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Cómo usar Alegra si tienes una Farmacia

Alegra es un sistema contable, administrativo y de facturación que permite crear facturas de venta de forma fácil y rápida. Sus funcionalidades han ayudado a cientos de Farmacias a ganar tiempo gestionando sus inventarios y a impulsar sus ganancias.

Con Alegra estos negocios también han tenido éxito llevando un control de sus finanzas, ya que nuestro sistema se adapta a sus actividades comerciales y posee herramientas que simplifican sus procesos contables.

En esta ayuda te compartiremos herramientas y tips para que puedas potenciar tu Farmacia. ¡Comencemos!

Luego de crear tu cuenta debes empezar a configurarla  para registrar tus ventas y mantener tu contabilidad al día.

1. Configura la información de tu negocio

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Configuración”.

2. Ubica el recuadro “Empresa” y selecciona la opción “Empresa”.

3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver la explicación del formulario aquí

4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.

Observa:

Importante: 

  • La información solicitada por el formulario puede variar de acuerdo a la versión del país que utilizas.

  • Los campos del formulario marcados con un asterisco ( * ) son requeridos.

Luego de configurar tu información, puedes crear los productos de tu farmacia uno a uno o importarlos de forma masiva desde un Libro de Excel (.xlsx). 🔎 Aprende a importar tus productos y servicios.

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2. Crea los productos y servicios a vender en tu Farmacia

Lo primero que te recomendamos antes de crear tus productos de venta, es activar los campos adicionales que requieras como “Fecha de vencimiento” y ”Lote”.

A. Agrega campos adicionales para tus productos.

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Configuración

2. En el recuadro “Inventario” selecciona la opción “Campos adicionales”.

3. Haz clic en el botón “Nuevo campo adicional”.

4. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Finalmente, haz clic en la opción “Guardar”.

Observa:

Campos adicionales_Farmacia

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

Formulario “Nuevo campo adicional”

  • Nombre: agregar el nombre con el que podrás identificar el campo creado al momento de crear tus productos.
  • Tipo de campo: selecciona la opción correspondiente de acuerdo a la información que deseas agregar en el nuevo campo.
  • Valor por defecto: agrega el valor por defecto.
  • Descripción: agrega la descripción del campo adicional a crear.
  • Campo “Obligatorio”: si activas este campo, será obligatorio agregar información cuando se vaya a crear los ítems de venta.
  • Campo “Imprimir en facturas”: activa este campo si deseas que el campo adicional se imprima en tus facturas junto al nombre de tus ítems.

Ahora si puedes crear tus productos con los campos adicionales creados anteriormente, para ello sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Inventario” y selecciona la opción “Ítems de venta”.

2. Haz clic en el botón “Nuevo ítem de venta” y selecciona la opción correspondiente “Producto” o “Servicio”.

3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver la explicación del formulario aquí

4. Finalmente, haz clic en el botón “Crear producto” o “Crear servicio”, según sea el caso.

Observa:

Nuevo Producto_Farmacia

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Cuando guardes tus productos en el sistema, te sugerimos usar una estructura o formato para nombrarlos. Así, cuando tu inventario crezca, la información va a estar ordenada y será más sencillo agregar nuevos ítems siguiendo ese formato. 

A continuación te mostramos algunos ejemplos:

  • Guantes médicos blancos = guan-medi-blancos
  • Alcohol en gel con aroma a lavanda = alco-gel-lavanda
  • Jarabe para la tos 250 gramos = jara-tos-250g
  • Caramelos para la garganta sabor miel = cara-gar-miel

Si deseas conocer más sobre la creación de ítems de venta, puedes leer los siguientes artículos: 

A su vez, puedes crear combos de productos para agilizar la facturación y ofrecer a tus clientes ofertas especiales.

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3. Crea combos de productos o servicios para facturar tus ofertas

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú “Inventario” y haz clic en la opción “Ítems de venta”.

2. Haz clic en el botón “Nuevo ítem de venta” y selecciona la opción “Combo”.

3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver más información y detalle del formulario aquí

4.  Finalmente, haz clic en la opción “Guardar”.

Observa:

Nuevo Combo_Farmacia

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A partir de ahora podrás usar este combo en tus facturas y cotizaciones como un ítem regular. Además, cuando generes una venta se disminuirán las cantidades indicadas de los productos inventariables que lo integran.

