Emite tus facturas de compra electrónicas en Alegra - Costa Rica

La factura electrónica de compra es un documento que respalda la compra de bienes o servicios a contribuyentes que no hacen uso de los comprobantes electrónicos (régimen simplificado). Dicha factura debe ser emitida por parte de los compradores y enviada al Ministerio de Hacienda.

Por ejemplo: "Un proveedor de la empresa Ejemplar emite una factura física por la contratación de sus servicios, razón por la cual la empresa Ejemplar requiere emitir la factura electrónica de compra para enviarla a Hacienda".

¿Qué plazo tengo para emitir la factura electrónica de compra?

El comprador tiene hasta 1 mes y 8 días laborables a partir de la fecha de la factura física para emitir la factura electrónica de compra ante Hacienda.

Sigue estos pasos para emitir facturas electrónicas de compra:

1. Haz clic en el menú "Gastos".

2. Selecciona la opción "Facturas de compra".

3. Haz clic en el botón "Nueva factura de compra"

4. Activa la casilla "Emitir factura electrónica de compra".

5. Completa los datos del formulario. Más adelante puedes ver su explicación.

6. Haz clic en el botón "Emitir".


Así:

factura de compra cabys costa rica

Al  hacer clic en el botón "Emitir", la factura quedará en estado "Comprobante en proceso de certificación".

Luego de unos minutos recibirás un correo con la respuesta (aceptación o rechazo) de la D.G.T. y cambiará el estado de la factura en Alegra

En el detalle de la factura electrónica de compra podrás hacer clic en el botón "Mostrar detalles" para ver los comentarios de la respuesta de la D.G.T. y los archivos XML de la factura electrónica. Además encontrarás las opciones para imprimir y descargar la factura.

Nota: si la factura electrónica de compra fue rechazada Alegra regresará el movimiento generado, restando los productos inventariables, quitando la compra del reporte y anulando el asiento. Debes volver a emitir la factura con las correcciones sugeridas por la D.G.T. Puedes ver las correcciones sugeridas en el detalle de la respuesta enviada.

En el paso número 5 debes completar el formulario con la siguiente información:

  • Contacto: elige entre tus contactos el nombre del proveedor que emite la factura.
  • Moneda: elige la moneda con la que quieres registrar la factura de compra. Ver más.
  • Actividad económica: indica la actividad económica de tu proveedor.
  • Número: ingresa el número del comprobante o factura física.
  • Fecha de compra: ingresa la fecha del comprobante o factura física.
  • Fecha de emisión: ingresa la fecha en la que emites la factura de compra electrónica.
  • Condición: elige la forma en que será pagada la factura.
  • Método de pago: despliega la lista y elige el método correspondiente.
  • Fecha de vencimiento: se refiere a la fecha tope para pagar la factura. Ver más.
  • Bodega: elige en qué almacén deseas registrar el producto comprado. Ver más.
  • Cuenta contable/Ítem: si es compra de inventario selecciona el ítem que estas comprando para comercializar. Si la compra es por otro motivo selecciona la cuenta contable correspondiente como papelería, servicios públicos, entre otros. Puedes agregar cuantos ítems o cuentas desees solo debes hacer clic en "agregar línea".
  • Precio: costo del producto o servicio comprado.
  • Impuesto: se refiere al impuesto asociado en la factura, en este caso debe ser "IVA Exento" ya que el régimen simplificado no emite documentos con IVA.
  • Cantidad: selecciona la cantidad de productos que estás comprando.
  • Observación: agrega  forma opcional información adicional.
  • Desc %: si tu proveedor te otorgó algún descuento puedes utilizar este campo para registrarlo.

Al momento de ingresar un descuento debes hacer clic sobre el campo correspondiente al descuento e indicar su naturaleza y el porcentaje del descuento otorgado, haz clic en "Aceptar" para guardar los cambios.

  • No tendrás que crear ninguna numeración para tus facturas electrónicas de compra porque Alegra genera este consecutivo de forma automática al activar la casilla en el formulario. 
  • Todas nuestras cuentas están habilitadas con facturación electrónica, pero ten en cuenta que si deshabilitas la opción "Facturación electrónica" en la configuración de la empresa, la función "Emitir factura electrónica de compra" no estará disponible en el formulario para la creación de facturas de compra

Consulta este articulo para conocer como configurar la información de tu empresa.

  • Asegúrate de que tus proveedores estén creados bajo el régimen simplificado de lo contrario Alegra  te mostrará una advertencia y no podrás crear la factura electrónica de compra.

Puedes crear nuevos proveedores o editar la información de los contactos existentes. Consulta este artículo para conocer cómo hacerlo.

  • Si la factura electrónica de compra no se emite por intermitencias con Hacienda o errores en el formulario puedes emitirla  ingresando al detalle de la factura. 
  • Si tienes órdenes de compra creadas puedes convertirlas en facturas de compra electrónica solo debes ingresar al detalle de la orden de compra y hacer clic en el botón "Convertir a compra".

Para conocer cómo crear tus ordenes de compra consulta este artículo.

Asocia un código Cabys a tus cuentas contables

Si al momento de ingresar el concepto de la factura deseas seleccionar una cuenta contable, es importante que esta tenga asociado un código Cabys, de lo contrario Alegra mostrará una advertencia y no podrás emitir la factura electrónica de compra.

A continuación te explicamos paso a paso cómo asociar un código Cabys a tus cuentas contables:

1. Ingresa en el menú “Contabilidad” y selecciona la opción “Catálogo de cuentas”.

2. Selecciona la cuenta que deseas modificar y haz clic en el botón “Editar”. editar-5

3. Selecciona de la lista el código Cabys deseas asociar a la cuenta.

4. Haz clic en “Guardar” para conservar los cambios.

Así:

asignacion codigo cabys cuentas contables alegra c

Nota: cuando edites tus cuentas contables solo puedes asociar un código Cabys a las cuentas de “Activos” y “Egresos". Para conocer más sobre cómo gestionar las cuentas contables de tu negocio, te invitamos a leer este artículo.

Si deseas conocer más sobre cómo emitir tus comprobantes electrónicos en Alegra, te recomendamos leer estos artículos:

 

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