¿Cómo crea notas crédito electrónicas?

Las notas crédito se usan para anular o corregir facturas de venta, aplicar descuentos o registrar devoluciones de productos.

Con el proceso de devoluciones, puedes emitir notas crédito incluso cuando la factura tiene pagos aplicados, retenciones o genera saldos a favor, sin necesidad de eliminar transacciones previas. Esto simplifica el flujo y mejora la trazabilidad contable.

👉 Índice

1. 📄 ¿Cuándo se deben expedir notas crédito?
2. 🏷️ ¿Qué tipos de nota crédito puedo emitir?
3. ⚙️ ¿Cómo configurar y emitir notas crédito electrónicas?
   

   1. ✳️ ¿Cómo configurar la numeración para notas crédito electrónicas?

   2. ✳️ ¿Cómo emitir notas de crédito para anular facturas electrónicas?
      

      1. ✅ ¿Cómo emitir las notas de crédito desde cero?

      2. ✅ ¿Cómo emitir notas de crédito desde la factura de venta?

4. 🔄 ¿Cómo aplicar notas crédito por devolución de productos o ajustes?
5. 💰 ¿Qué puedes hacer con el valor de una nota crédito?
6. 🔍 ¿Cómo puedo consultar el estado de mis notas de crédito?
7. 📑 ¿Cómo corregir errores en los datos del cliente en una factura electrónica?
8. 🚨 ¿Qué régimen sancionatorio aplica si no corrijo los errores en mis facturas?

1. 📄 ¿Cuándo se deben expedir notas crédito?

Las notas crédito pueden expedirse en los siguientes casos:

• Cuando el cliente hace la devolución de productos.

• Cuando es necesario anular la totalidad de la factura de venta.

• Cuándo se va a corregir un error en la factura de venta.

• Para otorgar un descuento que no se incluyó en la factura.

2. 🏷️ ¿Qué tipos de nota crédito puedo emitir?

Puedes seleccionar el concepto según la nota crédito que necesites, entre las opciones disponibles se encuentran:

• Devolución parcial de los bienes o no aceptación parcial del servicio.
• Anulación de factura electrónica.
• Rebaja o descuento parcial o total.
• Ajuste de precio.
• Descuento comercial por pronto pago.
• Descuento comercial por volumen de ventas.

3. ⚙️ ¿Cómo configurar y emitir notas crédito electrónicas?

a. ✳️ ¿Cómo configurar la numeración para notas crédito electrónicas?

El primer paso para crear notas de crédito es crear una numeración electrónica.

Sigue estos pasos:

🎥 Observa:

✍️ Formulario - Nueva numeración

Campo	Descripción breve
Tipo de documento	Elige Nota crédito.
Numeración automática	Genera el número consecutivo automáticamente.
Numeración electrónica	Actívala para emitir notas crédito electrónicas a la DIAN.
Nombre	Asigna un nombre identificador.
Número inicial	Define el número inicial de la serie.
Prefijo	Diferencia numeraciones por punto de venta.
Preferida	Se selecciona por defecto al crear nuevas notas crédito.

🔎 Conoce más acerca de cómo gestionar la numeración de tus comprobantes.

📢 Importante: verifica que la precisión decimal de tu nota crédito coincida con la de la factura, para evitar notificaciones de error. Para conocer la precisión decimal de tu cuenta, dirígete al menú de Configuración > Empresa del recuadro Empresa.

b. ✳️ ¿Cómo emitir notas de crédito para anular facturas electrónicas?

Puedes emitir notas crédito electrónicas para anular o generar devoluciones desde la factura de venta o desde el panel de devoluciones.

i. ✅ ¿Cómo emitir las notas de crédito desde cero?

Sigue estos pasos:

🎥 Observa: 

📢 Importante:

• En Monto, ingresa el valor total de la nota crédito.

• Cada nota crédito se asocia a una sola factura; si necesitas afectar dos facturas, debes emitir dos notas crédito.

• La factura puede tener pagos aplicados o retenciones y aun así aparece crédito a venta.

• Si la factura ya fue pagada total o parcialmente, el sistema te permitirá devolver el dinero, abonar a otra factura o dejar el saldo como crédito a favor, sin eliminar transacciones previas.

