Con la publicación de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, la DIAN reglamentó la funcionalidad del documento soporte de pago de nómina electrónica para todos los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en una cuenta que se deriva de una vinculación laboral.
Al momento de emitir la Nómina Electrónica de tus empleados debes tener en cuenta una serie de conceptos que te permitirán realizar su emisión de forma correcta. A continuación te explicamos cada uno de ellos.
📢 Importante: antes de realizar el cálculo de tu nómina debes registrar en el sistema cada uno de los empleados de tu empresa, puedes hacerlo uno a uno o importarlos de forma masiva. Asimismo, debes crear la numeración, y los conceptos para devengados y deducciones que usarás para emitir la nómina electrónica.
🔎 Conoce cuáles son los primeros pasos que debes seguir en tu cuenta de Alegra Nómina.
Conceptos clave para emitir la Nómina Electrónica
- Identificación del empleado: es un número único que identifica a la persona que ocupa el cargo de empleado, por ejemplo, cédula de ciudadanía o pasaporte.
- Fecha inicial de liquidación: esta fecha marca el inicio del período durante el cual se realizarán los cálculos para determinar los valores de la nómina. Por ejemplo, el primer día del período de pago para el cual se calcularán los salarios y las deducciones correspondientes a los empleados.
- Fecha final de liquidación: se refiere al último día del período de pago, cuando se calculan los salarios, se aplican las deducciones y se emiten los pagos a los empleados.
- Fecha de pago de nómina: es la fecha en la que pagaste al empleado.
- Método de pago: se refiere a la manera en la que realizas el pago de la nómina a tus empleados, por ejemplo, efectivo, transferencia o consignación bancaria.
- Devengado: representa el monto total que un trabajador ha ganado por su labor durante un período, incluso si aún no ha recibido el pago real. Debes tener en cuenta que existen más de 40 tipos de devengados, por lo que debes seleccionar solo los que se ajusten a la situación laboral de tus empleados. A continuación te mostramos los más usados:
- Salario básico.
- Horas extra.
- Comisiones.
- Recargos nocturnos.
- Recargos dominicales y festivos.
- Auxilio de transporte.
- Viáticos.
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Deducciones: son valores descontados del salario del empleado para cubrir impuestos, contribuciones, seguros, préstamos u otros descuentos autorizados por el empleado o requeridos por la legislación laboral y fiscal. Estas deducciones se realizan antes de que el empleado reciba su salario neto, reduciendo así el monto total que recibe y reflejando sus obligaciones financieras y legales relacionadas con el empleo. A continuación te mostramos los más usados:
- Seguridad social del trabajador: 4% aportes de Salud y 4% aportes de Pensión.
- Libranzas.
- Embargos judiciales.
- Cuotas por sindicatos.
- Créditos con el empleador.
- Aportes al fondo de solidaridad personal.
📝 Nota:
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- No todas las deducciones son obligatorias y aplican a todos los trabajadores por igual.
- Las empresas no pueden descontar del salario de sus empleados valores que no estén autorizados por el trabajador o por una ley competente.
- En algunas deducciones debes detallar la cantidad (horas o días).
Es muy importante comprender los devengados y deducciones de tus empleados, en Alegra simplificamos estos procesos para brindarte una gestión más eficiente y precisa ayudándote a mantener al día la emisión de tu nómina.
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