En Alegra, puedes crear nuevos documentos a través de comprobantes o asientos contables. Esta característica te permite realizar registros personalizados, dándote la flexibilidad de elegir las cuentas contables, el saldo, la fecha de vencimiento, y los contactos que necesites para llevar a cabo tus operaciones.
Esta funcionalidad facilita la gestión y organización de la contabilidad de tu empresa, asegurando además, que la información se muestre de manera clara en tus reportes.
✏️ Ventajas de crear nuevos documentos desde tus comprobantes contables:
- Personalización de tus registros contables.
- Mayor precisión en la información según las necesidades de tu empresa.
- Generación de reportes claros para tomar decisiones bien informadas.
📌 Nota: el nombre de los comprobantes contables puede variar según la versión de tu cuenta de Alegra, conócelos a continuación:
- Colombia, Panamá, España e Internacional: “Comprobante contable”.
- Perú y Costa Rica: “Asiento Contable”.
- Argentina: “Asiento manual”.
- México: “Póliza de ajustes contables”.
- República Dominicana: “Entradas de diario”.
👉 Índice
- Cómo registrar un nuevo documento desde un comprobante contable.
- Tipos de registros.
2.1. Cuentas por cobrar.
2.2. Cuentas por pagar. - Casos prácticos.
1. Cómo registrar un nuevo documento desde un comprobante contable
Puedes registrar nuevos documentos para las cuentas por cobrar y por pagar a las que hayas asignado usos o comportamientos automáticos. Al crear un asiento o comprobante, en la línea de registro se expandirá una subsección denominada “Referencia”, en donde podrás realizar el registro contable de la nueva transacción.
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de "Contabilidad" y selecciona "Comprobante contable".
📍 Nota: recuerda que el nombre para los comprobantes varía según tu país.
2. Haz clic en "Nuevo comprobante" y completa los campos del formulario.
3. Completa los campos de la sección "Referencia". Observa su explicación.
4. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Observa:
📝 Formulario “Referencia”
- Tipo de movimiento: selecciona "Registrar nuevo documento".
- N° de documento: ingresa el número del nuevo documento que vas a registrar.
- Fecha: selecciona la fecha de registro del nuevo documento.
- Vencimiento: selecciona la fecha de vencimiento del nuevo documento.
- Valor del documento: ingresa el valor por el cual se está creando el documento, este valor se asignará automáticamente al saldo débito o crédito dependiendo de la naturaleza de la cuenta, sin embargo, puedes ajustarlo segun tus necesidades.
- Moneda: se habilita si tu cuenta tiene activada la opción de múltiples monedas. Ingresa el valor en la moneda que elijas y define la tasa de cambio. Alegra calculará el valor a registrar en tu contabilidad.
📢 Importante
- Al referenciar un comprobante con el registro de un nuevo documento, puedes aprovechar las cuentas por cobrar y por pagar que tienen usos o comportamientos automáticos, y así reflejar los saldos reales de estas en tus reportes.
- No es obligatorio que completes los campos de la sección "Referencia" en todos tus asientos contables, solo en los casos que lo consideres necesario.
- Ten en cuenta la naturaleza de las cuentas contables para que el nuevo documento quede registrado correctamente.
- Puedes crear varios documentos en un mismo comprobante contable, sin embargo, si operas en múltiples monedas, solo podrás realizar ajustes a los documentos que compartan el mismo tipo de cambio.
- Los comprobantes contables que sean clonados mantendrán los mismos datos, excepto la información de la referencia del nuevo documento.
- Después de registrar un nuevo documento a partir de un comprobante contable, tendrás la posibilidad de vincularlo con tus pagos recibidos, pagos entregados o realizar ajustes en los saldos mediante otro comprobante contable.
2. Tipos de registros
Descubre los diferentes tipos de registros para los que puedes realizar nuevos documentos:
2.1. Cuentas por cobrar
Los registros por el débito originan y aumentan el saldo de una nueva cuenta por cobrar. De manera contraria, los registros por el crédito representan una disminución del saldo de la cuenta.
❇️ Casos en los que puedes registrar nuevos documentos desde tus comprobantes contables
- Documentos administrativos correspondientes a saldos por cobrar.
- El registro de cartera por cobrar, donde existan facturas u otros documentos relacionados con terceros.
- Derechos soportados o no por medio de documentos legales, como pagarés y letras de cambio (o documentos mercantiles) que pueda representar una cuenta por cobrar.
- Registro de saldos por cobrar a terceros como compensación por daños o incumplimientos contractuales.
- Registro temporal de pagos por cobrar cuando aún no se ha identificado completamente la transacción en los extractos bancarios.
2.2. Cuentas por pagar
Los registros por el crédito originarán y aumentarán el saldo de una nueva cuenta por pagar. De manera contraria, los registros por el débito representarán una disminución del saldo de la cuenta.
❇️ Casos en los que puedes registrar nuevos documentos desde tus comprobantes contables
- Documentos administrativos correspondientes a saldos por pagar.
- El registro de cartera por pagar, donde existan facturas u otros documentos relacionados con terceros.
- Obligaciones soportadas o no por medio de documentos legales, como pagarés y letras de cambio (o documentos mercantiles) que pueda representar una cuenta por pagar.
3. Casos prácticos
A continuación se presentan algunos ejemplos que ilustran cómo registrar nuevos documentos desde comprobantes contables en diferentes situaciones.
Caso 1
Para registrar el saldo inicial de las cuentas por cobrar, puedes crear un nuevo documento desde un comprobante contable. Esto te permitirá agregar a cada línea un contacto específico y asociarlo con documentos como facturas de ventas. De esta manera, podrás visualizar el saldo de cartera en los reportes administrativos, agregar los pagos y dar de baja las deudas a medida que son canceladas.
Observa:
✏️ Observa el registro desde el reporte de Cuentas por cobrar:
Caso 2
Una entidad financiera te otorgó un crédito para la compra de mercancía, el cual está respaldado por un pagaré que tiene un plazo de vencimiento de 60 días. Para registrar esta transacción, se crea un nuevo documento desde un comprobante contable que refleje el valor como una cuenta por pagar.
Observa:
✏️ Observa el registro desde el reporte de Cuentas por pagar:
🗒️ Próximamente podrás registrar nuevos documentos para:
- Anticipos recibidos.
- Anticipos entregados.
- Devoluciones de clientes.
- Devoluciones de proveedores.
- Bancos.
- Impuestos.
- Retenciones.
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