Crea notas crédito electrónicas en Alegra - Colombia

Las notas crédito son documentos que utiliza el vendedor para anular o corregir facturas de venta anteriormente generadas. Adicional las notas crédito funcionan como comprobante en caso de devolución y de descuento otorgado al cliente.

👉 Contenido:

1. ¿Cuándo se deben expedir notas crédito?.

2. Configuración de numeración para notas crédito electrónicas. 

3. Cómo emitir notas de crédito para anular facturas electrónicas.

   A. Emite notas crédito desde cero.

   B. Emite notas crédito desde la factura de venta.

4. Cómo emitir notas crédito parciales a facturas electrónicas.

5. ¿Cómo consultar el estado de las notas de crédito?.

1. ¿Cuándo se deben expedir notas crédito?

Las notas crédito pueden expedirse en los siguientes casos:

• Cuando el cliente hace la devolución de productos en mal estado.
• Cuando es necesario anular en su totalidad la factura de venta generada.
• Cuando es necesario corregir facturas de venta generadas con errores.
• Para otorgar al cliente un descuento que no se incluyó en la factura.

En Alegra para empezar a emitir tus notas crédito lo primero que se debe hacer, es crear una numeración electrónica de notas crédito. 

2. Configuración de numeración para notas crédito electrónicas.

Sigue estos pasos:

Observa:

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Formulario “Nueva numeración”

• Tipo de documento: en este campo debes elegir la opción "Nota crédito".

• Numeración electrónica: selecciona esta opción para emitir las notas crédito ante la DIAN. 

• Nombre: ingresa un nombre, este te ayudará a identificar la numeración de las demás creadas.

• Número inicial: ingresa el número con el que se creará la próxima nota de crédito que emitan, al ser la primera colocas 1.

• Numeración automática: selecciona esta opción para que el sistema genere el número de tus siguientes notas crédito de forma automática.

• Prefijo: coloca el prefijo que necesites. El prefijo te permite diferenciar entre varias numeraciones, por ejemplo, para distintos puntos de venta.

• Preferida: si marcas esta numeración como preferida: Si será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una nueva nota de crédito.

🔎 Conoce más acerca de cómo gestionar la numeración de tus comprobantes.

Una vez configurada la numeración, es importante que configures la precisión decimal. Recuerda que para emitir una nota crédito se debe utilizar la misma precisión que utilizaste en la factura de venta, de lo contrario te podría salir la siguiente notificación:

Identifica la precisión decimal de tu cuenta y tus facturas, así: 

3. Cómo emitir notas de crédito para anular facturas electrónicas.

Puedes emitir notas crédito electrónicas para anular o generar devoluciones, esto desde la factura de venta o creando una nota crédito desde cero.

A. Emite notas crédito desde cero.

Sigue estos pasos:

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Formulario “Nueva nota crédito electrónica”

A continuación te explicamos los campos más importantes de este formulario:

• Numeración (Requerido): selecciona la numeración que desees, este consecutivo te ayudará a llevar un control de tus documentos. Conoce cómo configurar la numeración de tus comprobantes.
• Contacto (Requerido): es la persona a quien le vas a generar la nota crédito, la misma persona a la que le creaste la factura de venta. Al elegir el cliente, Alegra carga su lista de precios asociada, puedes cambiarla haciendo clic en "Más opciones", observa:

🔎 Aprende a crear Listas de Precios.

• Razón: se debe agregar el motivo de la creación de la nota crédito. 
• Notas: notas adicionales que serán visibles en la impresión del documento.
• Tipo de operación:  despliega la lista y elige el tipo de operación correspondiente. 
• Tipo de nota crédito: elige una de las opciones en el desplegable para indicar el motivo por el que se genera la nota crédito.
• Fecha (Requerido): selecciona la fecha de emisión de la nota crédito.
• Moneda: seleccione la moneda en la cual se creará la nota crédito. Descubre cómo realizar transacciones en diferentes monedas.
• Bodega: selecciona la bodega o almacén en donde tienes el producto que vas a agregar a la nota crédito. Conoce cómo gestionar tu inventario en diferentes Bodegas - Almacenes - Depósitos.
• Centro de costo: selecciona el centro de costos correspondiente al factura de venta. Aprende a crear centros de costos.
• Ítem: selecciona los productos que retornarán al inventario, a los que les vas a aplicar el descuento o a los que vas a corregir.
• Crédito a venta: selecciona la factura a la cual se le aplicará el descuento y en el campo “Monto” indica el valor total de la nota crédito.

B. Emite notas crédito desde la factura de venta.

Sigue estos pasos:

Observa: 

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Recuerda que también puedes aplicar la nota crédito por motivo de devolución.

Para generar la devolución y facturar un ítem nuevo del mismo valor debes seguir el siguiente paso a paso:

1. Editar el Recibo de caja de la factura inicial: ingresa al recibo de caja de la primera factura de venta y haz clic en editar, luego en Tipo de transacción selecciona la opción “No”, agrega la cuenta contable de anticipo recibidos y haz clic en guardar. Observa:

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2. Crear la nueva factura: aquí debes crear la factura de venta del producto que se va a llevar por cambio el cliente. En este caso se factura la cinta impresora Samsung. Finalmente una vez facturada haz clic en el botón Más acciones, selecciona la opción aplicar anticipos y guarda la información. Observa:

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3. Aplica la nota crédito: ahora debes ingresar a la factura de venta del producto que el cliente devolvió y aplicas la nota crédito. Observa:

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4. Cómo emitir notas crédito parciales a facturas electrónicas.

Las notas crédito parciales son documentos que se generan cuando la devolución a registrar es menor al total de los productos o valores facturados.

Para generar la devolución y facturar un ítem nuevo del menor valor debes seguir el siguiente paso a paso:

1. Editar el Recibo de caja de la factura inicial: ingresa al recibo de caja de la primera factura de venta y haz clic en editar, luego en Tipo de transacción selecciona la opción “No”, agrega la cuenta contable de anticipo recibidos y en este caso coloca $80.000, agregas tambien la cuenta de devoluciones en pasivo y allí colocas los $10.000, para terminar haz clic en guardar. Observa:

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2. Crear la nueva factura: aquí debes crear la factura de venta del producto que se va a llevar por cambio el cliente. En este caso se factura la cinta impresora Konica. Finalmente una vez facturada haz clic en el botón Más acciones, selecciona la opción aplicar anticipos y guarda la información. Observa:

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3. Aplica la nota crédito: ahora debes ingresar a la factura de venta del producto que el cliente devolvió y aplicas la nota crédito. Observa:

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4. Generar un Comprobante de egreso: para terminar el proceso se debe generar un comprobante de egreso, devolviendo los $10.000 al cliente. Observa:

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📍 Nota: También puedes aplicar notas parciales ingresando a la factura de venta electrónica > Más acciones > Aplicar nota crédito, sin embargo, esta opción solo te permitirá aplicar una nota crédito.

5. ¿Cómo consultar el estado de mis notas de crédito?.

Observa:

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En este apartado podrás ver el número de tu nota crédito, su estado ante la DIAN, código CUFE y otro tipo de datos. Además, en la parte superior encontrarás un botón para ver el comprobante directamente en la DIAN.

🔎 Conoce el proceso para crear notas crédito por descuentos comerciales.