Alegra es un sistema contable, administrativo y de facturación que te permite crear facturas de venta de forma rápida y sencilla. Sus funcionalidades han ayudado a cientos de cafeterías a optimizar la gestión de inventarios y mejorar su rentabilidad. A su vez, podrás llevar un control eficiente de tus finanzas, ya que el sistema se adapta a las necesidades de tu negocio y cuenta con herramientas que simplifican los procesos contables.
👉 Índice
- Configura la información de tu negocio.
- Crea tus productos y servicios.
- Crea combos de productos o servicios para facturar tus ofertas.
- Registra tus clientes en el sistema.
- Factura las ventas de tu Cafetería.
- Gestiona tus compras a proveedores.
- Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta.
1. Configura la información de tu negocio
Luego de crear una cuenta en Alegra, debes configurar la información de tu Cafetería para comenzar a registrar tus ventas. Para ello, sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Configuración”.
2. Dirígete al recuadro “Empresa” y selecciona la opción “Empresa”.
3. Completa el formulario con la información solicitada. Observa la explicación de los campos del formulario.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar” para confirmar los cambios.
✍️ Formulario “Configurar empresa”
-
Logo de tu empresa: puedes cargar la imagen de tu logo para que se muestre en tus documentos y en tu cuenta. Para que tu logo se vea correctamente, la imagen debe tener 178 píxeles de ancho y 51 píxeles de alto, y su tamaño no debe superar los 2 MB.
-
Tipo de persona: selecciona la opción correspondiente entre Jurídica y Natural.
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Tipo de identificación: selecciona la opción correspondiente.
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Nombre: corresponde al nombre de tu empresa.
- Nombre comercial: aquí debes poner la razón social de la empresa, si la tiene.
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Número de identificación: corresponde al número de identificación de tu empresa.
- Responsabilidad tributaria: selecciona la opción correspondiente.
Sección - Obligaciones tributarias
Activas los campos que correspondan, recuerda que deben coincidir con el renglón 53 del RUT:
- Gran contribuyente
- Autorretenedor
- Agente de retención de IVA
- Régimen simple de tributación
- No aplica - otros
Sección - Datos de contacto y ubicación
- Departamento: departamento en donde se encuentra ubicado tu negocio.
- Municipio: ciudad en la que se encuentra ubicado tu negocio.
- Dirección: ubicación geográfica de tu empresa.
- Teléfono: teléfono de tu empresa.
- Correo electrónico: establece la dirección de correo electrónico.
- Sitio web: agrega la página web de tu empresa.
Sección - Datos adicionales
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Documento de facturación: selecciona la opción correspondiente.
- Sector: elige una actividad económica que se ajuste a los productos o servicios que vendes en tu negocio.
- Número de empleados: elige la cantidad de empleados que tienes en tu negocio.
- Moneda: selecciona la moneda que usarás para crear tus comprobantes. El sistema selecciona por defecto tu moneda local.
-
Precisión decimal: selecciona el número de decimales con los que quieres elaborar tus documentos.
-
Separador decimal: elige entre la coma y el punto como signo separador de decimales.
📍 Nota: los campos del formulario marcados con un asterisco (*) son requeridos.
2. Crea tus productos y servicios
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Inventario” y selecciona la opción “Ítems de venta”.
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo ítem de venta”. Puedes elegir crear un “Producto o Servicio”.
3. Completa el formulario con la información solicitada.
4. Para finalizar, haz clic en la opción “Crear producto” o “Crear servicio”, según sea el caso.
Observa:
Cuando guardes tus productos en el sistema, te sugerimos usar una estructura o formato para nombrarlos. Así, cuando tu inventario crezca, la información va a estar ordenada y será más sencillo agregar nuevos ítems siguiendo ese formato.
A continuación te mostramos algunos ejemplos
-
Café espresso grande = ca-espre-grande
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Café americano mediano = ca-ameri-mediano
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Café cappuccino chico = ca-cappu-chico
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Café macchiato con caramelo = ca-macchi-caramelo
Si deseas conocer más sobre la creación de ítems de venta, puedes leer los siguientes artículos:
- Crea productos y servicios.
