La Nómina Electrónica mejora el control de información laboral y facilita el cumplimiento con la DIAN. Si no estás obligado a facturar electrónicamente, sigue estos pasos para habilitar nómina electrónica con Alegra.
📢 Importante: en este artículo aprenderás a habilitar tu cuenta de Alegra para emitir la nómina electrónica si no tienes la obligación de facturar electrónicamente. Si estás obligado a facturar electrónicamente y deseas habilitar la nómina electrónica, visita el artículo 🔎 Habilítate en la DIAN como emisor de Nómina Electrónica.
👉 Índice
1. 📋 ¿Cuáles son los requisitos previos?
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No estar obligado a facturar electrónicamente (u obtener habilitación separada)
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Acceso a la plataforma de la DIAN como usuario registrado
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Datos de empresa actualizados en Alegra
📌 Nota: si estás obligado a facturar electrónicamente, consulta el artículo específico para ese caso.
2. 🏢 Paso 1 - ¿Cómo registrar los datos de tu empresa?
Sigue estos pasos:
1. Ingresa al Asistente de habilitación en tu cuenta de Alegra Nómina.
2. Elige la opción Habilitación de nómina electrónica para no facturadores electrónicos.
3. Completa la información solicitada (NIT, Tipo de persona, Razón social, Correo electrónico, Dirección y Departamento).
4. Finalmente, haz clic en Siguiente.
🎥 Observa:
3. 🏛️ Paso 2 - ¿Cómo realizar la habilitación en la DIAN?
Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación, que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.
a. ✏️ Registro
Sigue estos pasos:
1. Dirígete a la página de la DIAN > Temas de interés > Habilitación.
2. Selecciona la opción No facturador e ingresa tus datos de inicio de sesión según tu tipo de usuario:
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Empresa: para personas jurídicas, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
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Persona: para personas naturales, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico registrado en el RUT el token de acceso a la plataforma. Haz clic en Acceder.
4. Dirígete a Registro y habilitación > Documentos electrónicos.
5. Ingresa un correo electrónico. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.
6. Finalmente, haz clic en Registrar > Aceptar.
🎥 Observa:
b. 📩 Modos de operación
En este paso deberás configurar el modo de operación seleccionando a Soluciones Alegra SAS como tu proveedor tecnológico.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete a la página de la DIAN > Temas de interés > Habilitación y selecciona No facturador. Ingresa tus datos de inicio de sesión según tu tipo de usuario:
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Empresa: cédula del representante legal y NIT de la compañía.
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Persona: tipo de documento y número de identificación.
2. Recibirás el token de acceso en el correo registrado en el RUT. Haz clic en Acceder.
3. Dirígete a Registro y habilitación > Documentos electrónicos, selecciona Nómina Electrónica > Nómina electrónica y Nómina de ajuste y haz clic en Aceptar.
4. En la ventana Participantes, haz clic en Emisor y en Seleccione el modo de operación elige Software de un proveedor tecnológico.
5. Completa los datos solicitados:
❇️ Nombre de empresa proveedora: Soluciones Alegra SAS.
❇️ Nombre de Software: Nómina Electrónica.
Luego haz clic en Asociar.
6. Ingresa en Set de pruebas para extraer el TestSetID y copia el código alfanumérico.
🎥 Observa:
4. 🧪 Paso 3 - ¿Cómo enviar el set de pruebas?
Realiza pruebas antes de producción:
1. En la DIAN, accede a Detalles del set de pruebas.
2. Sigue los pasos para crear nóminas de prueba.
3. Valida al menos dos nóminas de prueba.
📌 Nota: el set de pruebas es obligatorio.
🎥 Observa:
5. 🚀 Paso 4 - ¿Cómo sincronizar a producción?
Por último, firma el contrato de mandato, el cual autoriza a Alegra a actuar como firmante de los documentos relacionados con el sistema de nómina electrónica ante la DIAN.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa la información solicitada en el formulario del representante legal Nombre, Cédula de ciudadanía y Correo electrónico.
2. Haz clic en Continuar y acepta los términos y condiciones del contrato para el uso del certificado digital.
3. Finalmente, haz clic en Aceptar.
🎥 Observa:
¡Lo lograste! 🙌 🎉 Ya puedes crear tu primera nómina electrónica.
