La factura electrónica es un documento digital en el que se reflejan las ventas de bienes y/o servicios a una persona o empresa a través de un proveedor tecnológico autorizado. De esta manera, el proceso es mucho más sencillo, rápido y eficiente.
Por ejemplo: "La empresa ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura que respalda la transacción, donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago".
En Alegra puedes emitir tus facturas electrónicas para registrar tus ventas, llevar la información de tu negocio al día y cumplir con la obligatoriedad con la DGI.
Si aún no eres facturador electrónico, habilítate y empieza a emitir tus facturas electrónicas.
¿Cómo crear una factura electrónica?
Conoce como emitir una factura electrónica siguiendo estos pasos:
1. Ingresa a "Alegra Contabilidad".
2. Haz clic en la opción "Ingresos" en el menú principal.
3. Selecciona la opción "Facturas de venta".
4. Haz clic en el botón "Nueva Factura".
5. Completa los campos del formulario. Más adelante podrás ver su explicación.
6. Haz clic en la opción "Emitir" para generar el documento electrónico.
Observa: 
Completa la información del formulario
- Tipo de factura: en este campo puedes elegir si la factura que deseas realizar es una factura de operación interna o es una factura de Zona franca.
- Tipo de operación: elige el tipo de operación que deseas facturar.
- Tipo de venta: selecciona el tipo de venta que deseas realizar.
- Bodega: elige la bodega de la cual quieres restar del inventario los productos que serán asociados a la factura.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes.
- Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta.
- Forma de pago: se refiera a que si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
- Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges "vencimiento manual" debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Ítem/Productos:
- Buscar ítem facturable: selecciona un producto o servicio de facturación existente o crea uno nuevo.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a facturar, que puedes modificar en la factura actual.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la factura actual.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la factura que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
Personaliza las opciones en la factura
En Alegra podrás configurar las opciones que deseas que aparezcan en la barra superior haciendo clic en el botón "Personalizar opciones".
Estado de emisión de las facturas electrónicas
Una vez creada tu factura electrónica, en la opción "Mostrar detalle" podrás visualizar el estado de emisión de la factura y al darle clic en este botón podrás conocer otras datos de tus facturas, como su código CUFE, fecha de emisión, notificaciones, contenedor y un botón para ver el comprobante emitido en la DGI.
Desde el formulario de creación de facturas también puedes:
1. Configurar la información de tu empresa, solo debes hacer clic en la opción "Editar".
2. Cambiar la numeración de la factura: elige entre diferentes numeraciones la que deseas usar en la factura actual.
3. Cuentas con varias opciones al momento de emitir la factura electrónica, puedes elegir "vista previa" para ver cómo quedará tu factura antes de emitirla, "emitir y agregar pago", "emitir y crear una nueva factura" o simplemente emitir la factura.
Si despliegas el botón emitir encontraras mas opciones como:
- Guardar como borrador: te permite guardar el formulario en modo borrador sin generar la factura.
- Emitir e imprimir: imprime y genera la factura de venta al mismo tiempo.
- Emitir y enviar por correo: emite y envía la factura por correo electrónico.
- Guardar: te permite guardar la factura de venta para emitirla cuando desees.
Además podrás exportar tus facturas a excel en cualquier momento dirigiéndote al "Menú de facturas de Venta" y haciendo clic en la opción "Exportar", allí podrás elegir la fecha de la información que deseas obtener.
La facturación electrónica en Alegra cumple con todos los requisitos exigidos por la DGI, no hay contratos a largo plazo, el proceso es muy sencillo y puedes habilitarte rápidamente.
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