Shopify es una plataforma de comercio electrónico con la cual puedes construir y administrar tu eShop, gestionar pagos, llevar a cabo un control del inventario, al igual que rastrear las ventas y visitas a tu tienda Google Analytics.
Por ejemplo: "La empresa Ejemplar tiene una tienda virtual en Shopify para gestionar su ventas en línea, por lo que conecta su cuenta de Alegra Contabilidad para que al momento en que se realice una venta en Shopify, esta quede registrada en Alegra Contabilidad y se genere de forma automática la factura y el recibo correspondiente".
Te recomendamos usar una cuenta de Alegra de Contabilidad que no contenga información previa para evitar duplicar datos, ya que los contactos y productos se crearán automáticamente desde Shopify.
Importante: Antes de realizar esta integración te recomendamos desactivar la función de envío automático de documentos electrónicos, con el fin de asegurar una sincronización exitosa. Conoce cómo configurar el envío automático de documentos electrónicos en Alegra Contabilidad.
Luego que termines de conectar ambas aplicaciones podrás activar de nuevo esta función.
Sigue estos pasos para conectar tu cuenta de Alegra Contabilidad con tu tienda de Shopify:
1. Dirígete al menú de "Configuración".
2. En el recuadro de "Integraciones" selecciona la opción "Tiendas virtuales".
3. Haz clic en la integración de Shopify, ingresa la URL de tu tienda y selecciona el botón "Comenzar".
Nota: si Alegra no reconoce la URL de tu tienda, por favor revisa esta sección.
4. En tu cuenta de Shopify haz clic en el botón “Instalar aplicación no publicada” para otorgar los permisos que permitirán guardar los datos de tu tienda online en Alegra.
5. Selecciona la información con la que se crearán tus documentos de venta y selecciona la opción "Finalizar" para guardar los cambios.
Nota: en el paso 3 se debe colocar la URL interna de Shopify así se utilice un dominio propio, esto porque si en la tienda de Shopify estás utilizando un dominio propio al momento de la integración Alegra no va a reconocer la tienda de Shopify.
¿Cómo conocer la URL interna de Shopify cuando utilizamos un dominio propio?
Cuándo se utiliza un dominio propio es decir, un dominio que se adquiere a través de un proveedor de dominios se debe agregar en Alegra la URL interna de Shopify, esta URL la puedes visualizar desde el menú de “Configuración” opción “Dominios” que encuentras en tu tienda de Shopify , observa:
Explicación de los campos para crear los documentos desde Shopify.
En el paso número 5 debes completar el formulario con la siguiente información:
- Numeración: selecciona la numeración que usarás para crear tus facturas.
- Cuenta bancaria: selecciona la cuenta de banco donde se registrarán los ingresos de tus facturas que se generarán con estado "Cobradas”.
- Identificación de cliente: selecciona la opción compañía. Este campo se encarga de indicar los datos del número de identificación en el formulario del Contacto.
Nota: al crear clientes desde Shopify debe diligenciar este campo llamado "Compañía" para que se cree el contacto correctamente. De no indicar información allí se crea el contacto con identificación de Consumidor Final. - Costo de envío: ingresa el monto que aplicarás a tus envíos.
- Impuestos: selecciona el impuesto que aplicarás a las compras de tus clientes.
- Unidad de medida: selecciona la unidad de medida que usas para vender tus productos o servicios.
- Estado de las facturas: selecciona el estado con que se crearán tus facturas. Puedes crear facturas en estado de "Borrador" o "Por cobrar".
- Contacto por defecto: es el contacto que tomará el sistema para las facturas cuyo contacto original del pedido en Shopify tenga algún error de creación en Alegra. Se recomienda agregar el contacto "Consumidor final" o su equivalente para estos casos.
En caso de que ocurran errores durante la integración, podrás visualizar las facturas, contactos y productos que no se sincronizan haciendo clic en la sección "Errores con Shopify".
Importante:
Si tienes problemas realizando esta integración, te recomendamos revisar los siguientes datos:
- La moneda principal de tu cuenta de Alegra Contabilidad debe ser la misma moneda de tu tienda de Shopify, es decir, si tu cuenta de Alegra Contabilidad está en dólares, esa es la moneda que debes usar para tu tienda de Shopify. Verifica la moneda de tu cuenta ingresando a la opción Configuración > Empresa en la sección “Configuración básica”.
- Al momento de gestionar un pedido, tus clientes deben incluir una dirección válida de correo electrónico. Esto les permitirá recibir notificaciones con los estados de sus facturas.
- Debes tener creado un impuesto en Alegra que tenga el mismo porcentaje con el que vendes en tu tienda para que la información se sincronice correctamente. Aprende cómo crear tus impuestos.
- Para sincronizar clientes en Alegra es necesario agregarles en Shopify la información completa del nombre y apellido, estos campos corresponden al nombre del contacto en Alegra que es el requisito mínimo para crear nuevos contactos.
- Se incluye en tus ventas el cobro de gastos de envío, este cobro se factura como un ítem adicional con el valor correspondiente. Ten en cuenta que solo puedes asignar una sola tarifa.
- Los productos del usuario en Shopify no deben tener variables o sub-familias de productos ejemplo, variantes como tallas y colores de un mismo producto.
- Al aplicar un descuento en Shopify, este no se incluirá en la venta registrada en Alegra Contabilidad.
- Los productos creados en Shopify pueden ser inventariables o no inventariables, cuando se cree el producto desde Shopify se visualizará el campo "Rastrear cantidad" o "Tracking", si se activa, creará un ítem inventariable y habilita el campo cantidad, si no se activa se creará en Alegra un ítem no inventariable.
- Si los productos publicados en tu tienda de Shopify tienen asignado un código de barras, debes asignar ese campo adicional en Alegra desde Inventario > Atributos > Campos Adicionales.
- Solo puedes conectar una tienda de Shopify con una cuenta de Alegra. Si deseas conectar una cuenta de Shopify distinta a tu cuenta de Alegra, puedes solicitarlo a través del chat o escribiéndonos desde aquí.
📢Recuerda: no se debe eliminar un producto o un contacto de la integración Shopify, esto porque al ser eliminado de Alegra no se podrá crear nuevamente ni de forma manual. Al crearse un contacto o producto se genera un ID interno único si se elimina no se puede recuperar.
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