¿Cómo crear notas crédito electrónicas?

Las notas crédito se usan para anular o corregir facturas de venta, aplicar descuentos o registrar devoluciones de productos.

En Alegra puedes emitir notas crédito incluso cuando la factura tiene pagos aplicados, retenciones o genera saldos a favor, sin necesidad de eliminar transacciones previas. Esto simplifica el flujo y mejora la trazabilidad contable.

📢 Importante: Actualización en notas crédito electrónicas

El proceso de crear notas crédito se simplificó: ya no necesitas elegir manualmente si la NC es con o sin referencia. Alegra hace el cruce automáticamente cuando seleccionas la factura electrónica (o cuando emites una NC independiente sin factura asociada).

💡 AlegraTip: Si llegaste aquí desde un enlace al artículo de "NC sin referencia", no te preocupes: ese artículo se unificó con este. Todo lo que necesitas para crear notas crédito electrónicas (con o sin factura asociada) está en esta misma guía.

👉 Índice

1. 📄 ¿Cuándo se deben expedir notas crédito?
2. 🏷️ ¿Qué tipos de nota crédito puedo emitir?
3. ⚙️ ¿Cómo configurar y emitir notas crédito electrónicas?
   

   1. ✳️ ¿Cómo configurar la numeración para notas crédito electrónicas?

   2. ✳️ ¿Cómo emitir notas de crédito para anular facturas electrónicas?
      

      1. ✅ ¿Cómo emitir las notas de crédito desde cero?

      2. ✅ ¿Cómo emitir notas de crédito desde la factura de venta?

4. 🔄 ¿Cómo aplicar notas crédito por devolución de productos o ajustes?
5. 💰 ¿Qué puedes hacer con el valor de una nota crédito?
6. 🔍 ¿Cómo puedo consultar el estado de mis notas de crédito?

   1. 📋 ¿Cómo consultar el estado desde el listado?

   2. ✍ ¿Cómo consultar el estado desde el detalle de la nota?

7. 💱 ¿Cómo gestionar el saldo por aplicar de una nota de crédito?

8. 📑 ¿Cómo corregir errores en los datos del cliente en una factura electrónica?

9. 🚨 ¿Qué régimen sancionatorio aplica si no corrijo los errores en mis facturas?

📄 ¿Cuándo se deben expedir notas crédito?

Las notas crédito pueden expedirse en los siguientes casos:

• Cuando el cliente hace la devolución de productos.

• Cuando es necesario anular la totalidad de la factura de venta.

• Cuándo se va a corregir un error en la factura de venta.

• Para otorgar un descuento que no se incluyó en la factura.

🏷️ ¿Qué tipos de nota crédito puedo emitir?

Puedes seleccionar el concepto según la nota crédito que necesites, entre las opciones disponibles se encuentran:

• Devolución parcial de los bienes y/o no aceptación parcial del servicio: Se utiliza cuando tu cliente devuelve uno o varios productos de la factura. En Cantidad devuelta, indica las unidades que el cliente está devolviendo.
• Anulación de factura electrónica: Se utiliza para cancelar completamente una venta que aún no ha sido aceptada por el cliente, ni de forma tácita ni expresa.
• Rebaja o descuento parcial o total: Se utiliza para aplicar un descuento sobre uno o varios productos.
  • En Descuento, ingresa el porcentaje de descuento.
  • Este descuento afecta la base gravable y los impuestos.

• Ajuste de precio: Se utiliza para modificar el precio de un producto ya facturado. En Precio nuevo, ingresa el nuevo valor.
• Otros: Permite realizar ajustes diferentes a los anteriores. Puedes eliminar productos de la factura original. También puedes agregar productos que no estaban incluidos inicialmente.
• Descuento comercial por pronto pago: Se utiliza cuando otorgas un descuento por realizar el pago antes del plazo acordado. En Descuento, ingresa el valor del descuento.
• Descuento comercial por volumen de ventas: Se utiliza cuando otorgas un descuento según la cantidad o volumen de productos adquiridos. En Descuento, ingresa el porcentaje correspondiente. Este descuento sí afecta el IVA, ya que modifica la base gravable.

⚙️ ¿Cómo configurar y emitir notas crédito electrónicas?

✳️ ¿Cómo configurar la numeración para notas crédito electrónicas?

El primer paso para crear notas de crédito es crear una numeración electrónica.

🔎 ¿Cómo configurar tus numeraciones de facturación en Alegra?

📢 Importante: verifica que la precisión decimal de tu nota crédito coincida con la de la factura, para evitar notificaciones de error. Para conocer la precisión decimal de tu cuenta, dirígete al menú de Configuración > Empresa del recuadro Empresa.

✳️ ¿Cómo emitir notas de crédito para anular facturas electrónicas?

Puedes emitir notas crédito electrónicas para anular o generar devoluciones desde la factura de venta o desde el panel de devoluciones.

✅ ¿Cómo emitir las notas de crédito desde cero?

📢 Importante

• En Monto, ingresa el valor total de la nota crédito.

• Cada nota crédito se asocia a una sola factura; si necesitas afectar dos facturas, debes emitir dos notas crédito.

• La factura puede tener pagos aplicados o retenciones y aun así aparece crédito a venta.