- Importa tus productos y servicios.
- Agrega un código de barra a tus productos de venta.
3. Crea combos de productos o servicios para facturar tus ofertas
En Alegra puedes registrar tus productos en el sistema y también crear combos de productos para agilizar la facturación y ofrecer a tus clientes ofertas especiales.
Sigue estos pasos para crear combos en el sistema:
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo ítem de venta” y selecciona la opción “Combo”.
3. Diligencia los campos del formulario básico y haz clic en “Completar combo”.
4. Completa el formulario con la información solicitada.
5. Finalmente, haz clic en la opción “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
A partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular. Además, cuando generes una venta se disminuirán las cantidades indicadas de los productos inventariables que lo integran.
4. Registra tus clientes en el sistema
Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual en tu Cafetería, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.
En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).
Sigue estos pasos para crear un contacto:
1. Ve al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Mis contactos”.
2. Haz clic en el botón “+ Nuevo contacto”.
3. Completa el formulario con la información solicitada.
📍Recuerda seleccionar dentro del formulario si tu contacto es Cliente o Proveedor.
4. Haz clic en “Crear contacto” para conservar los cambios.
5. Factura las ventas de tu Cafetería
Las facturas de venta son documentos que sirven de respaldo para las actividades comerciales de tu negocio. Pueden ser de venta de productos o servicios y las expide un vendedor a su cliente.
Una vez registrados tus productos y clientes en Alegra, puedes elaborar facturas en segundos desde tu navegador.
Sigue estos pasos para crear una factura de venta:
1. Haz clic en el menú “Ingresos” y selecciona la opción “Factura de venta”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva factura de venta”.
3. Completa el formulario con la información solicitada.
4. Para finalizar, haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
Si quieres saber más sobre la creación de tus facturas de venta, te recomendamos leer los siguientes artículos:
6. Gestiona tus compras a proveedores
Con Alegra puedes elaborar órdenes de compra indicando la cantidad, detalle, precio y forma de pago. También, puedes enviarlas a tu proveedor como soporte para la solicitud de la mercancía que requieres.
Luego de recibir el pedido, también puedes registrar en el sistema las facturas que respaldan la compra detallando la información de tu proveedor, los ítems comprados, su valor y las condiciones de pago.
Sigue estos pasos para generar tus facturas de proveedor en el sistema:
1. Ve al menú de “Gastos” y elige la opción “Facturas de compra”.
2. Haz clic en el botón “+ Nueva factura de compra”.
3. Completa el formulario con los campos solicitados.
4. Para finalizar, haz clic en el botón “Guardar”.
- Crea Órdenes de Compra a tus diferentes proveedores.
- Registra tus gastos y egresos.
- Crea tus facturas de proveedor a partir del XML.
7. Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta
Además de vender usando nuestra versión web, también puedes crear tus facturas usando Alegra POS, un sistema simple y ágil de facturación para puntos de venta, ideal para Cafeterías.
Sigue estos pasos para crear tus facturas:
1. Dirígete al botón de soluciones y haz clic en la opción “POS”.
2. Ubica el recuadro “Venta”. Allí debes:
- Seleccionar la “Lista de precio” para tu factura si lo requieres.
- Verificar que en el recuadro “Numeración” tengas seleccionado una numeración electrónica, de lo contrario, puedes agregarla.
- Si lo deseas, puedes elegir el “cliente” al que le vas a vender. También puedes agregar uno nuevo haciendo clic en el símbolo más (+).
3. Agrega los productos a la factura de venta haciendo clic sobre cada uno de ellos.
4. Cuando hayas terminado de agregar los productos, haz clic en el botón “Vender” y selecciona el método de pago de la factura.
5. Agrega el valor recibido, de forma opcional puedes elegir el vendedor y agregar observaciones sobre el pago.
6. Para finalizar, haz clic en el botón “Facturar” para emitir la factura.
Observa:
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