¿Cómo habilitarte como adquiriente de facturas electrónicas y recibirlas en el buzón?

Mediante la  Resolución 000085 del 2022, la DIAN estableció que las facturas electrónicas pagadas a crédito solo podrán utilizarse como soporte para costos y deducciones si se confirma su recepción mediante mensajes electrónicos de aceptación.

Para poder registrar estos eventos, debes habilitarte como adquiriente electrónico y recibir las facturas en el buzón de comprobantes electrónicos de Alegra.

✅ ¿Qué necesito antes de habilitarme?

Antes de iniciar el proceso de habilitación como adquiriente, verifica estos puntos:

#	Requisito	Por qué importa
1️⃣	Empresa con RUT vigente + responsabilidades tributarias actualizadas en el RUT	La DIAN valida que tu empresa esté registrada y al día para habilitarte.
2️⃣	Cuenta de Alegra Contabilidad activa y al día con el plan	El buzón Alegra solo se activa en cuentas con plan vigente.
3️⃣	Correo electrónico empresarial verificado en Alegra (donde llegarán las facturas)	Sin correo verificado el buzón no recibe documentos.
4️⃣	Acceso al portal MUISCA de la DIAN (representante legal o contador autorizado)	La habilitación se cierra desde el portal de la DIAN — necesitas el usuario y firma electrónica del responsable.

📢 Importante: El proceso de habilitación se hace una sola vez y queda registrado ante la DIAN. Después, todos los proveedores que te emitan factura electrónica pueden enviarla automáticamente a tu buzón Alegra.

👉 Índice

1. 📩 ¿Cuáles son los eventos asociados a las facturas recibidas en tu buzón electrónico?

2. ⚙️ ¿Cómo activarte como adquiriente electrónico en Alegra?

   1. ¿Cómo completar los datos de la empresa?

   2. ¿Cómo habilitarte en la DIAN como facturador electrónico?

   3. ¿Cómo realizar el set de pruebas?

   4. ¿Cómo firmar el contrato de mandato? 

3. 📥 ¿Qué pasa después de habilitarme como adquiriente?

📩 ¿Cuáles son los eventos asociados a las facturas recibidas en tu buzón electrónico?

Los eventos pueden ser registrados a través del proveedor tecnológico y dependen del rol del usuario.

▶️ Responsable del envío: Cliente (Adquiriente)

• Acuse de recibo: Es el documento mediante el cual el cliente confirma que recibió la factura electrónica, de acuerdo con el Art. 774 del Código de Comercio de Colombia.

• Recibo del bien o servicio: Documento mediante el cual el cliente confirma que recibió los bienes o servicios adquiridos.

• Aceptación expresa de la factura: Es el evento en el que el cliente acepta formalmente la factura electrónica. Debe registrarse dentro de los 3 días hábiles posteriores al recibo del bien o servicio.

  📍Nota: Una vez registrada la aceptación expresa, no se podrá rechazar la factura ni emitir notas crédito o débito asociadas.

• Reclamo de la factura electrónica: El cliente manifiesta que no está de acuerdo con la operación registrada en la factura. Este evento impide la aceptación expresa o tácita.

  Debe notificarse dentro de los 3 días hábiles posteriores al recibo del bien o servicio. En este caso, el proveedor deberá emitir una nota crédito o débito.

▶️ Responsable del envío: Emisor (Proveedor)

• Aceptación tácita: Es el evento mediante el cual el proveedor considera que la factura fue aceptada por el cliente cuando pasan 3 días hábiles sin que este registre aceptación expresa ni reclamo.

✏️ ¿Cuándo debes empezar a confirmar facturas?

Según el Comunicado de prensa 061 de 2022 de la DIAN, el proceso de confirmación de facturas es obligatorio desde el 13 de julio de 2022.

⚙️ ¿Cómo activarte como adquiriente electrónico en Alegra?

Realiza este proceso solo si no estás obligado a facturar electrónicamente. Si ya estás habilitado como facturador electrónico, no necesitas repetir este procedimiento para recibir facturas en el buzón electrónico.

A. ¿Cómo completar los datos de la empresa?

Completa el formulario con la información de tu empresa, luego, haz clic en Siguiente. 

B. ¿Cómo habilitarte en la DIAN como facturador electrónico?

• Buzón de correo para comprobantes electrónicos: Debes crear un correo para recibir, aceptar o rechazar facturas electrónicas de tus proveedores. Este correo se crea con el dominio @recepción. alegra.com.

Por ejemplo: empresa.ejemplar@recepción. alegra.com.

• Registro en la DIAN

• Configurar el modo de operación

D. ¿Cómo firmar el contrato de mandato?

Para finalizar, debes firmar el contrato de mandato, mediante el cual autorizas a Alegra como tu proveedor tecnológico de facturación electrónica ante la DIAN.

✏️ Configura tu buzón de comprobantes electrónicos