Cómo usar Alegra si tienes una Librería

• Logo de tu empresa: puedes cargar la imagen de tu logo para que se muestre en tus documentos y en tu cuenta. Para que tu logo se vea correctamente, la imagen debe tener 178 píxeles de ancho y 51 píxeles de alto, y su tamaño no debe superar los 2MB.

• Nombre: corresponde al nombre de tu empresa.

• Número de identificación: corresponde al número de identificación de tu empresa.

• Dirección: ubicación geográfica de tu empresa.

• Ciudad: ciudad en la que se encuentra ubicado tu negocio.

• Teléfono: teléfono de tu empresa.

• Correo electrónico: establece la dirección de correo electrónico.

• Sitio web: agrega la página web de tu empresa.

Configuración básica

• País: corresponde al país en el cual se encuentra tu negocio.

• Zona horaria: es la zona horaria correspondiente según la ubicación de tu empresa.

• Número de empleados: elige la cantidad de empleados que tienes en tu negocio.

• Moneda: selecciona la moneda que usarás para crear tus comprobantes. El sistema selecciona por defecto tu moneda local.

• Sector: elige una actividad económica que se ajuste a los productos o servicios que vendes en tu negocio. 

• Precisión decimal: selecciona el número de decimales con los que quieres elaborar tus documentos.

• Separador decimal: elige entre la coma y el punto como signo separador de decimales.

• Cuaderno empastado grande = cuad-empa-grande.

• Caja de bolígrafos color azul = caja-boli-azul.

• Sacapuntas de metal con depósito = saca-metal-depósito.

• Resma de papel grande = resma-papel-grande.

Si deseas conocer más sobre la creación de ítems o productos, puedes leer los siguientes artículos:

• Crea productos y servicios para facturar en Alegra.
• Importa tus productos y servicios a Alegra.
• Ajustes de inventario.
• Actualiza masivamente tus productos en Alegra.
• Agrega un código de barra a tus productos de venta.
• Agrega imágenes a tus productos de venta.

3. Crea combos y kits de productos para facturar tus ofertas

En Alegra puedes registrar tus artículos en el sistema y también crear combos de productos para agilizar la facturación y ofrecer a tus clientes ofertas especiales. 

Sigue estos pasos para crear combos en el sistema:

1. Haz clic en el menú "Inventario".

2. Elige la opción "Ítems de venta".

3. Haz clic en el botón "Nuevo ítem de venta". 

4. Selecciona la opción "Combo".

5. Llena los campos del formulario básico y haz clic en "Completar combo".

6. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

7.  Haz clic en la opción "Guardar" para conservar los cambios.

Observa:

A partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular. Además, cuando generes una venta se disminuirán las cantidades indicadas de los productos inventariables que lo integran.

Si deseas conocer más sobre la creación de combos, te recomendamos leer este artículo.

4. Registra tus clientes en el sistema

Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual en tu Librería, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas.

En Alegra tienes la opción de registrar tus contactos uno a uno, crearlos desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde una hoja de cálculo (Excel).

Sigue estos pasos para crear un contacto:

1. Haz clic en la opción "Contactos" ubicada en el menú principal.

2. Selecciona la opción "Todos".

3. Haz clic en el botón "Nuevo contacto".

4. Completa el formulario con la información del contacto, puedes ver la explicación más adelante.

5. Selecciona dentro del formulario si tu contacto es Cliente, Proveedor o ambos.

6. Haz clic en "Crear contacto" para conservar los cambios.

Observa:

Si deseas conocer más sobre la creación de contactos, puedes consultar este artículo.

Si deseas conocer el estado de cuenta por cliente, puedes consultar este artículo.

5. Factura las ventas de tu Librería

Las facturas de venta son documentos que sirven de respaldo para las actividades comerciales de tu negocio. Pueden ser de venta de productos o servicios y las expide un vendedor a su cliente.

Una vez registrados tus clientes y productos en Alegra, puedes elaborar facturas en segundos desde tu navegador.

Sigue estos pasos para crear una factura de venta:

1. Haz clic en el menú "Ingresos". 

2. Selecciona la opción "Facturas de venta". 

3. Haz clic en el botón "Nueva factura".

4. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Para finalizar, haz clic en el botón "Guardar".

Observa:

Si quieres saber más sobre la creación de tus facturas de venta, te recomendamos leer los siguientes artículos:

• Agregar múltiples impuestos a tus facturas de venta.
• Notifica el vencimiento de facturas de venta a tus clientes.

