Reporte de estado de cuenta por cliente

El reporte de estado de cuenta por cliente te permite conocer el estado de la cartera del cliente seleccionado y  enviarle un vínculo para que él lo consulte en cualquier momento y en tiempo real, te reporte el pago de facturas e incluso realice el pago de ellas directamente desde el reporte.

Por ejemplo: "El señor Pedro Gómez, cliente de la Empresa Ejemplar S.A., solicita su estado de cuenta pues quiere ver su historial de facturas y revisar si los pagos aplicados coinciden con sus registros. Para ello, la Empresa Ejemplar le envía un vínculo por correo electrónico con su estado de cuenta en el cual el señor Pedro podrá ver las facturas pendientes, las que tienen pagos parciales o están canceladas y realizar filtros por la cantidad de días de vencimiento".

Haz clic aquí para ver un ejemplo del estado de cuenta que recibirá el señor Pedro Gómez.

Para ver el estado de cuenta tienes varias opciones:

1. Adjuntar el estado de cuenta en todas las facturas de venta que le envías a tus clientes.

 Sigue estos pasos:

1 . Dirígete al menú "Configuración".

2. En el recuadro “Facturación” selecciona la opción Datos Generales”.

3. Activa la opción “Incluir estado de cuenta cliente en facturas” ubicada al final del formulario.

4. Haz clic en "Guardar"

Así:

Reporte 1También puedes decidir si agregas o no el estado de cuenta a tus clientes cuando envías cada factura. Esta acción es útil cuando no quieres enviar el reporte a todos, sino a quien tú decidas.
Así:

Reporte 2

Así recibe el cliente su estado de cuenta:

Ejemplar-1

2. Búsqueda del estado de cuenta de cada uno de tus contactos.

Sigue estos pasos:

1 . Dirígete al menú Contactos”, selecciona "Todos" y luego al cliente para consultar su estado de cuenta.

2. En el botón “Más acciones” elige la opción “Ver estado de cuenta”, en la cual puedes aplicar diferentes filtros, por ejemplo: tipo y número de documento, fecha de creación, fecha de vencimiento, días de vencimiento y estado.

3. Puedes filtrar por rangos de vencimiento usando los botones superiores como se muestra en la siguiente imagen.

4. Luego puedes enviar al cliente su estado de cuenta


Así:

Reporte 3

3. Compartirle a tu cliente por correo su estado de cuenta.

Siguiendo estos pasos:

1 . Una vez consultes el estado de cuenta de un cliente, haz clic en “Enviar estado de cuenta del cliente”.

2. Se abrirá una ventana en la que podrás editar el cuerpo de correo.

3. El formulario te indicará las direcciones de correo asociadas al cliente, pero también puedes agregar direcciones de correo adicionales en el campo "Para".

4. Activando la opción “Enviar una copia a mi correo” recibirás un mensaje, idéntico al que recibe tu cliente, con la información de tu empresa en el encabezado de su estado de cuenta.

5. Haz clic en "Enviar" para finalizar el proceso.

Mira un ejemplo de cómo se envía el estado de cuenta por correo:

Reporte 4

En caso de que tu cliente ya haya pagado alguna de las facturas relacionadas, te podrá notificar el pago a través del mismo estado de cuenta y recibirás la confirmación en tu correo.

El enlace que recibe tu cliente muestra la información de su cuenta en tiempo real y tiene una caducidad, sin embargo, si este caduca lo puedes generar nuevamente. Conoce cómo compartir manualmente el enlace del estado de cuenta con tus clientes.

4. Consulta el reporte de estado de cuenta cliente.

También puedes consultar el estado de cuenta de cada uno de tus clientes siguiendo estos pasos:

1 . Haz clic en el menú “Reportes”.

2. Elige la opción Estado de cuenta cliente.

3. Elige el cliente desde el menú desplegable o ingresa su nombre para buscarlo rápidamente.

4. Aplica los filtros que desees. Puedes exportar a Excel el reporte o enviarlo por correo al cliente.

Así:

Reporte 5Además, ahora los usuarios que facturan electrónicamente pueden consultar desde el detalle de facturas el estado de las mismas, es decir, si una factura electrónica fue aceptada o rechazada.*Aplica en la versión de Colombia.
Para consultarlo, el usuario debe ingresar a su cuenta de Alegra, elegir la opción del menú principal "Ingresos", luego "Facturas de venta", seleccionar una factura y dirigirse a la esquina superior derecha de la página. De acuerdo al estado de la factura, el usuario puede encontrar las siguientes opciones: "Aceptada por el cliente", "Rechazada por el cliente" o "Esperando respuesta del cliente".  A su vez, tiene la posibilidad de consultar la actividad de la factura en la parte final de la página.   

Para aprender sobre cómo tus clientes pueden pagar sus facturas a través de Alegra, consulta este artículo y obtén mayor información. *Aplica para Colombia y México.

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