Si tu empresa necesita respaldar compras a proveedores que no emiten factura electrónica, con Alegra puedes generar el Documento Soporte Electrónico de forma rápida, segura y cumpliendo con la DIAN. En este artículo te mostramos cómo la empresa XYZ pasó de habilitarse en la DIAN a emitir su primer documento soporte directamente desde Alegra. 🚀
👉 Índice
- 📝 ¿Qué hizo la empresa XYZ para habilitarse como emisora de Documento Soporte Electrónico?
- ⚙️ ¿Cómo configuró la numeración del Documento Soporte en Alegra?
- 🧾 ¿Cómo creó y envió su primer Documento Soporte desde Alegra?
- 📊 ¿Qué beneficios obtuvo con Alegra y la DIAN?
📝 ¿Qué hizo la empresa XYZ para habilitarse como emisora de Documento Soporte Electrónico?
La empresa XYZ inició el proceso con la DIAN:
1. Registró su habilitación para emitir Documento Soporte Electrónico.
- Seleccionó un software de un proveedor tecnológico y eligió Alegra como plataforma autorizada.
- Verificó que su RUT estuviera actualizado con la responsabilidad fiscal correcta para autorretención de IVA si aplicaba.
- Condición fundamental: el proveedor de la compra no debe estar obligado a facturar electrónicamente.
2. Obtuvo su resolución de numeración para DSE.
- Definió rango y prefijo para diferenciar los documentos soporté de otras numeraciones.
- Firmó la solicitud con su firma digital activa y recibió la resolución autorizada por la DIAN.
3. Asoció los prefijos con Alegra.
- Una vez autorizado por DIAN, la resolución de numeración se sincroniza automáticamente con Alegra (puede tomar 24-48 horas).
- Puedes validar que se completó entrando a Configuración > Facturación > Numeraciones y verificando que el prefijo aparezca con estado Activo.
Con estos pasos listos, XYZ estaba preparada para emitir documentos soporté en Alegra.
🔎 Habilitación Documento Soporte Electrónico.
⚙️ ¿Cómo configuró la numeración del Documento Soporte en Alegra?
Después de habilitarse en la DIAN, la empresa XYZ ingresó a Alegra y configuró su numeración en pocos minutos:
1. Entró al menú Configuración > Facturación > Numeraciones > Nueva numeración.
2. Seleccionó Documento Soporte como tipo de documento.
3. Registró los datos de la resolución de la DIAN: número de resolución, prefijo (si aplicaba), rango y vigencia.
4. Definió el próximo número de documento soporte que se emitiría.
🎥 Observa:
💡 AlegraTip: Alegra te guía paso a paso con asistentes automáticos para que la configuración sea simple y segura. 🔎 Configurar la numeración en Alegra.
🧾 ¿Cómo creó y envió su primer Documento Soporte desde Alegra?
Con todo listo, la empresa XYZ emitió su primer Documento Soporte en Alegra:
1. Ingresó al menú Gastos > Documento Soporte > Nuevo documento soporte.
2. Seleccionó el proveedor y completó los datos de la operación: descripción del bien o servicio, valor total, impuestos y retenciones si aplicaban.
3. Validó que los datos fueran correctos y dio clic en Emitir.
4. Alegra generó automáticamente el Documento Soporte Electrónico con la numeración autorizada por la DIAN listo para enviar o conservar.
🎥 Observa:
✍️ Campos principales al crear el Documento Soporte en Alegra
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número de documento soporté | Secuencia asignada con la resolución de la DIAN |
| Fecha de emisión | Fecha en que se genera el documento |
| Identificación del adquirente (NIT/ID del comprador) | Identificación tributaria de la empresa o persona que adquiere el bien o servicio |
| NIT del proveedor | Identificación tributaria del proveedor (no obligado a facturar electrónicamente) |
| Valor total | Total de la operación, incluyendo impuestos |
| IVA | Impuesto al valor agregado aplicado sí corresponde |
| Retención en la fuente | Retenciones aplicables según la operación |
💡 AlegraTips
- Configura alertas en Alegra para controlar el vencimiento de tu resolución.
- Conserva los documentos generados en formato PDF o XML según exigencia de la DIAN.
- Para compras frecuentes a un mismo proveedor, usa plantillas para no repetir información.
📍 Nota: si cometes un error, puedes hacer una anulación o nota crédito, ya que no se pueden modificar documentos soporte ya emitidos.
📊 ¿Qué beneficios obtuvo XYZ al usar Alegra y la DIAN?
- ⏱️ Emiten documentos soporté en menos de 1 minuto.
- ✅ Cumplen con todos los requisitos legales de la DIAN.
- 📊 Tienen reportes de gastos y retenciones al día.
- 📩 Pueden enviar los documentos directamente por correo o conservarlos en Alegra.
- ⚠️ Reducen riesgos de sanciones gracias a la validación automática y uso de numeración autorizada.
⚠️ Puntos clave a tener en cuenta
- No puedes modificar un Documento Soporte ya emitido; emite anulación o nota crédito si hay errores.
- Mantén tu firma digital vigente para evitar rechazos de la DIAN.
- Todos los documentos deben conservarse al menos 5 años según la normativa.
- Cumple con los plazos de emisión: individual al momento de la compra o acumulado antes del último día hábil de la semana.
👉 Con Alegra, la empresa XYZ pasó de procesos manuales y dispersos a un sistema automático, rápido y seguro, cumpliendo con la DIAN y mejorando la gestión contable y fiscal de su negocio.
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