Alegra es un sistema contable, administrativo y de facturación que permite crear facturas de venta de forma fácil y rápida. Sus funcionalidades han ayudado a cientos de Farmacias a ganar tiempo gestionando sus inventarios y a impulsar sus ganancias.
Con Alegra estos negocios también han tenido éxito llevando un control de sus finanzas, ya que nuestro sistema se adapta a sus actividades comerciales y posee herramientas que simplifican sus procesos contables.
En esta ayuda te compartiremos herramientas y tips para que puedas potenciar tu Farmacia. ¡Comencemos!
👉 Índice
- Configura la información de tu negocio.
- Crea los productos y servicios a vender en tu Farmacia.
A. Agrega campos adicionales para tus productos. - Crea combos de productos o servicios para facturar tus ofertas.
- Registra tus clientes en el sistema.
- Factura las ventas de tu Farmacia.
- Gestiona tus compras a proveedores.
- Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta.
- Vende desde un Smartphone o Tablet.
Gestión ágil para tu farmacia: la clave para monitorear tus inventarios. Dale a tu farmacia el poder de una gestión eficiente: centraliza tu operación, accede a reportes inteligentes que simplifiquen el manejo de inventarios y toma decisiones más informadas. ✨ ¡Descarga la guía para llevar tu éxito al siguiente nivel!
Luego de crear tu cuenta debes empezar a configurarla para registrar tus ventas y mantener tu contabilidad al día.
1. Configura la información de tu negocio
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. Ubica el recuadro “Empresa” y selecciona la opción “Empresa”.
3. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.
📢 Importante:
-
La información solicitada por el formulario puede variar de acuerdo a la versión del país que utilizas.
-
Los campos del formulario marcados con un asterisco ( * ) son requeridos.
Luego de configurar tu información, puedes crear los productos de tu farmacia uno a uno o importarlos de forma masiva desde un Libro de Excel (.xlsx). 🔎 Aprende a importar tus productos y servicios.
2. Crea los productos y servicios a vender en tu Farmacia
Lo primero que te recomendamos antes de crear tus productos de venta, es activar los campos adicionales que requieras como “Fecha de vencimiento” y ”Lote”.
A. Agrega campos adicionales para tus productos
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”
2. En el recuadro “Inventario” selecciona la opción “Campos adicionales”.
3. Haz clic en el botón “Nuevo campo adicional”.
4. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haz clic en la opción “Guardar”.
Observa:
✍️ Formulario “Nuevo campo adicional”
- Nombre: agregar el nombre con el que podrás identificar el campo creado al momento de crear tus productos.
- Tipo de campo: selecciona la opción correspondiente de acuerdo a la información que deseas agregar en el nuevo campo.
- Valor por defecto: agrega el valor por defecto.
- Descripción: agrega la descripción del campo adicional a crear.
- Campo “Obligatorio”: si activas este campo, será obligatorio agregar información cuando se vaya a crear los ítems de venta.
- Campo “Imprimir en facturas”: activa este campo si deseas que el campo adicional se imprima en tus facturas junto al nombre de tus ítems.
Ahora si puedes crear tus productos con los campos adicionales creados anteriormente, para ello sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Inventario” y selecciona la opción “Ítems de venta”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo ítem de venta” y selecciona la opción correspondiente “Producto” o “Servicio”.
3. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Crear producto” o “Crear servicio”, según sea el caso.
Observa:
Cuando guardes tus productos en el sistema, te sugerimos usar una estructura o formato para nombrarlos. Así, cuando tu inventario crezca, la información va a estar ordenada y será más sencillo agregar nuevos ítems siguiendo ese formato.
A continuación te mostramos algunos ejemplos:
- Guantes médicos blancos = guan-medi-blancos
- Alcohol en gel con aroma a lavanda = alco-gel-lavanda
- Jarabe para la tos 250 gramos = jara-tos-250g
- Caramelos para la garganta sabor miel = cara-gar-miel
Si deseas conocer más sobre la creación de ítems de venta, puedes leer los siguientes artículos:
- Crea productos y servicios para facturar en Alegra.
- Actualiza masivamente tus productos en Alegra.
- Agrega un código de barra a tus productos de venta.
- Agrega imágenes a tus productos de venta.
A su vez, puedes crear combos de productos para agilizar la facturación y ofrecer a tus clientes ofertas especiales.