6. Gestiona tus compras a proveedores

Con Alegra puedes elaborar órdenes de compra indicando la cantidad, detalle, precio y forma de pago. También, puedes enviarlas a tu proveedor como soporte para la solicitud de la mercancía que requieres.

Luego de recibir el pedido, también puedes registrar en el sistema las facturas que respaldan la compra detallando la información de tu proveedor, los productos comprados, su valor y las condiciones de pago.

Sigue estos pasos para generar tus facturas de proveedor en el sistema:

1. Haz clic en el menú "Gastos".

2. Elige la opción "Facturas de proveedores".

3. Haz clic en el botón "Nueva factura de proveedor".

4. Completa el formulario con los campos solicitados. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Para finalizar, haz clic en el botón "Guardar".

Observa:

Si deseas conocer más sobre la creación de órdenes de compra y facturas a proveedores te recomendamos leer estos artículos:

• Aprende a crear órdenes de Compra a Proveedores.

• ¿Cómo elaborar una factura de Compra a Proveedores?.

• Aprende a registrar un egreso en Alegra.

7. Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta

Además de vender usando nuestra versión web, también puedes crear tus facturas usando Alegra POS, un sistema simple y ágil de facturación para puntos de venta, ideal para Librerías.

Observa:

Sigue estos pasos para crear tus facturas con Alegra POS:

1. Dirígete al menú y haz clic en la opción "POS".

2. Haz clic en el botón "Ingresa a Alegra POS".

3. Ubica el recuadro "Venta". Puedes seleccionar la "Lista de precio" para tu factura si lo requieres.

4. Verifica que en el recuadro "Numeración" tengas seleccionado una numeración electrónica, de lo contrario, puedes agregarla.

5. Si lo deseas, puedes elegir el "cliente" al que le vas a vender. También puedes agregar uno nuevo haciendo clic en el símbolo más (+).

6. Agrega los productos a la factura de venta haciendo clic sobre cada uno de ellos.

7. Cuando hayas terminado de agregar los productos, haz clic en el botón "Vender".

8. Selecciona el método de pago de la factura.

9. Agrega el valor recibido, de forma opcional puedes elegir el vendedor y agregar observaciones sobre el pago.

10. Para finalizar, haz clic en el botón "Facturar" para emitir la factura.

Observa:

Si deseas conocer más sobre el Sistema Punto de Venta POS, te recomendamos leer estos artículos:

• Primeros pasos con el Sistema Punto de Venta POS.
• Realiza una apertura y cierre de turnos en el Sistema Punto de Venta POS.
• Conoce los dispositivos recomendados para facturar con el Sistema Punto de Venta POS.

8. Vende desde un Smartphone o Tablet

Para agilizar aún más la contabilidad de tu Librería, Alegra también cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.

Observa:

Descárgala desde tu tienda de apps favorita:

Si deseas conocer más detalles sobre cómo navegar en la app y utilizar todas sus funcionalidades, te recomendamos que leas este artículo.

Adicional a estas herramientas, Alegra también dispone de funciones con las cuales es posible administrar, controlar e impulsar el crecimiento de tu empresa, tales como:

• Configurar variantes y campos adicionales para la creación de tus productos.
• Gestionar tu Inventario en diferentes bodegas.
• Clasificar tus productos de venta por categorías.
• Crear y administrar tus vendedores.
• Aprender a crear cotizaciones.

• Aprender sobre el registro de gastos e ingresos.

• Crear remisiones y ordenes de compra.

• Gestionar tus cuentas de bancos.

• Aprender a crear diversos reportes financieros.

• Conocer todas las integraciones que puedes hacer con tu cuenta de Alegra visitando nuestro Marketplace.

Si deseas agilizar aún más la contabilidad de tu Librería, puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrá visualizar toda tu información contable en tiempo real, elaborar reportes y gestionar las finanzas de otros clientes registrados en Alegra.

                                            ¿Aún no tienes una cuenta en Alegra?

Conoce todas las soluciones que te brinda el ecosistema de Alegra: Alegra Contabilidad, Alegra POS, Alegra Tienda y si estás en Colombia también podrás adquirir la solución de Alegra Nómina. Además te invitamos a registrarte en Alegra Contador una solución gratuita hecha para darle superpoderes a la profesión contable.

Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.

Descubre las próximas actualizaciones de Alegra visitando la siguiente tabla de funcionalidades, allí podrás encontrar las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.

Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.