Shopify es una plataforma de comercio electrónico que te permite crear y gestionar tu tienda en línea, procesar pagos, administrar el inventario y monitorear tanto las ventas como el tráfico de tu tienda utilizando herramientas como Google Analytics.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar utiliza Shopify para gestionar sus ventas en línea. Al integrar su cuenta de Alegra Contabilidad, cada vez que se realiza una venta en Shopify, el sistema registra automáticamente la transacción en Alegra, generando tanto la factura como el recibo de pago de manera instantánea”.
👉 Índice
- Aclaraciones importantes.
- Prepara tu cuenta de Shopify para la integración con Alegra.
- Instala la integración de Alegra con tu tienda de Shopify.
- Configura la integración de Alegra con tu tienda de Shopify.
- Conoce la URL interna de Shopify cuando se utiliza un dominio propio.
- Verificaciones para llevar a cabo la integración.
1. Aclaraciones importantes
- La integración de Alegra con Shopify se encuentra disponible en las versiones de Colombia, México, Costa Rica, Perú y España.
- Los contactos y productos registrados en Shopify se crearán automáticamente en Alegra una vez que se complete la integración entre ambas plataformas, por lo tanto, para evitar duplicidades, conflictos o errores en la sincronización, te recomendamos usar una cuenta de Alegra de que no contenga información, al iniciar con una cuenta limpia, garantizarás una integración más fluida y eficiente, permitiéndote aprovechar al máximo las funcionalidades que ambas plataformas ofrecen y mantener tu negocio en línea ordenado y actualizado.
2. Prepara tu cuenta de Shopify para la integración con Alegra
Este proceso tiene dos partes: marcar el nombre de la empresa como obligatorio y agregar "cédula" como etiqueta de la empresa.
✔️ Paso 1 - Marca el nombre de la empresa como obligatorio
Sigue estos pasos:
1. En tu cuenta de Shopify, dirígete a la configuración de la tienda y haz clic en "Pantalla de pago".
2. En información del cliente, establece el "Nombre de la empresa" como obligatorio.
3. Guarda los cambios.
Observa:
✔️ Paso 2 - Agregar "cédula" como etiqueta de la empresa
Sigue estos pasos:
1. En tu cuenta de Shopify, dirígete al menú de "Tienda online" y haz clic en "Temas".
2. Selecciona los tres puntos en la sección de tu tienda y haz clic en "Editar el contenido del tema predeterminado".
3. En el apartado de contenido del tema, nuevamente haz clic en los tres puntos e ingresa en "Checkout & system".
4. En la sección de "Checkout contact", escribe "Cédula" en el campo "Company label".
5. Guarda los cambios.
Observa:
3. Instala la integración de Alegra con tu tienda de Shopify
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”, en la sección de “Integraciones”, selecciona “Integraciones”.
2. Ingresa en “Tiendas virtuales”, selecciona “Shopify” y haz clic en “Conectar”.
📍 Nota: selecciona la versión premium de Shopify si la integración es a través de Astroselling o la versión gratuita para una integración directa entre Shopify y Alegra.
3. Haz clic en "Instalar" e inicia sesión, selecciona la cuenta que vas a integrar y haz clic nuevamente en “Instalar”.
4. Completa la información con la que se crearán tus documentos de venta.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar”.
✍️ Formulario “Configuración de campos”
Sincronización de productos
- Unidad de medida: selecciona la unidad de medida que usas para vender tus productos o servicios.
- Impuestos: selecciona el impuesto que aplicarás a las compras de tus clientes.
Sincronización de órdenes
- Contacto por defecto: es el contacto que tomará el sistema para las facturas cuyo contacto original del pedido en Shopify tenga algún error de creación en Alegra. Se recomienda agregar el contacto “Consumidor final” o su equivalente para estos casos.
- Numeración de las facturas: selecciona la numeración que usarás para crear tus facturas.
- Estado de las facturas: selecciona el estado con que se originarán tus facturas. Puedes generar facturas en estado de “Borrador” o “Por cobrar”.
- Cuenta bancaria: selecciona la cuenta de banco donde se registrarán los ingresos de tus facturas que se generarán con estado “Cobradas”.
Servicio de envío
- ítem del envío: selecciona si tienes creado un ítem como costo de envío; en caso contrario, puedes dejar este campo vacío.
- Precio del envío: ingresa el monto que aplicarás a tus envíos.
- Impuesto incluido en el precio: activa esta opción si el precio ya incluye el impuesto correspondiente.
✏️ Recuerda: si ocurren errores durante la integración, podrás ver las facturas, contactos y productos no sincronizados en la sección “Errores con Shopify”.
4. Configura la integración de Alegra con tu tienda de Shopify
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Apps" y haz clic en "Configuración de apps y canales de ventas".
2. Selecciona a "Alegra".
3. Encontrarás información y otras opciones para gestionar la integración.
Observa:
5. Conoce la URL interna de Shopify cuando se utiliza un dominio propio
Cuándo se utiliza un dominio propio, es decir, un dominio que se adquiere a través de un proveedor de dominios, se debe agregar en Alegra la URL interna de Shopify, esta URL la puedes encontrar ingresando el menú de “Configuración” en la opción de “Dominios”.
Observa:
6. Verificaciones para llevar a cabo la integración
Si tienes problemas con la integración, realiza las siguientes verificaciones:
- La moneda principal de tu cuenta de Alegra debe ser la misma moneda de tu tienda de Shopify, por ejemplo, si tu cuenta de Alegra está en dólares, esa es la moneda que debes usar para tu tienda de Shopify.
🔍 Realiza transacciones en diferentes monedas. - Al momento de gestionar un pedido, tus clientes deben incluir una dirección válida de correo electrónico. Esto les permitirá recibir notificaciones con los estados de sus facturas.
- Debes tener creado un impuesto en Alegra que tenga el mismo porcentaje con el que vendes en Shopify para que la información se sincronice correctamente.
🔍 Crea impuestos a la medida de tu negocio. - Para que los clientes se sincronicen correctamente en Alegra, es fundamental que en Shopify estén registrados con nombre y apellido. Estos datos constituyen el requisito mínimo necesario para la creación de nuevos contactos en Alegra.
- En tus ventas se incluirá el cobro por gastos de envío, el cual se facturará como un ítem adicional con su correspondiente valor. Ten en cuenta que solo podrás asignar una tarifa única o predeterminada para este concepto.
- Los productos en Shopify no deben contener variantes o subcategorías, por ejemplo, diferentes tallas o colores del mismo artículo.
- Al aplicar un descuento en Shopify, este no se incluirá en la venta registrada en Alegra.
- Los productos que se crean en Shopify pueden clasificarse como inventariables o no inventariables. Al crear un producto, encontrarás la opción "Rastrear cantidad" o "Tracking". Si decides activar esta opción, en Alegra se generará un ítem inventariable, de lo contrario, el producto se registrará como no inventariable.
- Si los productos publicados en tu tienda de Shopify tienen asignado un código de barras, debes asignar ese campo adicional en Alegra desde el menú de Inventario > Atributos > Campos Adicionales.
- Solo es posible vincular una única tienda de Shopify a cada cuenta de Alegra. Si necesitas conectar una tienda de Shopify diferente a tu cuenta actual de Alegra, comunícate con nuestro equipo de soporte.
📢 Importante: no elimines los productos o contactos sincronizados con la integración de Shopify, ya que al hacerlo, desde Alegra no será posible volver a crearlo, ni siquiera manualmente. Cada producto o contacto genera un ID interno único al momento de su creación, y una vez eliminado, este no puede recuperarse.
¡Esperamos haber resuelto tu consulta!
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