Alegra optimiza tu gestión administrativa con soluciones prácticas que mantienen al día la información de tu empresa con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). La funcionalidad de Facturación Electrónica cumple con todos los requisitos para emitir Facturas, Documentos equivalentes, Documentos Soporte Electrónico, Notas de Crédito y Notas de Débito, permitiendo llevar el control de tus operaciones de forma organizada.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea conocer en tiempo real el estado de emisión de los comprobantes ante la DIAN, por lo que consulta en Alegra la información deseada”.
👉 Índice
- Consulta el estado de tus documentos electrónicos.
- Consulta el detalle de emisión en el documento electrónico.
- Consulta el estado de tus documentos electrónicos desde la DIAN.
1. Consulta el estado de tus documentos electrónicos
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. En el listado de documentos observarás una columna denominada “Estado DIAN”, en esta columna se mostrará el estado de los documentos emitidos.
3. Podrás filtrar los documentos, haciendo clic en el botón “Filtrar”, luego selecciona el “Estado emisión”, que deseas consultar.
Observa:
Los estados de emisión que se pueden observar son los siguientes:
- Emitida
- En proceso
- Rechazada
- Por emitir
- No electrónica (esta se visualiza cuando una factura tiene una numeración no electrónica).
📍 Nota: si tienes facturas pendientes de emisión, puedes ingresar a la factura y dar clic en el botón de “Emitir” ubicado en la parte superior.
2. Consulta el detalle de emisión en el documento electrónico
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Ubica el documento que deseas consultar y haz clic en el botón “Ver detalle”, ubicado en la columna de acciones.
3. Una vez dentro de la factura ubica la sección “Estado de emisión DIAN y envío a cliente” y finalmente, haz clic en el botón “Ver comprobante en la DIAN”.
Observa:
Al hacer clic en la opción “Mostrar detalle” podrás visualizar otros datos de tus facturas, como su “Código CUFE”, “Fecha de expedición”, “Contenedor”, “Documento XML” y un botón para “Ver comprobante en la DIAN”, al hacer clic te llevará directamente al portal para observar los datos de la factura electrónica consultada.
📢 Importante:
Cuando emites documentos electrónicos con Alegra, se envía la información a la DIAN, mediante un archivo “XML” el cual contiene la información de la transacción realizada. Finalmente, al cumplir con todos los requisitos, el estado de emisión se mostrará como “Emitida”.
En el detalle del comprobante encontrarás dos archivos adjuntos en formato “XML”:- El primer archivo es identificado como “Contenedor”, dónde se encuentra el “XML” del documento, este es el archivo válido ante la DIAN y la representación gráfica de la factura en formato “PDF”.
- El segundo archivo se denomina “Documento XML”, este contiene toda la información de la empresa que genera la venta, los productos o servicios asociados en la venta y de la información del receptor de dicha factura, este documento inicia en su nombre por las letras AD seguido del código CUFE.
3. Consulta el estado de tus documentos electrónicos desde la DIAN
Sigue estos pasos:
1. Ingresa al portal “DIAN.GOV.CO”.
2. Ubica la sección “Temas de interés” y haz clic en la opción “Facturando Electrónicamente”.
3. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, ingresa el “Tipo de identificación”, “NIT representante legal” y “NIT empresa”, luego haz clic en el botón “Entrar”.
4. Recibirás al correo electrónico registrado en el “RUT” el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
5. Dirígete al menú lateral izquierdo, luego haz clic en “Histórico” y luego selecciona “Documentos enviados” para validar las facturas.
6. Observarás un listado de las facturas emitidas, podrás hacer clic en la opción “Descargar documentos” para obtener una carpeta que contiene el XML de la factura.
Observa:
👀 Recuerda: Alegra cumple con todas las especificaciones tanto en la emisión como en el envío de los documentos válidos en la DIAN.
Te recomendamos validar el estado de emisión de tus documentos electrónicos regularmente, para que puedas asegurarte que la información está siendo trasmitida correctamente.
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