¿Dónde consulta el correo donde llegan las facturas de proveedor en Alegra ERP?

El buzón de correo de Alegra ERP es la dirección electrónica en la que su empresa recibe las facturas de compra y las notas de crédito electrónicas que le envían sus proveedores, y desde donde usted las acepta o rechaza ante la Dirección General de Tributación (DGT).

📍 Ese correo no llega a Gmail ni a su correo personal: se consulta dentro de Alegra, en Gastos > Recepción de comprobantes > Buzón de correo. La dirección que deben usar sus proveedores se ve en la configuración del buzón.

📢 Importante: el buzón solo recibe comprobantes electrónicos. No es una bandeja de correo normal y no sirve para leer mensajes; si un proveedor le escribe allí sin adjuntar el comprobante, no aparece nada para aceptar.

👉 Índice 

1. 📬 ¿Dónde se consulta el correo donde llegan las facturas?

2. ✉️ ¿Cuál es la dirección que deben usar sus proveedores?

3. ⏳ ¿Cuánto tiempo tiene para aceptar o rechazar un comprobante?

4. ✅ ¿Cómo acepta o rechaza un comprobante electrónico?

5. 🧾 ¿Cómo registra la factura de compra desde el XML recibido?

6. 📋 ¿Qué información lleva el formulario al registrar el comprobante?

7. ❓ Preguntas frecuentes

📬 ¿Dónde se consulta el correo donde llegan las facturas?

En Gastos > Recepción de comprobantes > Buzón de correo está la lista de todos los correos que han llegado al buzón de su empresa, con el proveedor, el asunto y la fecha de recepción. Para abrir uno:

📍 Si el buzón está vacío y su proveedor asegura que ya envió la factura, revise con él la dirección a la que escribió: debe ser exactamente la del buzón de su empresa, no la de su correo personal.

✉️ ¿Cuál es la dirección que deben usar sus proveedores?

Es la dirección de correo que quedó guardada cuando se configuró el buzón. Se consulta así:

El detalle de esa pantalla está en ¿Cómo configurar el buzón de recepción de comprobantes electrónicos en Alegra?

📍 El buzón no se activa solo: si la dirección no está configurada, los proveedores pueden enviar la factura y Alegra no la recibe. Antes de configurar el buzón, su empresa debe estar activa como emisor electrónico ante la DGT.

⏳ ¿Cuánto tiempo tiene para aceptar o rechazar un comprobante?

Los comprobantes recibidos se clasifican en Aceptación y rechazo de comprobantes. Allí usted decide qué reportar a la DGT con una de estas tres opciones:

• Aceptación: el comprobante tiene la información correcta y se reporta a la DGT tal como llegó.

• Aceptación parcial: el comprobante necesita una corrección, por ejemplo un monto no acordado o un error que el proveedor debe ajustar antes de aceptarlo.

• Rechazo: usted está en desacuerdo con la información del comprobante y no lo acepta.

📢 Importante: el plazo para aceptar o rechazar es de 1 mes en días calendario más 8 días hábiles. Pasado ese plazo no podrá reportar esas facturas como gasto en su declaración.

✅ ¿Cómo acepta o rechaza un comprobante electrónico?

El proceso se hace sobre el comprobante recibido, no sobre el correo:

📍 La respuesta se envía a Hacienda con los consecutivos de recepción configurados para aceptación, aceptación parcial y rechazo. Si esa numeración no está lista, la respuesta no sale: configúrela antes de aceptar el primer comprobante.

🧾 ¿Cómo registra la factura de compra desde el XML recibido?

Aceptar el comprobante no crea el gasto. Para que la factura quede en su contabilidad, regístrela desde el XML:

📍 Si el comprobante ya se registró antes, el sistema lo marca y no permite crear la factura dos veces. Revise la lista de facturas de compra del proveedor antes de volver a intentarlo.

📋 ¿Qué información lleva el formulario al registrar el comprobante?

• Contacto: el proveedor del comprobante. Si no existe, créelo desde el mismo formulario o consulte cómo crear e importar contactos en Alegra.

• Moneda: se elige cuando la empresa tiene activa la opción de multimoneda; si no está activa, la factura queda en la moneda de la empresa.

• Número: el número de la factura de compra, que se completa de forma automática con la información del XML.

• Fecha: la fecha de la factura de compra, también automática desde el XML.

• Vencimiento: la fecha de pago que estableció el proveedor.

• Bodega: la bodega de la que se descuenta el inventario de los productos de la factura. Vea cómo gestionar su inventario en diferentes bodegas.

• Centro de costos: el centro al que se carga el gasto. Vea cómo crear centros de costos.

• Producto XML: el concepto facturado, que llega descrito en el XML.

• Cuenta contable o producto: el dato que el XML no resuelve. Seleccione el producto inventariable o de servicio, o la cuenta contable del gasto; si no existe, créelo desde el formulario. Vea cómo crear o importar sus productos y servicios.

• Valor, Desc % e Impuesto: el precio, el descuento y el impuesto de cada línea, automáticos desde el XML.

• Cantidad: la cantidad de productos o servicios adquiridos, automática desde el XML.

• Observaciones: campo opcional para notas internas de la factura.

📍 La cuenta contable o producto es el único dato que siempre debe elegir usted: sin él la factura no se puede guardar, porque el XML trae el concepto del proveedor pero no su plan de cuentas.

❓ Preguntas frecuentes

• ¿Dónde veo el correo donde me llegan las facturas? En Gastos > Recepción de comprobantes > Buzón de correo. Allí está la lista de correos recibidos con el comprobante de cada proveedor. La dirección a la que ellos escriben se consulta en Gastos > Recepción de comprobantes > Configurar.

• ¿Las facturas llegan a mi correo personal? No. Llegan a la dirección del buzón configurada en Alegra, que es distinta de su correo personal. Por eso debe compartir esa dirección con sus proveedores.

• Mi proveedor ya envió la factura y el buzón no la muestra, ¿qué reviso? Primero, que haya escrito a la dirección exacta del buzón y no a otro correo de la empresa. Segundo, que el envío incluya el comprobante electrónico. Si el buzón sigue vacío, pídale el reenvío y confirme con él la dirección usada.

• ¿Puedo aceptar el comprobante sin registrar la factura? Sí. La aceptación o el rechazo ante la DGT y el registro de la factura de compra son dos pasos distintos: el primero responde a Hacienda y el segundo crea el gasto en su contabilidad.

• ¿Qué pasa si no acepto ni rechazo a tiempo? Pasado el plazo de 1 mes calendario más 8 días hábiles, el comprobante ya no se puede reportar a la DGT y la factura no podrá sustentar el gasto en su declaración.

• ¿Dónde veo las respuestas que ya envié a la DGT? En el reporte de aceptaciones y rechazos de comprobantes electrónicos, que lista las respuestas enviadas y su estado.

El reporte de respuestas está en ¿Cómo generar un reporte de aceptaciones y rechazos de sus comprobantes electrónicos?

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