La factura electrónica es un documento digital en el que se reflejan las ventas de bienes y/o servicios a una persona o empresa a través de un proveedor tecnológico autorizado. De esta manera, el proceso es mucho más sencillo, rápido y eficiente.
Por ejemplo: “La empresa ejemplar vende artículos deportivos y cada vez que realiza una venta debe emitir a sus clientes una factura que respalda la transacción, donde se define la información del vendedor y del cliente, además se describen los productos vendidos, el valor y las condiciones de pago”.
En Alegra puedes emitir tus facturas electrónicas para registrar tus ventas, llevar la información de tu negocio al día y cumplir con la obligatoriedad con la DGI.
Si aún no eres facturador electrónico, habilítate y empieza a emitir tus facturas electrónicas. 🔎 Habilitarse como facturador electrónico ante la DGI.
👉 Índice
- ¿Cómo realizar facturas electrónicas paso a paso?
A. Personaliza las opciones en la factura.
B. Estado de emisión de las facturas electrónicas.
1. ¿Cómo realizar facturas electrónicas paso a paso?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Ingresos” y selecciona la opción “Facturas de venta”.
2. Haz clic en “Nueva factura”.
3. Completa los datos de la factura. Observa los campos del formulario y su explicación.
4. Finalmente, haz clic en “Emitir” para confirmar y enviar la factura electrónica a la DGI.
Observa:
✍️ Formulario “Nueva factura de venta”
A continuación te explicaremos que se necesita para hacer una factura electrónica:
- Tipo de factura: en este campo puedes elegir si la factura que deseas realizar es una factura de operación interna o es una factura de Zona franca.
- Tipo de operación: elige el tipo de operación que deseas facturar.
- Tipo de venta: selecciona el tipo de venta que deseas realizar.
- Bodega: elige la bodega de la cual quieres restar del inventario los productos que serán asociados a la factura.
- Lista de precios: define precios especiales para tus clientes.
- Vendedor: asocia el vendedor a la factura de venta.
- Contacto: es la persona o empresa a quien va dirigida la factura.
- Fecha: es la fecha en que se crea la factura de venta.
- Forma de pago: se refiera a que si el pago de la factura se hará en un solo abono o se pagará por partes.
- Plazo de pago: en caso de que la forma de pago sea a crédito debes elegir el plazo de vencimiento de la factura: 8 días, 15 días, 30 días y 60 días o colocar el vencimiento de la factura de forma manual, también puedes crear nuevos tiempos de vencimiento para tus facturas.
- Vencimiento: de acuerdo al plazo elegido, verás la fecha de vencimiento contada a partir del día en que se crea la factura. Si eliges “Vencimiento manual” debes seleccionar la fecha de vencimiento que desees.
- Ítem/Productos:
- Buscar ítem facturable: selecciona un producto o servicio de facturación existente o crea uno nuevo.
- Referencia: código alfanumérico único que identifica a tu producto, agrégalo de forma opcional.
- Precio: precio del producto a facturar, que puedes modificar en la factura actual.
- Desc %: ingresa el porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio del producto.
- Impuesto: selecciona el impuesto del producto en la factura actual.
- Descripción: agrega o modifica la descripción del producto solo para la factura que estás creando.
- Cantidad: indica la cantidad del producto a facturar.
- Total: el sistema hace el cálculo del valor del producto, menos el descuento, por la cantidad.
- Notas: agrega notas que serán visibles en el PDF de la factura y en la impresión.
- Comentarios: agrega notas internas que no son visibles en la impresión del documento.
✨ Personaliza las opciones en la factura
En Alegra podrás configurar las opciones que deseas que aparezcan en la barra superior haciendo clic en el botón “Personalizar opciones”.
✏️ Estado de emisión de las facturas electrónicas
Una vez creada tu factura electrónica, en la opción “Mostrar detalle” podrás visualizar el estado de emisión de la factura y al darle clic en este botón podrás conocer otros datos de tus facturas, como su código CUFE, fecha de emisión, notificaciones, contenedor y un botón para ver el comprobante emitido en la DGI.
📍 Nota: si despliegas el botón emitir encontrarás más opciones como:
- Guardar como borrador: te permite guardar el formulario en modo borrador sin generar la factura.
- Emitir e imprimir: imprime y genera la factura de venta al mismo tiempo.
- Emitir y enviar por correo: emite y envía la factura por correo electrónico.
- Guardar: te permite guardar la factura de venta para emitirla cuando desees.
Además, podrás exportar tus facturas a Excel en cualquier momento dirigiéndote al “Menú de facturas de Venta” y haciendo clic en la opción “Exportar”, allí podrás elegir la fecha de la información que deseas obtener.
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