Con Mi Equipo en el Espacio Contador de Alegra ERP, usted decide quién accede a qué datos de su firma: cada colaborador accede solo a las empresas que usted le asigne y con los permisos de su rol. Además, puede asignar, actualizar o eliminar roles de forma masiva en varias empresas desde un solo lugar, sin entrar cuenta por cuenta.
👉 Índice
🔐 ¿Quién puede ver los datos de su firma y cómo se controla?
El acceso a su firma ya no se hereda: se otorga. Cada colaborador recibe un rol y una lista de empresas asignadas, y solo puede entrar a esas empresas con los permisos de ese rol. Lo que no esté marcado, no lo ve.
-
Antes: al crear un colaborador, este podía ver la empresa contable y su información sin que usted lo decidiera.
-
Ahora: usted decide empresa por empresa qué ve cada persona, incluida la posibilidad de dejar su empresa de despacho fuera de todos los accesos.
-
En todo momento: cada acción queda asociada al colaborador que la ejecutó, y retirar un acceso no borra lo que ya registró.
La administración se hace desde Mi Equipo, en el menú lateral del Espacio Contador. Desde ahí se crean los accesos, se cambian los roles y se revocan permisos, todo sin salir de su firma.
📍 El control es por empresa. Un colaborador puede tener acceso a cinco empresas de clientes y ninguno a la sexta, y puede tener un rol distinto en cada una de ellas.
⚙️ ¿Qué roles existen y qué puede hacer cada colaborador?
El rol define qué puede hacer una persona dentro de una empresa. En el Espacio Contador los roles habituales son estos:
-
Administrador: es el dueño del despacho. Administra Mi Equipo, los roles y todas las empresas de la firma.
-
Contador: gestiona la contabilidad de las empresas que tenga asignadas: registra, concilia, cierra periodos y consulta reportes.
-
Asistente: apoya la operación del día a día en las empresas asignadas, con un alcance más limitado que el del contador.
-
Vendedor: trabaja la parte comercial de la empresa asignada, sin acceso a la información contable sensible.
El detalle de qué puede hacer cada uno está en ¿Qué puede hacer cada usuario en Alegra?, y los permisos que puede crear o editar en su empresa están en ¿Cómo crear y administrar usuarios para hacer trabajo colaborativo?
📍 El rol se define por empresa. Un mismo colaborador puede ser Contador en la empresa A y Asistente en la empresa B, y el cambio de rol en una no afecta a la otra.
👥 ¿Cómo asignar un rol a un colaborador en varias empresas?
Para dar acceso a una persona nueva en una o varias empresas de su firma, siga estos pasos:
1. Ingrese a Espacio Contador > Mi Equipo > Agregar colaborador.
2. Escriba el correo del colaborador y seleccione las empresas que podrá gestionar.
3. En cada empresa seleccionada, elija el rol que tendrá esa persona.
4. Haga clic en Guardar. Alegra envía la invitación al correo indicado para que active su acceso.
📍 Si va a incorporar varias personas a la vez, use Acciones masivas > Agregar varios usuarios y defina empresas y roles en la misma carga.
🔄 ¿Cómo actualizar o eliminar roles de forma masiva?
Cuando un colaborador cambia de funciones o sale de la firma, no hace falta abrir cada empresa: el cambio se aplica en lote desde el listado de Mi Equipo. Los pasos son estos:
1. Ingrese a Mi Equipo y marque con el checkbox a los colaboradores que va a modificar.
2. Abra el menú de Acciones masivas > Seleccione la acción: cambiar rol, reasignar empresas, eliminar acceso a una o varias empresas, o desactivar usuarios.
3. Defina el rol y las empresas de destino, según la acción elegida.
4. Revise el resumen del cambio y confirme para aplicarlo.
📢 Importante: antes de confirmar, revise el resumen y abra el detalle de cada colaborador para corregir lo que haga falta: el cambio se aplica a todas las empresas seleccionadas a la vez. Eliminar el acceso no borra la información que el colaborador ya registró; solo revoca su permiso desde ese momento.
📍 Para un solo colaborador no necesita el flujo masivo. Abra su ficha, entre a Empresas asignadas y cambie el rol del selector que está al lado de cada empresa.
🛡️ ¿Cómo proteger la información de su empresa de despacho?
La empresa de su despacho —la suya, la del contador— no debería quedar a la vista de asistentes ni de vendedores. Se excluye en el momento de asignar los accesos:
1. Al crear o editar un colaborador, abra la lista Empresas asignadas.
2. Deje sin marcar su empresa de despacho.
3. Confirme y guarde. El colaborador verá únicamente las empresas de clientes que usted seleccione.
💡 AlegraTip: asigne el rol más limitado que alcance para cada tarea. Si la persona solo registra ventas, dele Vendedor en lugar de Contador: reduce el riesgo de errores y mantiene la información sensible fuera de su alcance.
📍 La cantidad de colaboradores y los roles disponibles dependen del plan contratado. Revise las restricciones de su plan antes de una carga masiva para que nadie quede bloqueado a mitad de camino.
💬 Preguntas frecuentes
-
¿Cómo controlo qué datos de mi firma ve cada colaborador? Desde Mi Equipo, asignando empresas y un rol por empresa. Lo que no esté marcado en Empresas asignadas no aparece en su cuenta.
-
¿Puedo cambiar el rol de varias personas en varias empresas a la vez? Sí. Marque a los colaboradores en el listado de Mi Equipo, abra Acciones masivas y elija cambiar rol o reasignar empresas. El resumen le muestra el alcance antes de aplicar.
-
¿Qué pasa si elimino el acceso de un colaborador a una empresa? Pierde el acceso a esa cuenta desde ese momento, pero la información que ya registró se mantiene. Si necesita devolvérselo, vuelva a marcar la empresa en su ficha.
-
¿Un colaborador puede tener roles distintos en distintas empresas? Sí. El rol se define por empresa en Empresas asignadas: puede ser Contador en una y Asistente en otra.
-
¿Puedo invitar a varios colaboradores de una sola vez? Sí, desde Acciones masivas > Agregar varios usuarios. En la misma carga defina las empresas y el rol de cada persona.
-
¿Cómo vuelvo al Espacio Contador desde la empresa de un cliente? Use Volver al Espacio Contador, en la parte superior izquierda del encabezado de la cuenta del cliente. No necesita cerrar sesión.
¿Aún no tiene cuenta en Alegra ERP?
