Los anticipos de clientes son los pagos que recibes antes de entregar un producto o prestar un servicio. Funcionan como garantía de que la operación se va a realizar y te permiten contar con el dinero por adelantado.
En Alegra puedes registrar esos anticipos recibidos y después aplicarlos en la factura de venta del cliente, así tu cartera y tus cuentas quedan siempre cuadradas.
📍 El anticipo se registra como un pasivo en la cuenta Avances y anticipos recibidos de clientes, no como un ingreso: se convierte en venta cuando entregas el producto o prestas el servicio y lo aplicas en la factura.
👉 Índice
💳 ¿Cómo registrar el anticipo de un cliente?
El anticipo se registra como un pago recibido en la cuenta del pasivo. Sigue estos pasos:
1. Ve a Menú > Ingresos > Pagos recibidos > + Nuevo ingreso.
2. Completa la información general del recibo: numeración, fecha, contacto, cuenta bancaria, método de pago y moneda.
3. En la columna Otros ingresos, selecciona la cuenta contable Avances y anticipos recibidos de clientes.
4. Ingresa el valor recibido y haz clic en Guardar.
📍 La fecha del anticipo debe ser anterior a la fecha de la factura de venta en la que lo vas a aplicar.
✍️ ¿Qué campos encuentras al registrar el anticipo?
✨ Estos son los campos del formulario Nuevo ingreso y qué debes tener en cuenta en cada uno:
| Campo | Qué debes tener en cuenta |
|---|---|
|
Numeración |
Serie y número del recibo de caja con el que quedará identificado el anticipo. |
|
Fecha |
Día en que recibiste el dinero. Debe ser anterior a la factura de venta donde lo aplicarás. |
|
Contacto |
Cliente del que recibes el anticipo; es el mismo que debe figurar en la factura. |
|
Cuenta bancaria |
Cuenta en la que entra el dinero, para que puedas conciliarla después. |
|
Método de pago |
Cómo te pagó el cliente: efectivo, consignación, transferencia, cheque o tarjeta. |
|
Centro de costo |
Opcional; solo si distribuyes ingresos y gastos por centro de costo. |
|
Moneda |
Debe coincidir con la moneda de la factura en la que vas a aplicar el anticipo. |
|
Notas del recibo |
Comentarios o información adicional del pago. |
🧾 ¿Cómo aplicar el anticipo en la factura de venta?
Cuando ya entregaste el producto o prestaste el servicio, aplica el anticipo en la factura correspondiente. La factura debe tener saldo por cobrar:
1. Ve a Ingresos > Facturas de venta y abre el detalle de la factura a la que le aplicarás el anticipo.
2. Haz clic en Más acciones y selecciona Aplicar anticipo.
3. Verás los anticipos asociados al cliente. Escribe el valor que deseas aplicar, parcial o total.
4. Haz clic en Aplicar anticipos. El pago aplicado queda visible en la sección de anticipos de la factura.
📍 Notas
-
La opción Aplicar anticipo solo se activa si el cliente tiene anticipos pendientes por aplicar y si coincide con el cliente y la moneda de la factura.
-
Al aplicar también puedes elegir el tipo de comprobante, la numeración contable y la fecha de aplicación.
✏️ ¿Cómo editar o eliminar un anticipo aplicado?
Si necesitas corregir el valor aplicado o deshacer la aplicación en una factura, sigue estos pasos:
1. Ve a Ingresos > Pagos recibidos y abre el anticipo (recibo de caja) que registraste.
2. En la sección de aplicación de anticipo, haz clic en Editar anticipos aplicados.
3. Según tu necesidad:
-
❇️ Ajusta el monto a aplicar y haz clic en Guardar.
-
❇️ Elimina la asociación y confirma la acción.
📍 Si eliminas la asociación, el anticipo deja de estar aplicado a esa factura y el recibo de caja se conserva en Pagos recibidos.
👤 ¿Cómo consultar los anticipos a favor de un cliente?
Para saber cuánto dinero tienes recibido de un cliente sin aplicar todavía, ve a Menú > Contactos, abre el detalle del cliente y consulta el saldo en anticipos registrados.
Allí ves también el saldo pendiente por cobrar de sus facturas, así puedes decidir en cuál aplicar el anticipo.
❓ Preguntas frecuentes
-
¿Por qué no aparece la opción «Aplicar anticipo» en mi factura? Porque la factura no tiene saldo por cobrar, porque el cliente no tiene anticipos pendientes por aplicar o porque la moneda del anticipo no coincide con la de la factura.
-
¿Puedo aplicar el anticipo por partes? Sí. En el paso donde escribes el valor puedes aplicar un monto parcial y dejar el resto del anticipo disponible para otra factura del mismo cliente.
-
¿Qué pasa si el anticipo quedó registrado en otro cliente o en otra moneda? La opción no se habilita. Corrige el contacto o la moneda del recibo en Pagos recibidos y vuelve a intentar la aplicación en la factura.
-
¿Puedo editar el anticipo después de aplicarlo? Sí. Desde el detalle del anticipo, en la sección de aplicación, usa Editar anticipos aplicados para cambiar el monto o eliminar la asociación.
-
¿El anticipo se ve como ingreso en mis reportes? Mientras no lo apliques, se muestra como un pasivo en la cuenta Avances y anticipos recibidos de clientes; el ingreso se reconoce cuando aplicas el anticipo en la factura de venta.
🔎 Contenido relacionado
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
