Los saldos iniciales son los valores que reflejan la situación financiera de la empresa al inicio de un periodo contable. Estos saldos sirven como punto de partida para llevar un registro financiero preciso y realizar transacciones contables a lo largo del período.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea llevar la información administrativa y contable de su negocio, por lo que requiere registrar los valores iniciales de sus cuentas de balance y de resultados”.
Registrar los saldos iniciales en Alegra es clave para establecer una base contable sólida y detallada, lo que facilita la elaboración de reportes y el análisis financiero de la empresa.
👉 Índice
- Consideraciones.
- Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas.
2.1. Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas por cobrar y por pagar.
2.2. Ingrese los saldos iniciales de inventario y bancos. - Gestione sus saldos iniciales.
1. Consideraciones
Tenga en cuenta lo siguiente:
- Es recomendable que personalice su catálogo de cuentas antes de crear los saldos iniciales.
- El sistema no permite seleccionar una fecha para los saldos iniciales que correspondan a un periodo contable que ya ha cerrado.
- Las cuentas mayores no están habilitadas para ingresar saldos, únicamente podrá hacerlo mediante sus subcuentas o cuentas de movimiento. Puede cambiar el tipo de cuenta desde el catálogo de cuentas.
Observe:
🔎 Conozca cómo personalizar su catálogo de cuentas. - Los saldos iniciales registran los saldos de sus cuentas de manera global, sin embargo, también puede agregar los saldos por tercero. Esto es útil, por ejemplo, para el saldo de las cuentas por cobrar o por pagar de sus clientes y proveedores.
- El sistema organiza los saldos de forma jerárquica, es decir, los saldos de las cuentas auxiliares y subcuentas se acumulan progresivamente hasta alcanzar el total de la cuenta principal o mayor.
- Para evitar descuadres en los saldos, preste especial atención a la naturaleza contable de las cuentas y a la forma en la que estas suman o restan en el estado de situación financiera y de resultados.
2. Ingrese los saldos iniciales en su cuenta
Siga estos pasos:
1. Vaya al menú de “Contabilidad”. Seleccione “Catálogo de cuentas” y luego “Saldos iniciales”.
2. Elija la fecha y numeración para el registro.
3. Ingrese los saldos de las cuentas del estado de situación financiera y de resultados y, cuando sea necesario, asigne el respectivo contacto.
📍 Nota: los saldos iniciales de las cuentas de inventario y de bancos requieren un tratamiento especial, el cual se explicará en el punto 2.2.
4. Cuando se cumpla la ecuación patrimonial, es decir, que la suma de los activos sea igual a la suma de los pasivos más el patrimonio, haga clic en "Guardar".
📍 Nota: puede seleccionar "Posponer" para guardar los cambios y completar el proceso en otro momento.
Observe:
📌 Nota: al posponer la creación de sus saldos iniciales, podrá retomar el proceso desde la sección del Catálogo de cuentas.
Observe:
2.1. Ingrese los saldos iniciales de sus cuentas por cobrar y por pagar
Puede registrar nuevos documentos para las cuentas por cobrar y por pagar a las que haya asignado usos o comportamientos automáticos. En la línea de registro, se expandirá una subsección denominada “Referencia”, en donde podrá ingresar el número de documento, así como las fechas de creación y de vencimiento.
Los documentos que registre harán parte de los reportes de cuentas por cobrar y por pagar, lo que le permitirá asociarles pagos a futuro.
Agregue tantos registros como sean necesarios haciendo clic en "Duplicar" la fila.
Observe:
🔍 Cree nuevos documentos desde sus asientos contables en Alegra.
2.2. Ingrese los saldos iniciales de inventario y bancos
🔹 Ingrese los saldos iniciales de inventario
Para ingresar los saldos iniciales de inventario, debe crear en el sistema sus ítems de venta, Alegra hará el cálculo de forma automática multiplicando la cantidad por el costo unitario y agregará el registro en la cuenta contable correspondiente.
Tiene dos opciones para crear sus ítems de venta:
Observe:
🔹 Ingrese los saldos iniciales de bancos
Vaya al menú de “Bancos”, seleccione "Bancos y cajas" y haga clic en “Agregar banco”, el valor que ingrese en el campo “Saldo inicial” se registrará en la cuenta contable correspondiente.
Si lo desea, puede editar los bancos que el sistema tiene creados de manera automática y agregar a estos los saldos iniciales.
Observe:
🔹 Como pudo observar, las cuentas tipo “Bancos” (que posean saldos iniciales) y los “Inventarios” (con cantidades y costo inicial) se crean desde sus respectivos módulos. Ahora bien, si al momento de ingresar los saldos iniciales, nuevamente los registra en su respectiva cuenta contable, la información se duplicará, por lo tanto, en la sección de “Patrimonio”, encontrará los campos de “Ajustes iniciales - Bancos” y “Ajustes iniciales - Inventario”, en donde tendrá que ingresar los valores en negativo.
Siguiendo el ejemplo:
3. Gestione sus saldos iniciales
Una vez que haya guardado los saldos iniciales, encontrará diferentes opciones para gestionarlos y ajustarlos.
Observe:
✏️ Acciones
- Editar: realice modificaciones a sus saldos iniciales.
- Eliminar: considere que esta acción es irreversible.
- Ver asiento contable: podrá ver el registro generado al momento de crear sus saldos iniciales.
- Ver Balance de comprobación: compruebe los saldos iniciales con este reporte.
📌 Nota: si requiere ajustar sus saldos iniciales sin modificar el registro descrito en este artículo, podrá hacerlo mediante un nuevo “Asiento contable”, que permite mover saldos entre cuentas o realizar ajustes manuales, siendo útil para corregir errores o reclasificaciones, además, permite asociar cada cuenta contable a un contacto diferente.
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