Crea notas crédito electrónicas en Alegra - Colombia

Las notas crédito son documentos que el vendedor expide para indicarle al cliente que tiene un saldo a su favor, bien sea para acreditar la devolución de un valor determinado o para que la empresa pueda corregir errores en las facturas ya expedidas de una manera sencilla. El saldo a favor del cliente podrá ser usado en compras posteriores.

Ejemplo: La empresa Ejemplar le factura un par de zapatos a su cliente Juan, y en el proceso comete errores en la cantidad, descripción y precio del producto. El cliente solicita la factura con la información correcta, por lo tanto la empresa expide una nota de crédito para anular la operación y expedir una nueva factura.

¿Cuándo se deben expedir notas crédito?

Las notas crédito pueden expedirse en los siguientes casos:

  • Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado.
  • Cuando es necesario corregir facturas de venta expedidas con errores.
  • Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.
  • Para hacer la anulación de facturas expedidas, por ejemplo si esta fue rechazada por parte de la DIAN.

Configura la numeración de tus notas de crédito electrónicas

Lo primero que debes hacer para comenzar emitir tus notas de crédito electrónicas es crear una nueva numeración. A continuación te explicamos como hacerlo: 

1. Haz clic en el menú "Configuración".

2. Dirígete al recuadro de "Facturación" y haz clic en la opción "Numeraciones".

3. Haz clic en el botón "Nueva numeración".

4. Completa el formulario con la información correspondiente. Más adelante podrás ver su explicación.

5. Haz clic en el botón "Guardar" conservar los cambios.

Así:

nueva numreación ayuda nota de crédito electrónica-1

En el paso número cuatro completa los campos del formulario con la siguiente información:

  • Tipo de documento: en este campo debes elegir "Nota de crédito".
  • Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir notas de crédito electrónicas.
  • Nombre: ingresa un nombre que te ayudará a identificar la numeración.
  • Numeración automática: el sistema generar el número de tu siguiente factura de venta de forma automática.
  • Preferida: si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una nota de crédito.
  • Número inicial: ingresa el número con el que se creará la próxima nota de crédito que emitas.

Si deseas conocer más como gestionar la numeración de tus comprobantes, te recomendamos leer este artículo.

Cómo expedir notas de crédito electrónicas en Alegra

En Alegra puedes emitir facturas electrónicas directamente desde la factura de venta o creando una nota crédito desde cero. 

  1. Emitir nota crédito desde cero.
  2. Emitir nota crédito desde factura de venta. 

Emite tus notas crédito desde cero

Expedir tus notas crédito desde cero en Alegra es muy sencillo, solo debes seguir estos pasos:

1. Dirígete al menú "Ingresos".

2. Elige la opción "Notas crédito".

3. Haz clic en el botón "Nueva nota crédito". 

4. Completa los campos del formulario. Puedes ver su explicación más adelante.

5. Haz clic en "Guardar y emitir" para aplicar los cambios y emitir la nota crédito. 

Así: 

notas cred electronicasFormulario de nota crédito

A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

  • Cliente: es la persona a quien le vas a expedir la nota crédito, es un campo requerido. Al elegir el cliente, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en "Más opciones".
  • Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
  • Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota crédito.
  • Fecha: fecha de emisión de la nota crédito.
  • Moneda: si tienes activada la opción "multimoneda" podrás elegir la moneda en que se realiza la operación. Ver más.
  • Más opciones:
    -Observaciones: 
    notas internas no visibles en la impresión del documento.
    -Lista de precios:
     elige la lista de precios para la nota crédito.
  • Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario.
  • Pestaña "Hay devolución de dinero": indica la devolución de dinero que aplica, para notas crédito electrónicas debes usar la pestaña "Crédito a factura de venta".
  • Crédito a factura de venta: selecciona la factura asociada para aplicar el crédito y en el campo monto indica el valor a favor del cliente.
  • Numeración: usa esta opción para configurar varias numeraciones y evitar saltos en los consecutivos cuando registras notas de crédito (no electrónicas) para facturas convencionales. Aprende a configurar las numeraciones de tus documentos leyendo este artículo.

Emite tus notas crédito desde la factura de venta

Sigue estos pasos para emitir tus notas crédito desde las facturas de venta: 

1. Ingresa a la factura de venta a la que aplicaras la nota crédito. 

2. Haz clic en el botón más "Más acciones" y selecciona la opción "Aplicar nota crédito".

3. El sistema diligenciará la misma información de la factura en la nota crédito de forma automática. Valida los datos agregados al documento

4. Haz clic en "Guardar y emitir" para aplicar los cambios y emitir la nota crédito. 

Así: 

Emitir NC desde FE

Nota: la acción de crear notas créditos desde las facturas de venta es ideal para anular facturas electrónicas. 

Una vez hayas terminado de llenar todos los campos del formulario puedes proceder a Guardar y emitir para generar el documento electrónico ante la DIAN o Guardar sin emitir para crear  notas de crédito convencionales (no electrónicas).

emitir notas créditoAdemás puedes imprimir, enviar por correo o exportar tus notas crédito a Excel, desde el vinculo "Exportar".


¿Cómo consultar el estado de mis notas de crédito?

1. Haz clic en el menú "Ingresos".

2. Haz clic en el submenú "Notas crédito". 

3. Ubícate en la nota crédito a consultar y haz clic en la acción "Ver detalle"

Mira este ejemplo: 
Consultar notas de crédito
En este apartado podrás ver el número de tu nota crédito, su estado ante la DIAN, código CUFE y otro tipo de datos. Además, en la parte superior encontrarás un botón para ver el comprobante directamente en la DIAN.

Aprende aquí como expedir facturas electrónicas en Alegra Colombia.

 
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