Si cuentas con un listado de clientes al que vendes de forma habitual en tu Farmacia, te recomendamos crearlos previamente en el sistema para ganar tiempo al momento de crear tus facturas. Podrás crearlos uno a uno desde el formulario de elaboración de facturas o importarlos de forma masiva desde un Libro de Excel (.xlsx).

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4. Registra tus clientes en el sistema

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Contactos” y selecciona la opción “Todos”.

2. Haz clic en el botón “Nuevo contacto”.

3. Completa el formulario con la información del contacto. Puedes ver la explicación del formulario aquí

4. Selecciona dentro del formulario si tu contacto es Cliente, Proveedor o ambos.

5. Finalmente, haz clic en el botón “Crear contacto”.

Observa:

Nuevo Contacto_Farmacia

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

🔎 Descubre cómo generar el estado de cuenta por cliente en el sistema.

Adicionalmente, podrás crear tus facturas de venta, los cuales son documentos que sirven de respaldo para las actividades comerciales de tu negocio.

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5. Factura las ventas de tu Farmacia

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”. 

2. Haz clic en el botón “Nueva factura”.

3. Completa el formulario con la información solicitada. Puedes ver la explicación del formulario aquí

4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.

Observa:

Nueva FV_Farmacia

💡 También puedes pausar o retroceder el video.

Si quieres saber más sobre la creación de tus facturas de venta, te recomendamos leer los siguientes artículos:

Con Alegra puedes elaborar órdenes de compra indicando la cantidad, detalle, precio y forma de pago. También, puedes enviarlas a tu proveedor como soporte para la solicitud de la mercancía que requieres.

Luego de recibir el pedido, también puedes registrar en el sistema las facturas que respaldan la compra detallando la información de tu proveedor, los ítems comprados, su valor y las condiciones de pago.

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6. Gestiona tus compras a proveedores

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción “Facturas de proveedores”.

2. Haz clic en el botón “Nueva factura de proveedor”.

3. Completa el formulario con los campos solicitados. Puedes ver la explicación del formulario aquí

4. Finalmente, haz clic en el botón “Guardar”.

Observa:

Nueva FC_Farmacia

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Si deseas conocer más sobre la creación de órdenes de compra y facturas a proveedores, te recomendamos leer estos artículos:

Además de vender usando nuestra versión web, también puedes crear tus facturas usando Alegra POS, un sistema simple y ágil de facturación para puntos de venta, ideal para Farmacias.

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7. Prueba Alegra POS, nuestro sistema optimizado para puntos de venta

Sigue estos pasos:

1. Dirígete al menú de “POS” y haz clic en la opción “Ingresa a Alegra POS”.

2. Ubica la parte derecha de tu pantalla y de forma opcional, selecciona la “Lista de precio”, la “Numeración” y el “Cliente” correspondiente para tu factura de venta.

3. Agrega los productos a la venta haciendo clic sobre cada uno de ellos. Cuando termines de agregar los productos, haz clic en el botón "Vender".

4. Selecciona el método de pago de la factura de venta. Agrega el valor recibido, de forma opcional puedes elegir el vendedor y agregar observaciones sobre el pago.

5. Para finalizar, haz clic en el botón "Facturar". Puedes imprimir o enviar la factura por correo electrónico si lo deseas.

Observa:

POS_Farmacia

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🔎 Descubre más información sobre cómo utilizar el Sistema Punto de Venta POS.

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8. Vende desde un Smartphone o Tablet

Para agilizar aún más la contabilidad de tu farmacia, el software contable cuenta con una aplicación móvil para sistemas iOS y Android, con la cual puedes realizar transacciones desde cualquier lugar y sincronizar las operaciones con tu cuenta de Alegra en tiempo real.

Observa:

 Descárgala desde tu tienda de apps favorita:

🔎 Conoce más detalles sobre cómo navegar en la app y utilizar todas sus funcionalidades.

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Adicional a estas herramientas, también dispone de funciones con las cuales es posible administrar, controlar e impulsar el crecimiento de tu empresa, tales como:

Si deseas agilizar aún más la contabilidad de tu Farmacia, puedes invitar a tu asesor contable a crear una cuenta en Alegra Contador, así podrá visualizar toda tu información contable en tiempo real, elaborar reportes y gestionar las finanzas de otros clientes registrados en Alegra.

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Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este u otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.

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