Si vendes en línea a través de Shopify, con Alegra puedes automatizar todo el registro contable y la emisión de facturas de tus ventas. En este artículo te mostramos cómo la Empresa ABC conectó su tienda en Shopify con Alegra y empezó a llevar su contabilidad al día sin esfuerzo. 🚀
✅ Antes de conectar Shopify con Alegra
Revisa estos 4 puntos antes de empezar. Te ahorrarás la mayoría de los errores de configuración:
# Requisito Por qué importa 1️⃣ Ser administrador de tu tienda Shopify La conexión OAuth pide permisos que solo el owner puede aprobar 2️⃣ Tener catálogo de productos creado en Alegra con impuestos ya configurados Al sincronizar productos de Shopify, Alegra los mapea contra tu catálogo por SKU o nombre 3️⃣ Tener claro qué documento vas a emitir por cada venta Shopify (Factura electrónica, DSE, POS) Define el mapeo desde el asistente 4️⃣ Resolución de facturación DIAN vigente con rango disponible Cada venta Shopify consume un consecutivo
👉 Índice
🛒 ¿Qué debes hacer antes de integrar Shopify con Alegra?
Antes de conectar las plataformas, realiza algunos pasos previos para garantizar una integración exitosa:
- Verifica tu cuenta activa de Alegra y confirma que tu plan incluye integraciones.
- Confirma que tu tienda de Shopify esté correctamente configurada y con dominio activo.
- Revisa tus productos y clientes, asegurándote de que los nombres y códigos coincidan para evitar duplicados.
📍Nota: mantener los datos organizados antes de integrar evita errores y registros duplicados en la contabilidad.
📢 Importante: si tu empresa emite facturación electrónica, verifica que esté habilitada ante la autoridad fiscal correspondiente (SAT) antes de sincronizar Shopify con Alegra. Esto garantiza que las facturas generadas desde las ventas en línea cumplan con los requisitos legales.
⚡Con esos requisitos listos, la Empresa ABC ya estaba preparada para realizar la conexión. 🔗 Conecta tu tienda virtual de Shopify con Alegra y agiliza tus ventas online.
🔗 ¿Cómo conectar tu tienda Shopify con Alegra?
Una vez lista la preparación, La Empresa ABC siguió estos pasos para realizar la integración:
1. Ingresó a su cuenta de Alegra y fue al menú: Configuración > Integraciones > Shopify > Conectar tienda.
2. Alegra redirigió automáticamente a Shopify, donde autorizó la conexión segura.
3. La sincronización se completó y Alegra confirmó la conexión exitosa con un mensaje en pantalla.
Observa:
📍Nota: si tienes varias tiendas, puedes vincular cada una con un centro de costos distinto para separar los ingresos por canal.
🔄 ¿Qué se sincroniza automáticamente y qué no?
| Elemento | Se sincroniza | Notas |
|---|---|---|
| 🛒 Órdenes pagadas | ✅ Sí | Se convierten en factura electrónica automáticamente |
| 📦 Productos | ✅ Sí (según config) | Se mapean por SKU. Si no existen en Alegra, se crean nuevos |
| 👤 Clientes | ✅ Sí | Se crean nuevos si no existen. Se identifican por correo |
| 💰 Inventario | ⚙️ Opcional | Solo si activas la sincronización bidireccional en el asistente |
| 📉 Devoluciones | ⚠️ Manual | Debes crear la nota crédito en Alegra manualmente |
| 🚚 Envíos | ❌ No | Se registran como concepto adicional en la factura |
| 🎁 Cupones y descuentos | ✅ Sí | Se aplican como descuento en el detalle |
⚙️ ¿Cómo configuró la sincronización automática de productos y clientes?
Después de conectar ambas cuentas, la Empresa ABC configuró las reglas de sincronización para que Alegra actualice automáticamente su inventario y sus contactos. Tú puedes hacer lo mismo desde tu cuenta:
| Elemento | Descripción | Configuración recomendada |
|---|---|---|
| Productos | Alegra descarga y sincroniza productos de Shopify. | Mantener activo el campo Sincronizar inventario automáticamente. |
| Clientes | Se crean o actualizan los clientes según los pedidos recibidos. | Activar Crear cliente nuevo si no existe. |
| Impuestos | Alegra réplica las tasas aplicadas en Shopify. | Verificar que las tasas coincidan con las de tu país. |
📢 Importante: puedes decidir si los precios incluyen impuestos o si se calcularán al emitir la factura en Alegra.
💵 ¿Cómo registras tus ventas y facturas desde Shopify?
Una vez sincronizada, la Empresa ABC comenzó a automatizar su facturación directamente desde las órdenes de su tienda en línea:
- Cada vez que se confirmaba un pedido en Shopify, Alegra lo registraba como Factura de venta.
- Alegra asociaba el cliente, los productos vendidos y los impuestos aplicables.
- El comprobante quedaba disponible en el historial de ventas de Alegra y se enviaba automáticamente al correo del cliente.
✍️ Campos principales en la factura generada:
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Número de factura | Se genera automáticamente según la resolución o secuencia activa. |
| Cliente | Nombre e información del comprador de Shopify. |
| Productos | Ítems incluidos en el pedido. |
| Total | Valor total de la venta incluyendo impuestos y descuentos. |
| Estado | Emitida, enviada o contabilizada. |
📍 Puedes revisar los documentos creados desde Ingresos > Facturas de venta y filtrar por Origen Shopify.
🚨 Troubleshooting — errores comunes
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❌ Las órdenes de Shopify no se convierten en facturas
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Causas típicas:
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- La orden no está pagada (Alegra solo sincroniza órdenes en estado Paid).
- Falta el RUT del cliente en la orden y tu resolución DIAN requiere identificación.
- Producto sin impuesto asignado en Alegra (Shopify manda el ítem pero Alegra no sabe qué IVA aplicar).
Solución: Ve a Integraciones → Shopify → Registro de errores y revisa el motivo específico de cada orden fallida.
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❌ Productos duplicados en Alegra
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Pasa cuando el mismo producto tiene SKU distinto en Shopify y Alegra. Consolida el SKU (ambos igual) o elimina el duplicado en Alegra.
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❌ El impuesto en Alegra no coincide con el de Shopify
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Shopify manda el impuesto como porcentaje calculado. Si tu producto en Alegra tiene IVA 19% configurado, ambos deben calcular lo mismo. Verifica que el precio en Shopify incluya o no IVA según cómo lo tienes en Alegra.
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📊 ¿Qué beneficios obtendrás al integrar Shopify con Alegra?
✨ La Empresa ABC pasó de registrar sus ventas manualmente a tener un flujo contable automatizado.
Beneficios principales
- ⏱️ Ahorra tiempo: la facturación se genera automáticamente al recibir pedidos.
- 📈 Mejora el control contable: todas las ventas quedan registradas en tiempo real.
- 💰 Sin errores: evita duplicados y diferencias entre ventas e inventario.
- 🔄 Sincronización automática: mantiene productos y clientes actualizados en ambas plataformas.
- 📩 Los clientes reciben sus facturas electrónicas de forma inmediata.
⚠️ Puntos clave a tener en cuenta
- Verifica la numeración activa antes de emitir facturas.
- Si modificas productos en Shopify, sincroniza nuevamente para reflejar los cambios.
- Mantén activa tu firma digital si facturas electrónicamente.
👉 Con Alegra, la Empresa ABC logró una integración completa entre su tienda Shopify y su contabilidad, optimizando procesos, reduciendo errores y mejorando la experiencia de compra de sus clientes. 🚀
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