En Alegra puedes configurar fácilmente las numeraciones de tus documentos y facturas para llevar un mejor control en la emisión de tus comprobantes.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea llevar un control por numeraciones de sus recibos de caja de egreso, adicional a esto, también desea configurar la numeración de sus facturas de venta”.
👉 Contenido:
- Cómo crear la numeración de tus documentos.
- Cómo editar la numeración de tus documentos.
- Qué opciones puedes ver en la columna de Acciones.
Una de las ventajas que tienes con Alegra es que puedes crear múltiples numeraciones para todos tus documentos, así podrás identificar mejor tus líneas de negocio, sucursales y los puntos de venta donde generas facturación.
1. Cómo crear la numeración de tus documentos
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro de “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Haz clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Completa el formulario con la información correspondiente. Puedes ver su explicación más adelante.
5. Finalmente, haz clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observa:
💡 ¿Necesitas pausar o retroceder el video? Haz clic aquí para hacerlo.
Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: selecciona el documento al que asignarás la nueva numeración.
- Nombre: agrega el nombre que te ayudará a identificar la numeración.
- Numeración automática: selecciona esta opción para que el sistema genere el número siguiente de los documentos de forma automática.
- Numeración electrónica: selecciona esta opción si vas a emitir documentos electrónicos.
- Sucursal: aquí debes colocar el número de sucursal en el cual será utilizada la numeración. En este campo solo puedes colocar 3 dígitos, si es la primera sucursal deberás colocar 001.
📢 Importante: este campo lo podrás visualizar solo seleccionando en Tipo de documento las opciones de: Factura de compra, Factura de venta, Nota crédito, Nota débito de ingresos y Tiquete de venta.
- Punto de venta: aquí debes colocar el número correspondiente al punto de venta en la cual será utilizada la numeración. En este campo solo puedes colocar 5 dígitos, si es el primer punto de venta deberás colocar 00001.
- Preferida: si marcas, esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear un documento.
- Siguiente número: campo informativo para identificar desde dónde puedes facturar con esta numeración.
- Notas adicionales: indica aquí la información relacionada con la autorización otorgada por el ente fiscal, será visible en el pie de factura.
Luego de configurar una numeración podrás editarla en cualquier momento.
2. Cómo editar la numeración de tus documentos.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro de “Facturación” selecciona la opción “Numeraciones”.
3. Ubica la numeración del documento que deseas modificar y en la columna de Acciones haz clic en el icono “Editar” 
4. Edita los datos necesarios y finalmente, haz clic en “Guardar”.
Observa:
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3. Qué opciones puedes ver en la columna de Acciones
A. Editar: esta opción te permite cambiar los datos que necesites.
🔎 Aprende a configurar la numeración de tus documentos electrónicos.
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