Este caso de uso muestra cómo una farmacia en Colombia puede usar Alegra desde la creación de la cuenta hasta la facturación electrónica, el control de inventario, la gestión de clientes y la revisión de resultados, cumpliendo con la DIAN.
👉 Índice
🏪 ¿Cuál es el contexto del negocio?
La empresa Farmacia SaludTotal es una farmacia ubicada en Bogotá. Comercializa medicamentos, productos de cuidado personal, suplementos y artículos de bienestar.
El crecimiento del negocio hizo necesario contar con un sistema que permitiera facturar electrónicamente, llevar control de inventarios por producto y gestionar clientes de forma ordenada.
🆕 ¿Qué hace la farmacia al crear su cuenta en Alegra?
El primer paso es crear la cuenta en Alegra. Durante el registro, la farmacia:
- Indica su actividad económica.
-
Registra el nombre del negocio, NIT y datos básicos.
💡 Alegra configura automáticamente el entorno conforme a la normativa colombiana.
⚙️ ¿Cómo configura la información fiscal y contable?
Después de crear la cuenta, la farmacia configura:
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Datos fiscales exigidos por la DIAN.
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Impuestos como IVA del 19 %, productos exentos o excluidos.
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Moneda y período contable.
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Catálogo de cuentas sugerido por Alegra.
🔎 ¿Cómo configurar la información de tu empresa en Alegra y evitar errores con la DIAN?
💡 AlegraTip: Una correcta configuración evita errores en la facturación de medicamentos y productos regulados.
🧾 ¿Cómo habilita la facturación electrónica ante la DIAN?
Para emitir facturas electrónicas válidas, la farmacia:
-
Conecta Alegra con la DIAN.
-
Registra la resolución de facturación.
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Asocia la firma digital.
-
Realiza las pruebas de emisión.
-
Activa la facturación electrónica.
🔎 ¿Cuáles son los pasos para habilitarse en la DIAN como facturador electrónico?
Desde ese momento, todas las facturas cumplen con los requisitos legales.
👥 ¿Cómo registra y gestiona sus contactos?
Para facilitar la facturación y el control comercial, la farmacia registra a sus clientes y proveedores. En cada contacto registra:
-
Nombre o razón social.
-
Número de identificación (cédula o NIT).
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Correo electrónico para envío de facturas.
-
Teléfono para contacto o WhatsApp.
🔎 ¿Cómo crear e importar nuevos contactos en Alegra?
👉 Esto permite emitir facturas más rápido y mantener un historial de compras por cliente.
📦 ¿Cómo registra productos y servicios de la farmacia?
La farmacia registra:
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Medicamentos con control de inventario.
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Productos de cuidado personal y bienestar.
-
Servicios adicionales cuando aplican (sin inventario).
🔎 Crea productos y servicios para facturar.
💡 Cada producto tiene asignado precio, impuesto y control de existencias cuando aplica.
📌 Nota: Para los medicamentos, puedes crear campos personalizables como fecha de vencimiento o lote, lo que facilita el control interno y la trazabilidad de los productos. 🔎 ¿Cómo configurar los campos adicionales a tus ítems de venta?
💳 ¿Cómo realiza una venta?
La farmacia efectúa la venta de:
-
Medicamentos vendidos en mostrador.
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Productos de cuidado personal.
-
Ventas a clientes frecuentes o nuevos.
🔎 ¿Cómo emitir facturas electrónicas en Colombia?
🖥️ ¿Cómo prueba y usa Alegra POS?
La farmacia utiliza POS para atender clientes en mostrador:
-
Ventas rápidas sin procesos manuales.
-
Productos visibles y organizados.
-
Cobros ágiles en horas pico.
🔎 ¿Qué es Alegra POS y cómo usarlo en tu negocio?
💡 El Punto de Venta de Alegra permite vender en segundos y emitir la factura electrónica automáticamente, mejorando la experiencia del cliente.
¿Aún no tienes cuenta en Alegra?