• Si la factura ya fue pagada total o parcialmente, el sistema te permitirá devolver el dinero, abonar a otra factura o dejar el saldo como crédito a favor, sin eliminar transacciones previas.

✅ ¿Cómo emitir notas de crédito desde la factura de venta?

🔄 ¿Cómo aplicar notas crédito por devolución de productos o ajustes?

Puedes aplicar notas de crédito para realizar devoluciones o ajustes sobre facturas de venta electrónicas ya emitidas, de forma sencilla y sin necesidad de eliminar las transacciones previamente registradas.

Desde la nota de crédito, el sistema te permite:

• Seleccionar los ítems o montos específicos que deseas devolver o ajustar, según el tipo de nota de crédito. Consulta la sección 🏷️ ¿Qué tipos de nota de crédito puedo emitir?
• Emitir la nota de crédito incluso cuando la factura tenga pagos aplicados o retenciones registradas.
• Gestionar los pagos asociados a la factura desde la nota de crédito. Podrás aplicarlos a otra factura del mismo cliente, realizar una devolución del dinero o, si no deseas realizar ninguna de estas acciones en ese momento, dejar habilitada la opción para editar el pago posteriormente y elegir una de las dos opciones anteriores.
• Mantener la trazabilidad contable, conservando los recibos de caja, pagos y demás documentos asociados a la venta original.

Este proceso facilita la gestión de devoluciones totales o parciales y permite mantener correctamente soportada la información contable y fiscal de las operaciones.

💰 ¿Qué puedes hacer si la factura tiene pagos asociados y cómo gestionarlos desde la nota de crédito?

Al emitir una nota crédito, puedes gestionar su valor según la situación con tu cliente:

• Devolver el dinero al cliente: registra la devolución cuando la factura tiene pagos aplicados, sin eliminar transacciones previas.

• Abonar el valor a otra factura: usa el monto de la nota crédito para compensar facturas pendientes del mismo cliente.

• Editar el pago de la nota de crédito: podrás gestionar el valor del pago posteriormente, ya sea aplicándolo como abono a otra factura o realizando la devolución del dinero al cliente, cuando lo necesites.

• Emitir la nota crédito sin gestionar el pago: registra la nota crédito y define posteriormente qué hacer con el valor.

🔍 ¿Cómo puedo consultar el estado de mis notas de crédito?

Puedes validar el estado de tus notas de crédito directamente desde el listado de Devoluciones en ventas o ingresando al detalle de cada nota.

 

📋¿Cómo consultar el estado desde el listado?

 

✍ ¿Cómo consultar el estado desde el detalle de la nota?

En esta sección encontrarás:

• Estado DIAN: te permite consultar el estado de emisión de la nota de crédito ante la DIAN, por ejemplo, Aprobada cuando el documento ya fue emitido y aprobado.
• Envío de documento al cliente: te permite validar si la nota de crédito ya fue enviada al correo electrónico del cliente.
• También podrás descargar el XML de la nota crédito, copiar el CUDE, y ver el comprobante en la DIAN.

📍 La línea de tiempo muestra de forma visual las etapas por las que pasa la nota crédito, permitiéndote identificar su estado y el proceso del documento ante la DIAN.

En este apartado podrás ver el número de tu nota crédito, su estado ante la DIAN, código CUDE y otros datos de interés. Además, en la parte superior encontrarás una opción para ver el comprobante directamente en la DIAN.

 

💱 ¿Cómo gestionar el saldo por aplicar de una nota de crédito?

Si, una vez realizada la nota de crédito, visualizas algún saldo en el campo “Por aplicar”, puedes gestionarlo editando el pago de la nota de crédito desde la parte superior derecha.

Al editar el pago, podrás:

• Aplicar el saldo como abono a otra factura del mismo cliente.
• Realizar la devolución del dinero al cliente.

De esta forma, una vez gestionado el saldo, el campo “Por aplicar” quedará en $0 para la nota de crédito.

 

📑 ¿Cómo corregir errores en los datos del cliente en una factura electrónica?

La corrección de datos del cliente no se realiza mediante notas crédito ni devoluciones.

La nota crédito se utiliza únicamente para anular una factura electrónica o ajustar valores monetarios asociados a esta.

🧾 ¿Qué dice la DIAN?

Según el Concepto DIAN No. 0126 de 2025, los errores en la información del adquirente (como NIT o razón social) no pueden corregirse mediante una nota crédito.
En esos casos, el procedimiento correcto es:

• Anular la factura errada con una nota crédito electrónica.

• Emitir una nueva factura con los datos correctos del cliente.

Esto garantiza la validez fiscal de ambos documentos y evita inconsistencias ante la DIAN.

 

🚨 ¿Qué régimen sancionatorio aplica si no corrijo los errores en mis facturas?

Si una empresa no corrige los errores en sus facturas electrónicas o no emite las notas crédito cuando corresponde, puede incurrir en sanciones previstas en el Artículo 651 del Estatuto Tributario.

⚖️ Posibles sanciones de la DIAN

💡 Importante: la DIAN puede bloquear temporalmente la habilitación de facturación electrónica si detecta errores recurrentes o no corregidos.

Por eso es recomendable revisar cada documento antes de su envío y aplicar la nota crédito o corrección correspondiente a tiempo.

 

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