A través de la Resolución 000085 del 08 de abril del 2022, la DIAN estableció que las facturas por compras a crédito solo podrán ser consideradas como soporte para costos y deducciones si se confirma su recepción mediante un mensaje electrónico. Para poder llevar a cabo esta confirmación, es necesario que te habilites como facturador electrónico ante la DIAN.
👉 Índice
- Eventos asociados a las facturas recibidas en tu buzón electrónico.
- Pasos para activarse como adquiriente electrónico.
A. Datos de la empresa.
B. Habilitación en la DIAN como facturador electrónico.
C. Set de pruebas.
D. Firma el contrato de mandato.
1. Eventos asociados a las facturas recibidas en tu buzón electrónico
Los eventos relacionados con las facturas recibidas de tus proveedores son de carácter obligatorio únicamente para las facturas pagadas a crédito. Para las facturas de contado no es necesario generar dichos eventos.
Los eventos deben generarse siguiendo un orden específico. A continuación, se detalla cada uno de ellos:
Responsable del envío - Adquiriente
Adquiriente: comúnmente denominado cliente, se refiere a la persona o entidad que recibe las facturas electrónicas emitidas por sus proveedores con relación a su actividad comercial.
- Acuse: es la recepción de la factura electrónica de venta.
- Recibo de mercancía o servicio: informa el recibo de la mercancía o la aceptación de la prestación del servicio.
- Aceptación expresa: el adquiriente manifiesta de forma clara y contundente su aprobación sobre el contenido de la factura. Esto incluye la validación de que los bienes o servicios descritos en la factura han sido efectivamente recibidos y cumplen con las condiciones acordadas entre el proveedor y el adquiriente.
- Reclamo: el adquiriente informa al proveedor que rechaza o reclama expresamente contra el contenido de la factura electrónica de venta. Este proceso deberá generarse antes de los tres días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.
Responsable del envío - Emisor / facturador electrónico
- Aceptación tácita: para generar este evento, deben transcurrir tres días hábiles desde el recibo de mercancía o servicio, siempre y cuando el adquiriente no haya registrado previamente los eventos de aceptación expresa o reclamo.
✏️ ¿Cuándo debo empezar a confirmar las facturas?
Por medio del comunicado de prensa N°061 del 2022, la DIAN estableció que a partir del 13 de julio de 2022 se debe iniciar el proceso de los eventos de confirmación de la factura.
2. Pasos para activarse como adquiriente electrónico
📢 Importante: realiza esta activación únicamente si no estás obligado a facturar electrónicamente. Si ya estás habilitado, ya cumples con los requisitos para recibir facturas en el buzón electrónico, por lo tanto, no es necesario repetir este procedimiento.
A. Datos de la empresa
Completa el formulario con la información de tu empresa, luego, haz clic en “Siguiente”.
Observa:
B. Habilitación en la DIAN como facturador electrónico
- Buzón de correo para comprobantes electrónicos: Crea un correo electrónico para recibir, aceptar o rechazar los comprobantes electrónicos de tus proveedores. Este correo se crea bajo el dominio @recepción. alegra.com y su uso se limita únicamente al buzón de documentos electrónicos.
Por ejemplo: empresa.ejemplar@recepción. alegra.com.
Observa:
- Habilitación en la DIAN: Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación, que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.
- Registro
1. Ingresa en la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.
2. Ingresa los datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Dirígete al menú de “Registro y habilitación” y haz clic en “Documentos electrónicos”.
5. Ingresa el correo electrónico para recepción de facturas. Te recomendamos usar el mismo que creaste en el paso anterior.
6. Haz clic en “Registrar” y luego en “Aceptar”.
Observa:
-
- Modo de operación
1. Ingresa de nuevo a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.
2. Ingresa los datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Ingresa al menú de “Registro y habilitación” opción “Documentos electrónicos” y haz clic en “Factura electrónica”.
5. En la casilla “Seleccione el modo de operación” elige “Software de un proveedor tecnológico”.
6. En la sección “Datos de empresa y software” ingresa los siguientes datos:
❇️ Nombre de la empresa proveedora: “Soluciones Alegra S.A.S.”
❇️ Nombre del software: “Alegra”.
7. Haz clic en el botón “Asociar”.
8. copia el código del set de pruebas que encuentras en el detalle del set para usarlo en el siguiente paso.
Observa:
C. Set de pruebas
En este paso es necesario enviar a la DIAN los siguientes documentos en modo de prueba:
- 8 facturas electrónicas.
- 1 nota de crédito.
- 1 nota de débito.
Para ahorrarte tiempo, en Alegra este proceso es automático, dura pocos minutos y te notifica por correo el resultado. Debes ingresar en el campo “TestSetID” el código que copiaste en el paso anterior y hacer clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que las pruebas se realizaron de manera exitosa, podrás “Continuar”.
Si tu set de pruebas es rechazado, tienes la opción de hacer clic en el botón “Reenviar set de pruebas”. Esto te permitirá revisar el set y reiniciar el proceso de pruebas haciendo clic en el botón “Confirmar”.
D. Firma el contrato de mandato
Para finalizar, firma el contrato de mandato, el cual es un acuerdo mediante el cual reconoces a Alegra como tu proveedor de facturación electrónica ante la DIAN.
Sigue estos pasos:
1. Ingresa los datos del representante legal de tu empresa: “Nombre completo”, “Tipo de documento”, “Número de identificación” y “Correo electrónico”. Haz clic en “Continuar”.
2. Visualiza el Contrato de mandato y Acepta los términos y condiciones para confirmar el uso del certificado digital.
3. Haz clic en “Continuar”.
Observa:
✏️ Configura el buzón de correo electrónico
Después de activar el buzón de correo electrónico, podrás asignar un prefijo y número inicial para las facturas que recibas de tus proveedores.
Observa:
📢 Importante
Para aquellas personas que no están obligadas a facturar electrónicamente, pero que necesitan seguir este proceso para recibir comprobantes electrónicos, se recomienda no completar el campo de salida a producción en la DIAN. Esto es importante porque activar dicho campo desencadena la Responsabilidad 52 - Facturador electrónico.
Si activas esta responsabilidad sin estar obligado, te sugerimos solicitar su eliminación. Visita el artículo: Cómo solicitar la eliminación de la responsabilidad 52 ante la DIAN.
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