Emite notas débito a facturas de venta electrónicas en Alegra - Colombia

Las notas débito son documentos electrónicos utilizados para incrementar el valor del saldo de la cuenta por cobrar del cliente, bien sea para corregir un valor en la facturación, por cobro de interés por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. 

¿Cuándo se deben emitir notas débito a facturas de venta?

Las notas de débito pueden emitirse en los siguientes casos:

• Cuando es necesario corregir valores o cantidades a facturas emitidas. 
• Para cobrar intereses de mora por el pago de las facturas emitidas. 
• En cualquier otro caso, cuando se generan sobre-cobros que signifiquen el incremento del saldo de una cuenta.

Emite notas débito electrónicas desde Alegra.

1. Emite notas débito desde cero.
2. Emite notas débito desde la factura de venta. 

Pasos para emitir notas débito electrónicas. 

1. Emite notas débito desde cero.

Si necesitas emitir tus notas débito a facturas de venta desde cero, en Alegra también puedes hacerlo siguiendo estos pasos:

 Así: 

Formulario de nota débito

• Numeración : Asocia la numeración relacionada a la nota débito de ingresos electrónicos.
• Contacto : Selecciona el cliente al cuál le emitirás la nota débito, es un campo obligatorio.
• Fecha : Especifica qué día se está realizando la nota débito.
• Factura : Selecciona la factura de venta asociada al cliente a la que se le aplicará la nota débito. 
• Buscar ítem facturable: aquí debes seleccionar los productos que tendrán un aumento en el precio o el o los ítems que utilizarás para cobrar intereses o facturar algún concepto adicional.
  Puedes encontrar más información de como crear ítems en tu cuenta de Alegra en ese Articulo .
• Método de pago: elige la forma en la que se pago la nota débito, crédito o contado.
  • Crédito: el valor de la nota débito de ingresos sumará a la deuda del cliente, adicional, debes seleccionar el plazo y la fecha de vencimiento de este valor. 

• • Contado: al seleccionar este método, deberás elegir el medio de pago y cuenta bancaria donde ingreso el pago del documento.

2. Emitir notas débito desde la factura de venta. 

En Alegra puedes emitir tus notas débito desde la factura de venta de manera sencilla siguiendo estos pasos:

Así : 

De esta forma identificarás cuando una factura de venta tiene asociada una nota débito: 

Al momento de registrar el pago de las facturas a las que aplicaste notas débito en Alegra, podrás observar que el recibo de caja reporta de forma separada ambos documentos para agregar el respectivo ingreso de dinero.

Cómo crear la numeración para tus notas débito.

Alegra te creará una numeración de notas débito de ingresos de forma automática, sin embargo, podrás personalizarla creando una nueva numeración agregando prefijo y consecutivo diferente siguiendo estos pasos: 

Así: 

Formulario creación numeración de notas débito.

• Tipo de documento: en este campo debes elegir "Nota débito de ingreso".
• Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir notas débito electrónicas.
• Nombre : nombre que te ayuda a identificar la numeración.
• Numeración automática: el sistema generará el número de tu siguiente nota débito de forma automática.
• Numero inicial : en este campo debes llevar el consecutivo con el que iniciará la numeración del documento. 
• Prefijo : te permite identificar tus documentos entre varias numeraciones, por ejemplo: si manejas dos numeraciones para notas débito electrónicas y no electrónicas. 
• Preferida:  si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.

Anula tus notas débito en Alegra

Puedes anular tus notas débito con notas crédito en Alegra siguiendo estos pasos: 

Así:

Importante: La nota débito debe estar en estado "Por cobrar" para poder anularla.

Puedes encontrar más información de como agregar el pago a tus facturas de venta en el siguiente articulo: Agregar un pago a una factura de venta