En Alegra puede configurar fácilmente las numeraciones de sus documentos y facturas para llevar un mejor control en la emisión de sus comprobantes.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea llevar un control por numeraciones de sus recibos de caja de egreso, adicional a esto, también desea configurar la numeración de sus facturas de venta”.
👉 Índice:
- Cómo crear la numeración de sus documentos.
- Cómo editar la numeración de sus documentos.
- Qué opciones puede ver en la columna de Acciones.
A. Editar.
B. Eliminar.
C. Activar / Desactivar.
Una de las ventajas que tiene con Alegra es que puede crear múltiples numeraciones para todos tus documentos, así podrá identificar mejor sus líneas de negocio, sucursales y los puntos de venta donde genera facturación.
1. Cómo crear la numeración de sus documentos
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro de “Facturación” seleccione la opción “Numeraciones”.
3. Haga clic en el botón “Nueva numeración”.
4. Complete el formulario con la información correspondiente. Observe los campos del formulario y su explicación.
5. Finalmente, haga clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
✍️ Formulario “Nueva numeración”
- Tipo de documento: seleccione el documento al que asignará la nueva numeración.
- Nombre: agregue el nombre que le ayudará a identificar la numeración.
- Numeración automática: seleccione esta opción para que el sistema genere el número siguiente de los documentos de forma automática.
- Numeración electrónica: seleccione esta opción si va a emitir documentos electrónicos.
- Sucursal: aquí debe colocar el número de sucursal en el cual será utilizada la numeración. En este campo debe colocar 3 dígitos, si es la primera sucursal deberá colocar 001.
📢 Importante: este campo lo podrá visualizar solo seleccionando en “Tipo de documento” las opciones de: Factura de compra, Factura de venta, Nota crédito, Nota débito de ingresos y Tiquete de venta.
- Punto de venta: aquí debe colocar el número correspondiente al punto de venta en la cual será utilizada la numeración. En este campo debe colocar 5 dígitos, si es el primer punto de venta deberá colocar 00001.
- Preferida: si marca, esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vaya a crear un documento.
- Siguiente número: este campo es informativo para identificar desde dónde puede facturar con esta numeración.
- Notas adicionales: indique aquí la información relacionada con la autorización otorgada por el ente fiscal, será visible en el pie de factura.
Luego de configurar una numeración podrá editarla en cualquier momento.
2. Cómo editar la numeración de sus documentos.
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Configuración”.
2. En el recuadro de “Facturación” seleccione la opción “Numeraciones”.
3. Ubique la numeración del documento que desea modificar y en la columna de “Acciones” haga clic en el icono “Editar” 
4. Edite los datos necesarios y finalmente, haga clic en “Guardar”.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
3. Qué opciones puede ver en la columna de Acciones
A. Editar
Esta opción le permite cambiar los datos que necesite. Observe:
B. Eliminar
Esta opción estará disponible solo si no ha emitido facturas usando esa numeración, de lo contrario solo podrá desactivarla. Observe:
C. Activar / Desactivar
Esta opción le permite desactivar o activar las numeraciones que no utiliza o que desea utilizar. Observe:
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