¿Cómo ingresar los saldos iniciales de tus cuentas contables en Alegra?

Establecer correctamente los saldos iniciales es el primer paso para tener tu contabilidad al día en Alegra. Estos saldos representan la situación financiera de tu empresa al inicio de un período contable, y son fundamentales para llevar un registro preciso y generar reportes útiles desde el comienzo.

En Alegra puedes ingresar tus saldos iniciales de dos maneras:

Manual, desde la plataforma, ideal si tienes pocos registros o deseas un control detallado.
Importando desde Excel, útil si ya tienes la información consolidada y deseas ahorrar tiempo.

👉 Si prefieres hacer la importación masiva, consulta esta guía: Importa los saldos iniciales de tus cuentas contables.

En este artículo te mostraremos cómo ingresar los saldos manualmente.

👉 Índice

📌 ¿Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas?
1.1. 💳 ¿Cómo ingresar los saldos iniciales de tus cuentas por cobrar y por pagar?
⚠️ ¿Qué consideración debes tener en cuenta?
📊 ¿Cómo gestionar y actualizar los saldos iniciales?

📌 Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de Contabilidad. Selecciona Catálogo de cuentas y haz clic en Saldos iniciales.

2. Elige la fecha y numeración para el registro.

3. Ingresa los saldos de tus cuentas contables de balance y de resultado y, cuando sea necesario, asigna el respectivo contacto.

4. Cuando se cumpla la ecuación patrimonial, es decir, que la suma de los activos sea igual a la suma de los pasivos más el patrimonio, haz clic en Guardar.

📍 Nota: puedes hacer clic en Posponer para guardar los cambios y completar el proceso en otro momento.

Observa:

📌 Nota: al posponer la creación de tus saldos iniciales, podrás retomar el proceso desde la sección del Catálogo de cuentas.

Observa:

1.1. 💳 ¿Cómo ingresar los saldos iniciales de tus cuentas por cobrar y por pagar?

Puedes registrar nuevos documentos para las cuentas por cobrar y por pagar a las que hayas asignado usos o comportamientos automáticos. En la línea de registro, se expandirá una subsección denominada Referencia, en donde podrás ingresar el número de documento, así como las fechas de creación y de vencimiento.

Los documentos que registres harán parte de los reportes de cuentas por cobrar y por pagar, brindándote además, la facilidad de asociarles pagos a futuro.

Agrega tantos registros como sean necesarios haciendo clic en Duplicar la fila.

Observa:

🔍 Crea nuevos documentos desde tus comprobantes contables en Alegra.

⚠️ ¿Qué consideración debes tener en cuenta?

Ten en cuenta lo siguiente:

Es recomendable que personalices tu catálogo de cuentas antes de crear los saldos iniciales.
La fecha con la que registres los saldos debe pertenecer a un período contable abierto.
Las cuentas de tipo mayor están diseñadas para acumular saldos de sus subcuentas. Si necesitas ingresar valores directamente en una cuenta mayor, puedes ajustar su tipo desde el catálogo de cuentas.

Observa:

🔎 Conoce cómo personalizar tu catálogo de cuentas.
Los saldos iniciales registran los saldos de tus cuentas de manera global, sin embargo, también puedes agregar los saldos por tercero. Esto es útil, por ejemplo, para el saldo de las cuentas por cobrar o por pagar de tus clientes y proveedores.
El sistema organiza los saldos de forma jerárquica, es decir, los saldos de las cuentas auxiliares y subcuentas se acumulan progresivamente hasta alcanzar el total de la cuenta principal o mayor.
Para evitar descuadres en los saldos, presta especial atención a la naturaleza contable de las cuentas y a la forma en la que estas suman o restan en el estado de resultados y de balance.

📊 ¿Cómo gestionar y actualizar los saldos iniciales?

Una vez que hayas guardado los saldos iniciales, encontrarás diferentes opciones para gestionarlos y ajustarlos.

Observa:

✏️ Acciones

Editar: realiza modificaciones a tus saldos iniciales.
Eliminar: considera que esta acción es irreversible.
Ver asiento contable: podrás ver el registro generado al momento de crear tus saldos iniciales.
Ver Balance de comprobación: comprueba la información ingresada en tu reporte.

📌 Nota: si requieres ajustar tus saldos iniciales sin modificar el registro descrito en este artículo, podrás hacerlo mediante un nuevo Comprobante contable, que permite mover saldos entre cuentas o realizar ajustes manuales, siendo útil para corregir errores o reclasificaciones, además, permite asociar cada cuenta contable a un contacto diferente.

🔎 Observación: inventarios y Bancos

Si ya creaste saldos iniciales de Inventarios o Bancos desde sus módulos específicos, ten en cuenta lo siguiente:

Alegra hace el registro contable automático en las cuentas correspondientes:
- Inventarios → cantidad por costo unitario.
- Bancos → saldo inicial declarado en la creación/edición del banco.
La contrapartida de esos registros se refleja en las cuentas:
- Ajustes iniciales en Inventario.
- Ajustes iniciales en Bancos.
Si registras nuevamente esos saldos desde las cuentas contables en el flujo de Saldos iniciales, se generará duplicidad.
Para corregirlo, puedes usar los campos de Ajustes iniciales en Inventario o Ajustes iniciales en Bancos dentro de Patrimonio, e ingresar allí el valor en negativo, logrando balancear la ecuación patrimonial.

Observa:

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