¿Cómo asignar la fecha contable correcta a tu Documento Soporte Electrónico?

Ahora en Alegra puedes registrar tu Documento Soporte Electrónico (DSE) en el período en que realmente ocurrió el gasto, aunque lo emitas y lo transmitas a la DIAN en un mes o año posterior. Así proteges tus deducciones y cierras tu contabilidad sin descuadres, con respaldo en el Concepto DIAN 008129 de 2026.

👉 Índice

1. 🆕 ¿Qué cambia y por qué?

2. 📅 ¿Cómo usar la nueva Fecha de registro contable?

3. 🧾 ¿En qué se diferencia de la Fecha de emisión?

4. 🔄 ¿Cómo funciona en documentos importados de la DIAN y en el conciliador fiscal?

5. 💡 Preguntas frecuentes.

🆕 ¿Qué cambia y por qué?

Hasta ahora, cuando emitías un DSE en Alegra, el gasto quedaba registrado en tu contabilidad con la misma fecha en que el documento se transmitía a la DIAN. Eso causaba un problema típico de cierre de año: si tu proveedor te prestó un servicio el 28 de diciembre pero recién emitiste el DSE el 10 de enero, ese gasto te quedaba en el período equivocado y perdías la deducción del año correcto.

A partir del 25 de mayo de 2026 esto se separa. El Concepto DIAN 008129 de 2026 reconoce que el gasto se puede causar en el año en que realmente ocurrió la operación, aunque el DSE se emita después. En Alegra ahora vas a ver dos fechas claras:

📢 Importante: La Fecha de registro contable se queda dentro de Alegra. No se envía a la DIAN ni aparece en lo que el proveedor o la autoridad ven cuando consultan el documento.

📅 ¿Cómo usar la nueva Fecha de registro contable?  

Observa:

💡 AlegraTip: La retención en la fuente asociada al DSE queda vinculada a la fecha de registro contable, no a la fecha de emisión. Eso significa que, si causas el gasto en diciembre, la retención también queda en diciembre y la declaras en el formulario de retención de ese mes.

📢 Importante: Si el período contable ya está cerrado en Alegra, esas fechas aparecerán deshabilitadas en el calendario con la leyenda "Período contable cerrado". Para evitar esto, asegúrate de no cerrar contablemente el período antes de causar todos los gastos del mes.

🧾 ¿En qué se diferencia de la Fecha de emisión?

La Fecha de emisión es la fecha que la DIAN ve cuando recibe tu documento. Funciona distinto según el tipo de operación:

En la representación gráfica del DSE, esta fecha aparece como Fecha de generación. La Fecha de registro contable solo se muestra en esa representación si es diferente a la fecha de generación; si coinciden, no aparece nada nuevo para evitar confusiones.

📝 Ejemplo práctico

Imagina este caso típico de cierre de año:

• Servicio: asesoría legal con Juan Pérez (proveedor persona natural, no obligado a facturar).
• Valor: $2.000.000 + Retención en la fuente 10% ($200.000) → Neto a pagar: $1.800.000.
• Fecha real del servicio: 28 de diciembre de 2025.
• Fecha en que emites el DSE en Alegra: 10 de enero de 2026.

Resultado:

• En tu Estado de Resultados de 2025 aparecen los $2.000.000 como gasto deducible, disminuyendo correctamente la utilidad de ese año.
• La retención de $200.000 queda en el período de diciembre 2025 y la declaras en el formulario de retención correspondiente.
• En la plataforma de la DIAN, el documento se ve emitido el 10 de enero de 2026, dentro de los plazos formales de transmisión.

🔄 ¿Cómo funciona en documentos importados de la DIAN y en el conciliador fiscal?

Cuando un DSE llega a tu cuenta a través de la sincronización con la DIAN, Alegra lo importa con la Fecha de registro contable igual a la Fecha de emisión. Si necesitas corregirla:

1. Entra a Gastos > Documento soporte y abre el documento.

2. Edita la Fecha de registro contable y, si aplica, también la cuenta contable o el ítem asociado al gasto.

3. Guarda los cambios.

💡 Preguntas frecuentes

• ¿Esta fecha de registro contable se envía a la DIAN? No. La DIAN solo recibe la Fecha de emisión y los datos formales del documento. La fecha de registro contable se queda dentro de tu contabilidad en Alegra.

• ¿Aplica para operaciones individuales y acumuladas? Sí, en ambos casos puedes asignar una fecha de registro contable diferente a la de emisión.

• ¿Hasta qué fecha hacia atrás puedo registrar un gasto? Hasta un año calendario hacia atrás. Si necesitas ir más lejos, primero tienes que reabrir el período contable correspondiente (siempre con el respaldo de tu contador).

• ¿Y si el período contable ya está cerrado? Las fechas dentro de un período cerrado se ven deshabilitadas en el calendario con la leyenda "Período contable cerrado". Para usarlas, primero hay que reabrir el período desde la configuración de Alegra.

• ¿La retención en la fuente queda en el período de la fecha de emisión o de la fecha contable? Queda en el período de la Fecha de registro contable. Eso te garantiza que se declara y se paga en el formulario de retención del mes correcto.

• ¿Y si la fecha contable y la fecha de emisión son iguales? No pasa nada distinto: el documento se registra y se transmite con la misma fecha, igual que antes. El cambio solo se nota cuando decides causar el gasto en un período anterior.

• ¿Esto tiene respaldo legal? Sí. Aplica según el Concepto DIAN 008129 (int. 935) del 26 de enero de 2026, que reconsidera el Concepto 935 de 2025 y reconoce que el parágrafo 2° del artículo 771-2 del Estatuto Tributario sí aplica al Documento Soporte Electrónico.

• ¿Necesitas ayuda? Si tienes dudas al usar la nueva fecha de registro contable, escríbenos desde el chat de soporte dentro de Alegra o consulta con tu contador antes de causar gastos de períodos anteriores.

⚠️ Aspectos legales: Esta funcionalidad responde al Concepto DIAN 008129 (int. 935) del 26 de enero de 2026, que aplica el parágrafo 2° del artículo 771-2 del Estatuto Tributario al Documento Soporte Electrónico. También se enmarca en el Decreto 1625 de 2016 (artículos 1.6.1.4.12 y 1.6.1.4.13) y en la Resolución DIAN 000167 de 2021, que regulan la generación y transmisión del DSE. Para casos complejos, consulta siempre con tu contador o asesor tributario.

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