Caso de uso de Alegra Bot con el pedido exacto que puedes copiar. Aquí está cómo pedir el reporte de ventas, verlo armado en el chat, descargarlo en Excel o PDF y dejarlo programado para que llegue solo.
👉 Índice
📊 ¿Qué le puedes pedir?
Le pides el reporte como se lo pedirías a un analista y el Bot arma la tabla con las cifras de tu empresa. Estos son los pedidos que mejor funcionan:
| Lo que le pides | Qué te entrega |
|---|---|
| Reporte de ventas del mes | Total vendido, ITBIS, notas de crédito y el desglose por día, por cliente o por documento. |
| Ventas por vendedor o por línea | El ranking del período y la comparación entre vendedores o líneas de producto. |
| Estado de resultados del mes | Ingresos, costos y gastos del período, con el resultado final y su explicación. |
| Ventas de un cliente o de un RNC | El historial de e-CF del cliente, con fechas, montos y saldo pendiente. |
| Ventas de este mes contra el anterior | Las dos columnas y la variación porcentual entre los períodos. |
📍 Pide el período con fechas explícitas: «del 1 al 31 de octubre de 2026» se entiende mejor que «este mes», y el archivo sale con el corte exacto que necesitas.
💬 ¿Cómo se lo pides?
Abre el chat del Alegra Bot desde tu cuenta y escribe el pedido completo en un solo mensaje. Este es un ejemplo literal que puedes copiar:
«Genera el reporte de ventas del 1 al 31 de octubre de 2026 en Excel, con el total vendido, el ITBIS y las notas de crédito, y desglósalo por cliente.»
Si necesitas otro corte, cambia solo una parte del mensaje:
- Estado de resultados: «Dame el estado de resultados de octubre en PDF, con ingresos, costos y gastos.»
- Descarga directa: «Descarga el estado de resultados en Excel.»
- Por vendedor: «Dame las ventas por vendedor del trimestre en Excel.»
- Al correo: «Envía el reporte de ventas del mes a mi correo.»
📍 Si el Bot te pregunta por el formato o el período, responde en la misma conversación: no hace falta empezar un chat nuevo ni repetir todo el pedido.
🗂️ ¿Cómo ves y descargas el resultado?
El reporte primero aparece armado en la conversación y después queda como archivo descargable. Así lo ves y te lo llevas:
VIDEO — pendiente: captura del chat con Alegra Bot pidiendo el reporte en una cuenta de República Dominicana.
1. Abre el chat del Alegra Bot y envía el pedido con el período y el formato que necesitas.
2. Revisa la respuesta en la conversación: ahí ves la tabla con las cifras y el Bot te confirma el formato y el nombre del archivo.
3. Entra a la sección Archivos y descarga el .xlsx o el PDF. El archivo queda guardado ahí, así que lo puedes bajar otra vez cuando lo necesites.
📢 El reporte sale de los datos que ya están registrados en Alegra ERP. Si una factura, una nota de crédito o un gasto no está registrado, no aparece en el archivo: revísalo y pide el reporte de nuevo.
⏰ ¿Cómo lo programas para que llegue solo?
Si el reporte lo pides todas las semanas o todos los meses, no lo repitas a mano: conviértelo en una tarea recurrente y el Bot lo ejecuta solo, con el archivo listo para descargar.
VIDEO — pendiente: captura de la sección Tareas con el reporte programado en una cuenta de República Dominicana.
1. Haz clic en Nueva conversación y elige Tareas recurrentes.
2. Escribe el reporte que quieres y responde lo que te pregunte el Bot: en qué formato lo necesitas (texto, Excel o Word), si lo quieres recibir por correo y con qué frecuencia (diaria, semanal o mensual).
3. Confirma la tarea. El Bot te indica la fecha y hora de la próxima ejecución y dónde vas a encontrar el resultado.
4. Entra a la sección Tareas para cambiar la frecuencia, desactivarla o eliminarla cuando ya no la necesites.
📍 Cada tarea tiene su propio horario: puedes dejar el reporte de ventas todos los lunes y el estado de resultados el primer día de cada mes.
❓ Preguntas frecuentes
- ¿Puedo descargar el mismo reporte en Excel y en PDF? Sí, pide el reporte otra vez cambiando solo el formato, o pídelo en los dos en el mismo mensaje.
- ¿De dónde salen los números del reporte? De los documentos registrados en tu empresa en Alegra ERP: facturas, notas de crédito, gastos y pagos. El Bot no calcula sobre datos que no estén en el sistema.
- ¿Puedo cambiar la frecuencia de una tarea que ya creé? Sí, entra a la sección Tareas y edítala; también puedes desactivarla sin borrarla.
- ¿Los archivos se borran con el tiempo? No, quedan guardados en la sección Archivos y los puedes descargar cuando los necesites.
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