Con Alegra puedes facturar y contabilizar las operaciones realizadas en contratos de mandato o cualquier operación de ingresos para terceros. Los ingresos se contabilizan como pasivos cuando corresponda, facilitando el cumplimiento de tus obligaciones contables y fiscales.
👉 Índice
- 📄 ¿Qué es un contrato de mandato y qué son los ingresos recibidos para terceros?
- ⚙️ ¿Cómo configurar tu cuenta para recibir ingresos para terceros?
- 🏷️ ¿Cómo configurar la cuenta de ingresos por terceros en tus ítems de venta?
- 🧾 ¿Cómo crear facturas de venta bajo la modalidad de ingresos para terceros?
- 📝 ¿Qué debes saber sobre las notas crédito y débito?
- 🖨️ ¿Cómo mostrar los datos del mandante en la impresión y PDF?
1. 📄 ¿Qué es un contrato de mandato y qué son los ingresos recibidos para terceros?
Contrato de mandato: es un acuerdo en el que una persona (el mandante) le encarga a otra (el mandatario) gestionar uno o más negocios en su nombre. El mandatario actúa siguiendo las instrucciones del mandante y puede recibir una compensación por su trabajo.
Ingresos recibidos para terceros: son pagos que una empresa recibe de sus clientes, pero que no son para ella misma, sino para otras empresas o proveedores. La empresa actúa como intermediaria y estos ingresos se registran en cuentas de pasivos hasta que se pagan a los terceros correspondientes.
Algunos ejemplos de empresas que manejan ingresos para terceros son: agencias de viajes y turismo, plataformas de comercio electrónico, inmobiliarias, consultoras, empresas de eventos y conciertos, agencias de publicidad y marketing y agencias de empleo.
📢 Importante:
- Tu cuenta debe tener habilitada la facturación electrónica para facturar ingresos para terceros.
- Esta funcionalidad se encuentra disponible en los planes Pro, Plus y Enterprise.
2. ⚙️ ¿Cómo configurar tu cuenta para recibir ingresos para terceros?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Configuración > Empresa > Empresa.
2. Ubica la Configuración de facturas electrónicas y activa la opción Mandato / Ingresos para terceros.
3. Confirma que deseas activar esta funcionalidad y selecciona la cuenta del pasivo en la que se registrarán tus ingresos para terceros.
4. Haz clic en Guardar cambios.
🎥 Observa:
🔎 Configura la información de tu negocio en tu cuenta.
📌 Nota: también tienes la opción de crear una nueva cuenta contable directamente desde esta configuración.
3. 🏷️ ¿Cómo configurar la cuenta de ingresos por terceros en tus ítems de venta?
La cuenta que selecciones se asignará automáticamente en el registro contable cada vez que factures bajo la modalidad de ingresos para terceros.
1. Dirígete al menú de Inventario > Ítems de venta.
2. Haz clic en Nuevo ítem de venta o edita un ítem existente.
3. Selecciona la Cuenta para ingresos por terceros en la sección de Configuración contable > Guardar.
🎥 Observa:
📌 Nota: solo podrás seleccionar la cuenta contable de ingresos para terceros en ítems no inventariables y servicios. Los ítems inventariables no cuentan con esta propiedad.
4. 🧾 ¿Cómo crear facturas de venta bajo la modalidad de ingresos para terceros?
Las facturas de mandato corresponden a la factura de venta tipo 11 según la DIAN.
1. Dirígete al menú de Ingresos > Facturas de venta > Nueva factura y en el campo Tipo de operación, selecciona Ingresos para tercero.
2. Completa los datos de la factura > Al seleccionar los ítems de venta, indica si el valor pertenece a un mandante o es un ingreso propio. Podrás agregar un mandante diferente en cada línea o dejarlo vacío si corresponde a un ingreso propio.
3. Haz clic en Emitir para confirmar y enviar la factura electrónica a la DIAN.
💡 AlegraTip: después de emitir las facturas, Alegra registrará automáticamente el movimiento en tu contabilidad. Los ingresos para terceros se registrarán como pasivos, reflejando la obligación de transferir estos ingresos al tercero correspondiente.
🔎 Emite facturas electrónicas en Alegra.
5. 📝 ¿Qué debes saber sobre las notas crédito y débito?
El procedimiento para emitir notas crédito y débito es el mismo que en las facturas de venta estándar.
- Crea notas crédito electrónicas en Alegra.
- Emite notas débito a facturas de venta electrónicas en Alegra.
📢 Importante:
- No podrás aplicar notas crédito o débito de mandato a facturas que no hayan sido creadas bajo la modalidad de ingresos para terceros.
- En las notas crédito no podrás agregar mandantes diferentes a los ya incluidos en la factura de venta.
- En las notas débito sí tienes la posibilidad de agregar mandantes diferentes a los ya incluidos en la factura.
Si desactivas los Ingresos para terceros en la configuración de empresa, no será posible crear nuevas facturas, notas de crédito o débito bajo esta modalidad hasta que vuelvas a activar la propiedad.
6. 🖨️ ¿Cómo mostrar los datos del mandante en la impresión y PDF?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Configuración > Plantillas de impresión > Plantillas.
2. Haz clic en el ícono de Factura y activa la casilla Ingresos para terceros > Guardar.
🎥 Observa:
📍 Nota: si desactivas la casilla Ingresos para terceros en la configuración de plantillas, los documentos creados desde ese momento se verán sin mandantes. Sin embargo, los documentos creados previamente con la casilla activa conservarán la vista de los mandantes.
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