En Alegra puedes realizar ajustes de saldos (aumentos y disminuciones) a tus documentos mediante comprobantes contables. Esta característica te permite ajustar cuentas que tienen asignadas reglas o usos específicos, lo que facilita la gestión y organización de la contabilidad de tu empresa.
✏️ Utilidades y beneficios de ajustar saldos existentes:
- Corrección de errores en documentos registrados previamente.
- Actualización de información contable, reflejando de manera precisa los saldos reales.
- Mayor precisión en la información según las necesidades de tu empresa.
- Generación de reportes claros para tomar decisiones bien informadas.
A continuación, conocerás cómo ajustar saldos a través de comprobantes contables.
👉 Índice
- Cómo realizar un ajuste de saldos existentes.
A. 📢 Puntos clave. - Tipos de ajustes de saldos.
A. Cuentas por cobrar.
B. Cuentas por pagar. - Caso práctico.
1. Cómo realizar un ajuste de saldos existentes
Las cuentas que permiten ajustar su saldo son aquellas a las que has asignado usos o comportamientos automáticos. Al crear un comprobante contable, en la línea de registro se expandirá una subsección denominada “Referencia” en donde podrás “Ajustar saldos existentes” de los documentos relacionados con la cuenta y el contacto, ya sea para aumentar o disminuir su valor parcial o total.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona “Comprobante contable”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo comprobante” y completa los campos del formulario.
3. Diligencia los campos de la sección “Referencia”. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en el botón “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Referencia”
- Tipo de movimiento (editable): selecciona si deseas ajustar el saldo de un documento que ya tienes creado.
- N.º de documento (editable): elige el documento al que vas a aplicar el ajuste del saldo existente.
- Fecha de vencimiento (no editable): muestra la fecha de vencimiento del documento seleccionado.
- Valor por ajustar (no editable): muestra el valor de la cuenta en el asiento contable del documento que se ajusta, menos las disminuciones asociadas al documento, tales como cobros, pagos y aplicaciones de saldos parciales.
- Moneda (editable): se habilita si tu cuenta tiene activada la opción de múltiples monedas y si el documento seleccionado está en una moneda diferente a la principal.
A. 📢 Puntos clave
- Un comprobante contable común se utiliza para contabilizar transacciones regulares, como depreciaciones, deterioro o provisiones. Mientras que el ajuste de saldos existentes se emplea específicamente para realizar cruces entre cuentas que tienen usos o comportamientos automáticos, y así reflejar los saldos reales de estas en tus reportes. Por lo tanto, no es obligatorio que diligencies los campos de la sección “Referencia” en todos tus comprobantes contables, solo en los casos que sea necesario por los motivos anteriormente mencionados.
- Teniendo en cuenta la naturaleza de la cuenta contable, los ajustes de saldos existentes permiten saldar, aumentar o disminuir su valor total o parcial.
- Si seleccionas un contacto específico desde la línea de registro, se mostrarán solo los documentos asociados a ese contacto. Si no agregas el contacto, el sistema mostrará todos los documentos abiertos para esa cuenta específica. Al elegir el documento, el contacto asociado se reflejará automáticamente en la línea de registro.
- Puedes seleccionar el mismo documento en diferentes líneas de registro, sin embargo, la suma de los ajustes realizados no podrán superar el saldo total pendiente por ajustar del documento.
- Si al hacer referencia a un documento se encuentra que el contacto asociado está desactivado, el sistema evitará la creación del comprobante contable. Es necesario activar primero el contacto para poder realizar el ajuste referenciado de manera adecuada.
- Puedes ajustar varios documentos en un mismo comprobante contable, sin embargo, si operas en múltiples monedas, solo podrás realizar ajustes a los documentos que compartan el mismo tipo de cambio.
- Los comprobantes contables que sean clonados mantendrán los mismos datos, excepto la información de la referencia del documento ajustado.
2. Tipos de ajustes de saldos
Descubre los diferentes tipos de operaciones a los que puedes realizar ajustes de saldos:
A. Cuentas por cobrar
Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por cobrar están asociados a documentos de ingreso como:
- Facturas de venta.
- Notas crédito.
- Notas débito.
- Comprobantes contables (que tengan relacionada una cuenta por cobrar).
❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes en tus documentos:
- Facturas y notas débito: los ajustes por el crédito, disminuirán el valor de los documentos. Los ajustes por el débito, aumentarán indirectamente el valor por cobrar que se origina del documento, creando una nueva cuenta por cobrar.
- Notas crédito: los ajustes por el débito, anularán la disminución del valor por cobrar que se generó de la nota crédito, creando una nueva cuenta por cobrar.
❇️ Casos prácticos en los que puedes realizar ajustes de saldos existentes:
- Cuando requieres disminuir o aumentar el valor por cobrar de un documento de venta.
- Cuando se va a ceder la cuenta por cobrar a otro tercero.
- Si necesitas reclasificar un ingreso registrado originalmente en una cuenta errónea, se puede ajustar el saldo para corregir la clasificación.
- Cuando el cliente paga con recursos en especie (Inventario, Activos fijos) o con otros conceptos como deudores diversos o acreedores diversos.
Ejemplo:
B. Cuentas por pagar
Los usos o comportamientos automáticos relacionados con cuentas por pagar están asociados a documentos de gastos como:
- Facturas de compra.
- Documento soporte.
- Notas de ajuste a documentos soporte.
- Notas débito.
- Comprobantes contables (que tengan relacionada una cuenta por pagar).
❇️ Impacto de los ajustes de saldos existentes en tus documentos:
- Facturas de compra y documentos soporte: los ajustes por el débito, disminuirán el valor de los documentos. Los ajustes por el crédito, aumentarán indirectamente el valor por pagar que se origina del documento, creando una nueva cuenta por pagar.
- Notas débito y notas de ajuste a documentos soporte: los ajustes por el crédito, anularán la disminución del valor por pagar que se generó de la nota débito o de ajuste, creando una nueva cuenta por pagar.
❇️ Casos prácticos en los que puedes realizar ajustes de saldos existentes:
- Cuando requieres disminuir o aumentar el valor por pagar de un documento de compra.
- Cuando cambia la cuenta por pagar a otro tercero.
- Si necesitas reclasificar un gasto registrado originalmente en una cuenta errónea, se puede ajustar el saldo para corregir la clasificación.
- Cuando saldas tus cuentas por pagar con recursos en especie, por ejemplo, intercambiando inventarios o activos fijos.
Ejemplo:
3. Caso práctico
Es común que alguno de nuestros contactos actúe en algunos casos como cliente y en otros como proveedor. Si tienes una factura de venta y una factura de compra a nombre del mismo contacto y necesitas conciliar el saldo de la cuenta por cobrar con la cuenta por pagar, puedes hacerlo a través de un comprobante contable.
Observa:
🗒️ Próximamente podrás realizar ajustes de saldo para:
- Anticipos recibidos.
- Anticipos entregados.
- Devoluciones de clientes.
- Devoluciones de proveedores.
- Bancos.
- Impuestos.
- Retenciones.
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