La DIAN ha creado un plan de contingencia que puedes activar en caso de enfrentar problemas técnicos que afecten la facturación electrónica de tu empresa. Este plan te permite emitir facturas de venta en formato talonario de papel, de manera temporal, mientras se solventa la contrariedad, permitiéndote así continuar con la operación de tu empresa sin interrupciones.
Por ejemplo: “Ante problemas de conexión a internet, la Empresa Ejemplar activa la facturación por contingencia para continuar registrando sus ventas desde un talonario de papel. Una vez resuelto el inconveniente, la empresa debe convertir todas las facturas a formato electrónico para su aprobación por la DIAN”.
En Alegra puedes registrar tus facturas por contingencia sin contratiempos y así garantizar a tus clientes una experiencia de calidad.
👉 Índice
- Solicita ante la DIAN la resolución de facturación de talonario o de papel.
- Asocia tus prefijos de facturación al proveedor tecnológico.
- Configura la numeración de contingencia en Alegra.
- Informa a la DIAN cuando vayas a facturar en contingencia.
- Emite las facturas que creaste durante la contingencia.
- Informa a la DIAN cuando haya finalizado la contingencia.
1. Solicita ante la DIAN la resolución de facturación de talonario o de papel
No esperes hasta que surjan complicaciones al momento de registrar tus ventas. Es importante que anticipes cualquier inconveniente y solicites con tiempo la resolución de facturación de contingencia a la DIAN.
Para realizar la solicitud, es necesario que accedas al sitio web de la DIAN a través del portal “Usuario Registrado”, selecciona la opción “Numeración de facturación” en el menú ubicado en la parte izquierda y luego en: “Solicitar numeración de facturación”. Después de confirmar los datos, haz clic en “Autorizar Rangos”, recuerda que el “Tipo de facturación” debe ser “Factura de talonario o de papel”.
Observa:
2. Asocia tus prefijos de facturación al proveedor tecnológico
🔔 ¡Atención!
Este paso deberás realizarlo de manera obligatoria por lo menos 🚨 1 hora después de haber solicitado la resolución del paso anterior, ya que es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en la sección “facturando electrónicamente”.
Cuando haya transcurrido el tiempo realiza lo siguiente:
1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.
4. Haz clic en el menú de la izquierda en el botón “Configuración” y selecciona la opción “Rangos de numeración”.
5. En el campo “Proveedor - Software” selecciona “Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra”.
6. En “Prefijo”, selecciona el número del formulario 1876 que generaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.
7. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.
3. Configura la numeración de contingencia en Alegra
Una vez tengas la resolución de facturación, debes crear la numeración en Alegra.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”, en la sección de “Facturación” haz clic en “Numeraciones”.
2. Pulsa en “Nueva numeración”.
3. Completa la información. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Haz clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: elige “Factura de venta - Contingencia”.
- Nombre: escribe un nombre para identificar la numeración.
- Próxima factura: ingresa el número con el que se creará tu próxima factura.
- Prefijo: te permite diferenciar entre varias numeraciones.
Por ejemplo: varios puntos de venta, cada uno con un prefijo diferente. - Número de formulario: ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en el botón “Consultar” para cargar de forma automática la información de tu resolución.
- Desde el número: indica desde qué número empiezas a facturar con esta numeración.
- Hasta el número: indica hasta qué número vas a facturar con esta numeración.
- Vigencia desde: indica la fecha de inicio de la resolución.
- Vigencia hasta: indica la fecha de vencimiento de la resolución.
✏️ ¿Dónde encuentro el número del formulario?
El número del formulario de autorización de facturación se visualiza en el formato 1876:
4. Informa a la DIAN cuando vayas a facturar en contingencia
Cada vez que presentes una situación en la que sea necesario facturar bajo contingencia, debes notificar a la DIAN sobre el hecho.
A continuación se plantea un ejemplo de contingencia en el que Alegra presenta intermitencias, lo cual impide a los usuarios facturar electrónicamente.
Sigue estos pasos:
1. Descarga la plantilla o elabora el formato de la carta de contingencia.
📍 Nota: la plantilla de descarga corresponde al ejemplo planteado, pero puedes emplearla como referencia para diferentes situaciones en las que necesites activar la contingencia por otro motivo.
3. Conviértela en un documento PDF.
- Dirección: contingencia.facturadorvp@dian.gov.co
- Asunto: ingresa el NIT con el dígito de verificación y el nombre de tu empresa.
Ejemplo: 123456789-8; EMPRESA EJEMPLAR S.A.S. - Cuerpo del correo: incluye tu nombre y los números telefónicos de tu empresa.
- Documento: adjunta la carta en formato PDF.
Observa:
5. Emite las facturas que creaste durante la contingencia
Una vez notificada la DIAN sobre la contingencia, podrás generar tus facturas en Alegra utilizando la numeración creada en el paso 2.
Observa:
🔎 Emite facturas electrónicas en Alegra.
📍 Nota: al crear el documento electrónico de transmisión en la columna de estado aparecerá como “Contingencia 03”.
6. Informa a la DIAN cuando haya finalizado la contingencia
Una vez finalizada la contingencia, es importante notificar a la DIAN que la situación fue resuelta. A partir de ese momento, contarás con un plazo de 48 horas para emitir las facturas generadas con la numeración de talonario o papel.
Envía el correo electrónico con los siguientes datos:
- Dirección: contingencia.facturadorvp@dian.gov.co
- Asunto: ingresa el NIT con el dígito de verificación y el nombre de tu empresa.
Ejemplo: 123456789-8; EMPRESA EJEMPLAR S.A.S. - Cuerpo del correo: incluye tu nombre y los números telefónicos de tu empresa.
- Adjunto: adjunta en formato PDF una carta confirmando el fin de la contingencia.
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