Alegra te permite importar datos como Contactos, Inventario (Productos y/o servicios), y facturas electrónicas de tu cuenta de World Office por formato Excel.
A continuación te explicamos el proceso de importación de los datos para hacer fácil para ti este proceso de migración.
👉 Índice
- Migración de contactos de World Office a Alegra.
- Migración de inventario de World Office a Alegra.
- Migración de facturas desde un archivo XML de World Office a Alegra.
-
Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables.
A. Registrar saldos iniciales en Bancos.
B. Registrar saldos iniciales en Inventarios.
1. Migración de contactos de World Office a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Exportar tus contactos de World Office en archivo Excel.
📍 Nota: debes revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra” y en el menú selecciona “Contactos”.
3. Haz clic en “Mis contactos” y luego, en el botón “Más acciones”. Allí debes seleccionar la opción “Importar desde Excel”.
4. En la sección “Importar nuevos contactos” haz clic en “Importar contactos”. Haz clic en “Arrastra el archivo hasta aquí”, selecciona el documento de Excel que descargaste desde World Office y haz clic en “Importar”.
5. Selecciona la “Lista de precios asociada” si lo deseas y el “Tipo de contacto”, ahora solo debes revisar que el nombre de la columna coincida con la información importada. Finalmente, haz clic en “Importar” para terminar el proceso.
Observa:
📢 Importante
- Los datos obligatorios para crear un contacto son: Nombre, Tipo de identificación y Número de identificación.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puede importar hasta 1000 contactos por cada archivo.
- Debe descargar un archivo de Excel para cada grupo de contacto: uno para sus clientes, uno para sus proveedores y uno para cada lista de precios previamente creada en el sistema. Si lo hace con un único archivo, sus contactos serán creados de manera general. 🔎 Aprenda a crear listas de precios.
- Puede decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccione “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
- Revise que el contenido de cada columna tenga el formato correspondiente. Ejemplo: que el teléfono sea un número y no un texto.
- Si al momento de previsualizar la información encuentra que hay un error en alguno de los contactos, puede solucionarlo cancelando el proceso y volviendo a realizar la importación.
2. Migración de inventario de World Office a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Exportar tu inventario de World Office en archivo Excel.
📍 Nota: debes revisar que la información esté organizada en columnas separadas y que los encabezados correspondan a los campos necesarios.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra”, en el menú seleccione “Inventario” y selecciona la opción “Gestión de ítems”.
3. En la sección “Importar nuevos” haz clic en “Importar ítems” y luego en “Selecciona o arrastra el archivo”. Selecciona el documento de Excel con tu inventario.
4. Selecciona la condición de los productos, “Inventariables” para llevar el control de las unidades disponibles y “No inventariables” para servicios, ahora debes verificar que el nombre de cada columna coincida con la información correspondiente.
5. Finalmente, haz clic en “Importar”.
Observa:
📢 Importante
- Las columnas obligatorias para importar productos o servicios no inventariables son: Nombre y Precio de venta.
- Las columnas obligatorias para importar productos inventariables son: Nombre, Precio de venta, Costo unitario y Cantidad inicial.
- La primera fila del listado no se tiene en cuenta en la importación, esta corresponde a los títulos de cada columna.
- Puede importar hasta 3000 productos por cada archivo.
- Debe descargar un archivo de Excel para cada grupo de productos o servicios: uno para los inventariables y uno para los no inventariables. Si lo hace con un único archivo, sus productos y/o servicios serán creados de manera general con la condición que seleccione.
- Si tiene listas de precios creadas previamente, debe agregar una nueva columna en su archivo de Excel por cada lista de precios a importar. 🔎 Conozca cómo crear listas de precios.
- Puede decidir no importar una columna, para hacer esto, seleccione “No Importar” en el título y estos datos serán ignorados.
3. Migración de facturas de venta desde un archivo XML de World Office a Alegra
Sigue estos pasos:
1. Descarga previamente los XML de las facturas emitidas con World Office.
2. Ingresa a tu cuenta de “Alegra”, en el menú seleccione “Ingresos” y haz clic en “Facturas de venta”.
3. En el botón “Más acciones”, selecciona la opción “Nueva factura desde XML” y haz clic en “Elegir”. Selecciona el documento XML que descargaste desde World Office y haz clic en “Continuar”.
4. Completa el formulario de la factura de venta con la información extraída del archivo XML. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
📢 Importante: Alegra extraerá los datos del XML y los cargará de forma automática en la factura de venta. En el caso de que no tengas creado el contacto, el sistema te mostrará la opción para guardarlo.
✍️ Formulario "Nueva factura"
- Tipo de factura: en este campo puedes elegir si la factura que deseas realizar es una factura nacional o es una factura de exportación.
- Moneda: si tienes activada la opción “Multimoneda” podrás elegir la moneda en que se ejecutó la operación. 🔎 Aprende a realizar transacciones en diferentes monedas.
- Tipo de operación: elige si deseas crear una factura AIU o una factura estándar.
- Bodega: elige la bodega de la cual quieres restar del inventario los productos que serán asociados a la factura. 🔎 Descubre cómo crear bodegas.
- Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes. 🔎 Conoce cómo crear listas de precios.
- Orden de compra: en este campo el usuario podrá asociar el número de orden que le envía su cliente
- Condición de entrega: esta opción solo estará disponible cuando se seleccione “Factura de exportación” en la opción “Tipo de factura”. Elige la forma en la que se entregarán los productos facturados.
- Cliente: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta.
- Forma de pago: se refiere a que si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
- Medio de pago: forma en la que será pagada la factura. Ejemplo: cheque, efectivo, etc. Conoce todos los medios de pago de la lista y su descripción aquí.
- Plazo: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “vencimiento manual” debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Agrega los ítems: que quieres facturar, precio de venta, impuesto, cantidad, añade descuentos y una breve descripción a cada ítem si lo deseas.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
📍 Nota: una vez creada la factura podrás realizar ajustes, aplicar notas crédito y visualizar su información en los reportes.
4. Ingresa los saldos iniciales de tus cuentas contables
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Catálogo de cuentas”.
2. Haz clic en el botón “Saldos iniciales”.
3. Ingresa el saldo de tus cuentas contables, exceptuando las cuentas de bancos e inventario. Más adelante te explicaremos cómo ingresar los saldos de esas cuentas.
4. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
A. Registra el saldo de las cuentas de bancos
Ingresa tus saldos iniciales creando nuevas cuentas desde el menú “Bancos” e indicando el saldo inicial y la fecha, también puedes modificar las cuentas de banco que el sistema trae por defecto.
🔎 Aprende a configurar tus bancos viendo el siguiente video:
B. Registra el saldo de la cuenta de inventario
Para ingresar tus saldos de inventario debes registrar en el sistema tus ítems o productos indicando la cantidad y costo unitario. De esta forma, Alegra hará el cálculo de forma automática y creará la cuenta de inventario con el saldo correspondiente.
Para registrar el valor de tu inventario puedes utilizar una de estas dos opciones:
- Ingresa tus productos de venta al sistema indicando su costo, cantidad y precio de venta. 🔎 Conoce cómo crear tus productos de inventario o servicios para Facturar.
- Realiza una importación masiva de inventario desde un archivo de Excel. 🔎 Descubre cómo importar tus productos y servicios.
📝 Contenido relacionado
- Aprende a ingresar los saldos iniciales de tus cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
- Conoce cómo crear facturas de venta o cuentas de cobro.
- Descubre cómo crear contactos.
- Aprende a importar tus comprobantes contables.
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