✍️ Formulario - Nueva devolución

Campo	Descripción
Tipo de documento	Selecciona Nota crédito. El ajuste POS aplica solo para devoluciones de documentos POS.
Numeración	Elige la numeración correspondiente.
Contacto	Cliente al que se dirige la nota crédito; debe coincidir con la factura original.
Razón	Motivo por el cual se emite la nota crédito.
Notas	Comentarios u observaciones adicionales.
Fecha	Fecha de emisión de la nota crédito.
Sucursal del cliente	Sucursal asociada al cliente para efectos contables y fiscales.
Más ajustes	Moneda, centro de costos, bodega, lista de precios.
Ítem	Productos o servicios devueltos o ajustados.
Devolución de pagos recibidos	Define qué hacer con el valor: abonar a otra factura o devolver el dinero al cliente.

ii. ✅ ¿Cómo emitir notas de crédito desde la factura de venta?

Sigue estos pasos:

🎥 Observa:

4. 🔄 ¿Cómo aplicar notas crédito por devolución de productos o ajustes?

Puedes aplicar notas crédito para realizar devoluciones o ajustes sobre facturas de venta electrónicas ya emitidas, de forma sencilla y sin necesidad de eliminar transacciones previas.

Desde la factura de venta, el sistema te permite:

• Seleccionar los ítems o montos específicos que deseas devolver o ajustar.

• Emitir la nota crédito aun cuando la factura tenga pagos aplicados o retenciones registradas.

• Gestionar saldos a favor del cliente, ya sea aplicándolos a otra factura o dejándolos disponibles como crédito para futuras ventas.

• Mantener la trazabilidad contable, conservando los recibos de caja, pagos y documentos asociados a la venta original.

Este proceso facilita la gestión de devoluciones totales o parciales y asegura que la información contable y fiscal quede correctamente soportada.

5. 💰 ¿Qué puedes hacer con el valor de una nota crédito?

Al emitir una nota crédito, puedes gestionar su valor según la situación con tu cliente:

• Devolver el dinero al cliente: registra la devolución cuando la factura tiene pagos aplicados, sin eliminar transacciones previas.

🎥 Observa:

• Abonar el valor a otra factura: usa el monto de la nota crédito para compensar facturas pendientes del mismo cliente.

🎥 Observa:

• Dejar el saldo como crédito a favor: conserva el valor como saldo disponible para aplicar en ventas futuras.

🎥 Observa:

• Emitir la nota crédito sin gestionar el pago: registra la nota crédito y define posteriormente qué hacer con el valor.

🎥 Observa:

6. 🔍 ¿Cómo puedo consultar el estado de mis notas de crédito?

Observa:

📌 Nota: la línea de tiempo muestra de forma visual las etapas por las que pasa la nota crédito, permitiéndote identificar su estado y el proceso del documento ante la DIAN.

En este apartado podrás ver el número de tu nota crédito, su estado ante la DIAN, código CUDE y otros datos de interés. Además, en la parte superior encontrarás una opción para ver el comprobante directamente en la DIAN.

7. 📑 ¿Cómo corregir errores en los datos del cliente en una factura electrónica?

La corrección de datos del cliente no se realiza mediante notas crédito ni devoluciones.

La nota crédito se utiliza únicamente para anular una factura electrónica o ajustar valores monetarios asociados a esta.

🧾 ¿Qué dice la DIAN?

Según el Concepto DIAN No. 0126 de 2025, los errores en la información del adquirente (como NIT o razón social) no pueden corregirse mediante una nota crédito.
En esos casos, el procedimiento correcto es:

1. Anular la factura errada con una nota crédito electrónica.

2. Emitir una nueva factura con los datos correctos del cliente.

Esto garantiza la validez fiscal de ambos documentos y evita inconsistencias ante la DIAN.

8. 🚨 ¿Qué régimen sancionatorio aplica si no corrijo los errores en mis facturas?

Si una empresa no corrige los errores en sus facturas electrónicas o no emite las notas crédito cuando corresponde, puede incurrir en sanciones previstas en el Artículo 651 del Estatuto Tributario.

⚖️ Posibles sanciones de la DIAN:

💡 Importante: la DIAN puede bloquear temporalmente la habilitación de facturación electrónica si detecta errores recurrentes o no corregidos.
Por eso es recomendable revisar cada documento antes de su envío y aplicar la nota crédito o corrección correspondiente a tiempo.

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