Establecer correctamente los saldos iniciales es el primer paso para tener tu contabilidad al día en Alegra. Estos saldos representan la situación financiera de tu empresa al inicio de un período contable, y son fundamentales para llevar un registro preciso y generar reportes útiles desde el comienzo.
En Alegra podés ingresar tus saldos iniciales de dos maneras:
- Manual, desde la plataforma, ideal si tenés pocos registros o deseás un control detallado.
- Importando desde Excel, útil si ya tenés la información consolidada y querés ahorrar tiempo.
👉 Si preferís hacer la importación masiva, consultá esta guía: Importá los saldos iniciales de tus cuentas contables.
En este artículo te vamos a mostrar cómo ingresar los saldos manualmente.
👉 Índice
- Ingresá manualmente los saldos iniciales de tus cuentas.
2.1. Ingresá los saldos iniciales de tus cuentas por cobrar y por pagar.
2.2. Ingresá los saldos iniciales de mercadería y bancos. - Consideraciones.
- Gestioná tus saldos iniciales.
1. Ingresá los saldos iniciales en tu cuenta
Seguí estos pasos:
1. Andá al menú de Contabilidad. Seleccioná Plan de cuentas y hacé clic en Saldos iniciales.
2. Elegí la fecha y numeración para el registro.
3. Ingresá los saldos de tus cuentas contables de balance y de resultado y, cuando sea necesario, asigná el respectivo contacto.
📍 Nota: los saldos iniciales de las cuentas de mercadería y bancos requieren un tratamiento especial, que se explica en el punto 1.2.
4. Cuando se cumpla la ecuación patrimonial, es decir, que la suma de los activos sea igual a la suma de los pasivos más el patrimonio, hacé clic en Guardar.
📍 Nota: podés hacer clic en Posponer para guardar los cambios y completar el proceso en otro momento.
Mirá:
📌 Nota: si posponés la creación de tus saldos iniciales, podés retomar el proceso desde la sección del Plan de cuentas.
Mirá:
1.1. Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas por cobrar y por pagar
Podés registrar nuevos documentos para las cuentas por cobrar y por pagar a las que hayas asignado usos o comportamientos automáticos. En la línea de registro, se expandirá una subsección denominada Referencia, donde podés ingresar el número de documento, así como las fechas de creación y vencimiento.
Los documentos que registres harán parte de los reportes de cuentas por cobrar y por pagar, brindándote además, la facilidad de asociarles pagos a futuro.
Agregá tantos registros como sean necesarios haciendo clic en el botón Duplicar de la fila.
Mirá:
🔍 Creá nuevos documentos desde tus comprobantes o asientos contables en Alegra.
1.2. Ingresá los saldos iniciales de mercadería y bancos
🔹 Ingresá los saldos iniciales de mercadería
Para ingresar los saldos iniciales de mercadería, tenés que crear en el sistema tus ítems o productos de venta, Alegra hará el cálculo de forma automática multiplicando la cantidad por el costo unitario y agregará el registro en la cuenta contable correspondiente.
Tenés dos opciones para crear tus ítems de venta:
Mirá:
🔹 Ingresá los saldos iniciales de bancos
Andá al menú de Bancos, seleccioná Bancos y cajas y hacé clic en Agregar banco. El valor que ingreses en el campo Saldo inicial se va a registrar en la cuenta contable correspondiente.
Si querés, podés editar los bancos que el sistema tiene creados de manera automática y agregarles los saldos iniciales.
Mirá:
🔹 Las cuentas tipo Bancos (que posean saldos iniciales) y la mercadería (con cantidades y costo inicial) se crean desde sus respectivos módulos. Si al momento de ingresar los saldos iniciales, también registrás estos saldos desde el módulo contable, se va a duplicar la información. Por lo tanto, en la sección de Patrimonio, encontrarás los campos de Ajustes iniciales en caja y bancos y Ajustes iniciales en mercadería, en donde tenés que ingresar los valores en negativo.
Siguiendo el ejemplo:
2. Consideraciones
Tené en cuenta lo siguiente:
- Es recomendable que personalices tu plan de cuentas antes de crear los saldos iniciales.
- La fecha con la que registres los saldos debe pertenecer a un período contable abierto.
- Las cuentas de tipo mayor están diseñadas para acumular saldos de sus subcuentas. Si necesitás ingresar valores directamente en una cuenta mayor, podés cambiarle el tipo desde el plan de cuentas.
Mirá:
🔎 Conocé cómo personalizar tu plan de cuentas. - Los saldos iniciales registran los saldos de tus cuentas de manera global; sin embargo, también podés agregar los saldos por tercero. Esto es útil, por ejemplo, para el saldo de las cuentas por cobrar o por pagar de tus clientes y proveedores.
- El sistema organiza los saldos de forma jerárquica, es decir, los saldos de las cuentas auxiliares y subcuentas se acumulan progresivamente hasta alcanzar el total de la cuenta principal o mayor.
- Para evitar descuadres en los saldos, prestá especial atención a la naturaleza contable de las cuentas y a la forma en la que estas suman o restan en el estado de resultados y de balance.
3. Gestiona tus saldos iniciales
Una vez que hayas guardado los saldos iniciales, encontrarás diferentes opciones para gestionarlos y ajustarlos.
Mirá:
✏️ Acciones
- Editar: realiza modificaciones a tus saldos iniciales.
- Eliminar: tené en cuenta que esta acción no se puede deshacer.
- Ver asiento contable: consultá el registro que se generó al guardar los saldos.
- Ver balance de sumas y saldos: revisá la información ingresada en tu reporte.
📌 Nota: si necesitás ajustar tus saldos iniciales sin modificar el registro descrito en este artículo, podés hacerlo mediante un nuevo asiento manual. Esta opción te permite mover saldos entre cuentas o realizar ajustes manuales, siendo útil para corregir errores o reclasificaciones, además, permite asociar cada cuenta contable a un contacto diferente.
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