Los saldos iniciales son los valores que reflejan la situación financiera de la empresa al inicio de un periodo contable. Estos saldos sirven como punto de partida para llevar un registro financiero preciso y realizar transacciones contables a lo largo del período.
Importar los saldos iniciales en Alegra es clave para establecer una base contable sólida y detallada, lo que facilita la elaboración de reportes y el análisis financiero de la empresa.
En este artículo aprenderá a importar los saldos iniciales de sus cuentas usando una plantilla de Excel. Si prefiere ingresar manualmente esta información, consulte el artículo Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas contables en Alegra.
👉 Índice
- ¿Cómo importar los saldos iniciales?
1.1. Panel de vista detallada.
1.2. Panel de resumen. - ¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
- ¿Cómo gestionar sus saldos iniciales?
1. ¿Cómo importar los saldos iniciales?
Siga estos pasos:
1. Vaya al menú de Contabilidad. Seleccione Catálogo de cuentas y haga clic en Saldos iniciales.
2. Haga clic en Importar y descargue la plantilla de importación.
3. Ingrese la información en la plantilla. Puede ingresar el código, la cuenta contable o ambos, asegurándose de que guarden correlación. Si la cuenta aún no existe, podrá crearla durante la importación.
4. Una vez completada la plantilla, súbala a Alegra, elija la fecha con la que se registrarán los saldos iniciales y haga clic en Continuar.
5. Obtendrá una vista detallada de sus saldos. Si el sistema identifica correcciones, deberá corregirlas antes de Guardar y ver resumen.
6. Desde la vista de resumen podrá validar los saldos, en este paso aún puede hacer ajustes finales por cuenta. Asegúrese de que la ecuación patrimonial se cumpla (activos = pasivos + patrimonio) y haga clic en Importar saldos iniciales.
😊 Observe:
📝 Campos de la plantilla
| Código/Cuenta contable | Uno o ambos deben coincidir con su catálogo. |
| Débitos/Créditos | Registre el saldo débito o crédito según la naturaleza de la cuenta, pero nunca ambos en una misma fila. |
| Contacto (opcional) | Ingrese el nombre del contacto asociado al saldo. El campo es opcional y puede aplicarse tanto a facturas como a otras cuentas registradas por tercero. Si el contacto aún no existe en Alegra, podrá crearlo durante la importación. 📌 Nota: de manera opcional y cuando sea necesario, podrá vincular el saldo de una cuenta por cobrar o por pagar con un cliente o proveedor específico. |
| N.º de documento | Indique el número de documento a registrar. Le ayudará a detallar sus cuentas por cobrar y por pagar. |
| Fecha del documento | Indique la fecha del documento que se relaciona con sus cuentas por cobrar y por pagar. |
| Fecha de vencimiento | Indique la fecha de vencimiento que se relaciona a sus cuentas por cobrar y por pagar. |
| Centro de costos | Asocie un centro de costos con la cuenta contable. Si este aún no existe en Alegra, podrá crearlo durante la importación. |
| Descripción | Agregue un comentario o nota para el registro de sus saldos. |
📌 Nota: puede agilizar el proceso exportando su catálogo y copiando los datos.
1.1 Panel de vista detallada
😊 Observe:
-
🟡 Celdas amarillas: observaciones informativas (no bloquean el proceso).
-
🔴 Celdas rojas: errores críticos que deben ser corregidos para poder avanzar. Por ejemplo: la cuenta, el contacto o el centro de costos no existen. Se encuentran datos mal estructurados o incompletos. Hay campos obligatorios faltantes para cuentas por cobrar/pagar.
📌 Nota: asegúrese de que las cuentas contables a las que le agregará documentos tengan el uso “Cuentas por cobrar” o “Cuentas por pagar” desde su catálogo de cuentas. Cómo asignarle usos o comportamientos automáticos a tus cuentas contables en Alegra.
1.2 Panel de resumen
😊 Observe:
✏️ Valide que se cumpla la ecuación patrimonial y realice ajustes finales antes de confirmar. También verá el saldo previo en contabilidad, que:
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Es un valor que refleja los movimientos y registros históricos acumulados en cada cuenta dentro de Alegra hasta el día anterior a la importación de los saldos iniciales.
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Le ayuda a evitar duplicidades.
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Si no aparece, puede consultar el Estado de situación financiera o Estado de resultados filtrados al período correspondiente.
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Si una cuenta contable se repite en varias filas, el saldo previo siempre se mostrará en la primera fila de esa cuenta.
2. ¿Qué debo tener en cuenta al importar los saldos iniciales?
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Personalice su catálogo de cuentas antes de ingresar saldos.
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La fecha debe estar en un período contable abierto.
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Puede registrar saldos globales o por tercero (clientes/proveedores).
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Los saldos se organizan jerárquicamente desde subcuentas hasta cuentas mayores.
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Verifique la naturaleza contable de las cuentas para evitar descuadres.
-
Use el balance de comprobación como guía antes de importar.
3. ¿Cómo gestionar sus saldos iniciales?
Una vez importados, puede:
-
Editar o eliminar los saldos.
-
Ver el asiento contable generado.
-
Consultar el balance de comprobación.
-
Realizar ajustes por medio de un nuevo asiento contable, útil para mover saldos o asociarlos a diferentes contactos sin volver a importar.
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