede emitir ni anular sus comprobantes electrónicos ante la SUNAT, aunque conozca el número de documento.

📍 En ¿Qué puede hacer cada usuario en Alegra? ves qué acciones trae cada rol y cómo consultarlas antes de asignar.

👥 ¿Cómo asignas rol y empresas a un colaborador?

El alta se hace desde Usuarios, definiendo en el mismo formulario a qué empresas entra el colaborador y con qué rol en cada una:

📍 Si el colaborador va a tener funciones distintas en varios clientes, no repitas el alta: en su perfil, dentro de Empresas asignadas, cambia el rol de cada empresa con el selector que está al lado.

⚡ ¿Cómo actualizas o eliminas roles de forma masiva?

Cuando cambias de personal o reorganizas los clientes de la firma, no necesitas editar a cada colaborador por separado. Desde el listado de Usuarios puedes ajustar a varios a la vez:

📍 Para dar de alta a varios colaboradores al mismo tiempo, usa el menú de acciones masivas > Agregar varios usuarios y define las empresas y el rol de todos en una sola acción.

📢 Eliminar el acceso de un colaborador no borra la información que ya registró: solo revoca su permiso a partir de ese momento. Los comprobantes que emitió siguen siendo válidos ante la SUNAT y quedan en la contabilidad del cliente.

🛡️ ¿Cómo proteges los datos de tu propia firma?

La empresa con la que facturas tus honorarios y llevas tus finanzas internas no debería estar a la vista de asistentes ni de vendedores. Al asignar empresas, deja esa cuenta fuera:

1. Cuando crees o edites un colaborador, en la lista Empresas asignadas, no marques tu empresa de despacho.

2. Confirma y guarda: el colaborador verá únicamente las empresas de clientes que marques.

📍 Esta práctica importa si en tu empresa de despacho llevas honorarios, contratos y finanzas internas en soles: déjala solo para los colaboradores con rol Contador que de verdad necesiten verla.

📢 La cantidad de usuarios que puedes invitar y los roles que puedes asignar dependen del plan contratado. Revisa las restricciones de tu plan antes de dar de alta a todo el equipo.

❓ Preguntas frecuentes

• ¿Cómo gestiono varios colaboradores en un estudio contable? Desde Usuarios, en el Espacio Contador: allí los invitas de forma individual o masiva, les asignas un rol por empresa y ajustas o revocas accesos en lote sin entrar cuenta por cuenta.

• ¿Puede un mismo colaborador tener roles distintos en distintas empresas? Sí. En su perfil, dentro de Empresas asignadas, eliges el rol de cada empresa: por ejemplo, Contador en una y Asistente en otra.

• ¿Qué pasa si elimino el acceso de un colaborador a una empresa? La información que ya registró se mantiene, pero deja de poder entrar a esa cuenta. Los permisos que tenga en otras empresas no cambian.

• ¿Cómo doy acceso a mi asistente sin que vea mi información de despacho? Al crear o editar al colaborador, no marques tu empresa de despacho en Empresas asignadas: verá solo las empresas de clientes que selecciones.

• ¿El cambio masivo de rol aplica a todas las empresas? No. En el menú de acciones masivas eliges la acción y las empresas sobre las que se aplica, así que puedes cambiarlo solo en los clientes que necesites.

• ¿Dónde reviso qué permisos tiene cada rol? En Configuración > Empresa > Usuarios > Roles > Vista previa, donde ves los permisos de cada rol en las soluciones de Alegra.

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