3. Crea combos de productos o servicios para facturar tus ofertas
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Inventario” y haz clic en la opción “Ítems de venta”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo ítem de venta” y selecciona la opción “Combo”.
3. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en la opción “Guardar”.
Observa:
A partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular. Además, cuando generes una venta se disminuirán las cantidades indicadas de los productos inventariables que lo integran.
Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual en tu Farmacia, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas. Podrás crearlos uno a uno desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde un Libro de Excel (.xlsx).
4. Registra tus clientes en el sistema
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”.
2. Haz clic en el botón “Nuevo contacto”.
3. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Selecciona dentro del formulario si tu contacto es Cliente, Proveedor o ambos.
5. Finalmente, haz clic en el botón “Crear contacto”.
Observa:
🔎 Descubre cómo generar el estado de cuenta por cliente.
Adicionalmente, podrás crear tus facturas de venta, los cuales son documentos que sirven de respaldo para las actividades comerciales de tu negocio.
5. Factura las ventas de tu Farmacia
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Haz clic en el botón “Nueva factura”.
3. Completa el formulario con la información solicitada. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
💡 Pausar o retroceder el video.
Si quieres saber más sobre la creación de tus facturas de venta, te recomendamos leer los siguientes artículos:
- Agregar múltiples impuestos a tus facturas de venta.
- Notifica el vencimiento de facturas de venta a tus clientes.
Con Alegra puedes elaborar órdenes de compra indicando la cantidad, detalle, precio y forma de pago. También, puedes enviarlas a tu proveedor como soporte para la solicitud de la mercancía que requieres.
Luego de recibir el pedido, también puedes registrar en el sistema las facturas que respaldan la compra detallando la información de tu proveedor, los ítems comprados, su valor y las condiciones de pago.
⬆️ Volver al índice6. Gestiona tus compras a proveedores
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción “Facturas de proveedores”.
2. Haz clic en el botón “Nueva factura de proveedor”.
3. Completa el formulario con los campos solicitados. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.
Observa:
Si deseas conocer más sobre la creación de órdenes de compra y facturas a proveedores, te recomendamos leer estos artículos:
- Aprende a crear órdenes de Compra a Proveedores.
- ¿Cómo elaborar una factura de Compra a Proveedores?
- Aprende a registrar un egreso en Alegra.
Además de vender usando nuestra versión web, también puedes crear tus facturas usando Alegra POS, un sistema simple y ágil de facturación para puntos de venta, ideal para Farmacias.
7. Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “POS” y haz clic en la opción “Ingresa a Alegra POS”.
2. Ubica la parte derecha de tu pantalla y de forma opcional, selecciona la “Lista de precio”, la “Numeración” y el “Cliente” correspondiente para tu factura de venta.
3. Agrega los productos a la venta haciendo clic sobre cada uno de ellos. Cuando termines de agregar los productos, haz clic en el botón "Vender".
4. Selecciona el método de pago de la factura de venta. Agrega el valor recibido, de forma opcional puedes elegir el vendedor y agregar observaciones sobre el pago.
5. Para finalizar, haz clic en el botón "Facturar". Puedes imprimir o enviar la factura por correo electrónico si lo deseas.
Observa:
🔎 Descubre más información sobre cómo utilizar el Sistema Punto de Venta POS.
8. Vende desde un Smartphone o Tablet
Para agilizar aún más la contabilidad de tu farmacia, el software contable cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.
Observa:
🔎 Conoce más detalles sobre cómo navegar en la app y utilizar todas sus funcionalidades.
Adicional a estas herramientas, también dispone de funciones con las cuales es posible administrar, controlar e impulsar el crecimiento de tu empresa, tales como:
- Configurar variantes y campos adicionales para la creación de tus productos.
- Gestionar tu Inventario en diferentes bodegas.
- Crear categorías para clasificar tus productos de venta.
- Crear y administrar tus vendedores.
- Crear cotizaciones.
- Registrar gastos y Registrar ingresos.
- Configurar remisiones y Crear órdenes de compra.
- Gestionar tus cuentas de bancos.
- Crear diversos reportes financieros.
- Ir al Marketplace de Alegra para conocer todas las integraciones que puedes hacer con tu cuenta.
Si deseas agilizar aún más la contabilidad de tu Farmacia, puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrá visualizar toda tu información contable en tiempo real, elaborar reportes y gestionar las finanzas de otros clientes registrados en Alegra.
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