Con la integración Alegra + Zapier + Google Sheets puedes:
- ✅ Crear cotizaciones en Alegra.
- ✅ Programar su envío automático al cliente.
- ✅ Registrar cada envío en una hoja de cálculo.
👉 Índice
🔗 ¿Cómo conectar Alegra con Zapier?
1. Ingresa a tu cuenta de Zapier.
2. Ve a App Connections > Add connection > Busca Alegra > Add connection.
3. Ingresa tu usuario y token de Alegra.
📌 Nota: Si no tienes tu token, en Alegra puedes generarlo desde tu cuenta en Configuración > Cuadro integraciones > Integraciones > Integración manual (API).
4. Haz clic en Yes, continue to Alegra para confirmar.
🎥 Observa:
📊 ¿Cómo conectar Google Sheets con Zapier?
1. En Zapier, ve a App Connections > Add connection.
2. Selecciona Google Sheets.
3. Autoriza el acceso con tu cuenta de Google.
🎥 Observa:
⚡ ¿Cómo crear tu nuevo Zap?
Descarga la plantilla de Google Sheets (con encabezados y una fila de ejemplos) y luego puedes crear el zap.
🟢 ¿Cómo configurar la creación de cotizaciones en Alegra?
1. Haz clic en el botón + Create > Zaps.
2. En Trigger, selecciona Alegra como app.
3. En Trigger event, elige New Estimante > selecciona tu cuenta de Alegra > haz clic en Continue > Test trigger.
4. Selecciona el Estimate que corresponda > haz click en Continue with selected record.
📌 Nota: Si haz hecho ajustes a tu Estimate desde Alegra, el más actual aparecerá en primer lugar.
🎥 Observa:
✉️ ¿Cómo enviar automáticamente las cotizaciones a tus clientes?
📌 Nota: Te recomendamos tener tus clientes creados antes de iniciar para que el proceso sea más ágil.
1. En Action, selecciona a Alegra como app > en el campo Action event, elige Send Estimate > selecciona tu cuenta de Alegra > haz clic en Continue.
2. Llena los campos que necesites (recuerda que los que tienen asterisco son obligatorios) > Continue.
3. Finalmente, haz clic en Test step para hacer una prueba enviando la cotización al cliente de referencia o en la opción Skip test para saltar esa prueba.
📌 Nota: Si solo quieres programar el envío, publica el Zap en este punto.
🎥 Observa:
| Campo | Descripción resumida |
| Id de la cotización (Estimate ID)* | Debes agregar el ID de la cotización (campo obligatorio). |
| Destinatario (To):* | Elige la opción Client Email para indicar que el envío se hará al correo del cliente (campo obligatorio). |
| Enviarme copia (Send Copy to Myself) | Selecciona si deseas o no copiar la cotización a tu correo. |
📑 ¿Cómo registrar el envío en Google Sheets?
1. Haz clic en + Add step > Selecciona Google Sheets como app.
2. En Action event, elige Create Spreadsheet Row > selecciona tu cuenta de Google Sheets > haz clic en Continue.
3. Completa los campos solicitados (recuerda que los que tienen asterisco son obligatorios) > Continue.
4. Finalmente, puedes hacer clic en Test step > Publish para hacer una prueba y publicar oseleccionar Skip test para saltar esa prueba.
🎥 Observa:
📋 Campos del formulario de la Cotización en Google Sheets
| Sección | Campo | Descripción resumida |
| Ubicación del Archivo | Drive | Selecciona el Drive donde se encuentra la hoja de Sheets. |
| Spreadsheet* | Debes seleccionar el Sheets que contiene la información (campo obligatorio). | |
| Worksheet* | Elige la hoja de cálculo específica dentro del Sheets (campo obligatorio). | |
| Use Timezone set up... | Opción para usar la zona horaria del Sheets para interpretar y formatear las fechas correctamente en Alegra. | |
| Información Principal | Client ID* | Identificación del cliente (campo obligatorio). |
| Date / Fecha* | Fecha de la cotización. | |
| Due Date / Fecha de Vencimiento* | Fecha límite de validez. | |
| Seller / ID del vendedor | Identificador del vendedor que crea la cotización. | |
| Detalle del Ítem | Items / Nombre de los ítems* | Nombres de los ítems (campo obligatorio). |
| Items quantity / Cantidad* | Cantidad de ítems (campo obligatorio). | |
| Items Discount / Descuentos | Descuentos de los ítems. | |
| Items Tax / Impuestos | Impuestos de los ítems. | |
| Items Reference / Referencias | Referencias de los ítems. | |
| Items Description / Descripción | Descripción de los ítems. | |
| Notas | Observations / Observaciones | Notas sobre de la cotización. |
| Anotations / Comentarios | Anotaciones acerca de la cotización. |
📌 Nota: Si tu cotización tiene varios ítems / productos, los datos de esos ítems deben ir en la misma celda de tu hoja de cálculo, separados por una coma y en el orden en el que registras los Items.
Esta regla aplica a los campos: Items ID / Categorías ID, Precios (price)*, y Cantidad (quantity)*, etc.
Ejemplo: Si tus Items son Agua potable,Agua saborizada, el Item ID debe ser 77,1387 y a Cantidad 4,1.
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