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Emite notas débito a facturas de venta electrónicas en Alegra - Colombia

Las notas débito son documentos electrónicos utilizados para incrementar el valor del saldo de la cuenta por cobrar del cliente, bien sea para corregir un valor en la facturación, por cobro de interés por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta. 

Ejemplo : La empresa Ejemplar facturó dos computadores a su cliente Juan, pero se enteran que cometieron un error en el precio, los computadores no costaban $1.500.000 sino de $1.600.000, por lo que debe cobrar al cliente $ 100.000 más por cada computador. Este valor lo cobra emitiendo una nota debido sobre la respectiva factura.

¿Cuándo se deben emitir notas débito a facturas de venta?

Las notas de débito pueden emitirse en los siguientes casos:

  • Cuando es necesario corregir valores o cantidades a facturas emitidas. 
  • Para cobrar intereses de mora por el pago de las facturas emitidas. 
  • En cualquier otro caso, cuando se generan sobre-cobros que signifiquen el incremento del saldo de una cuenta.

Emite notas débito electrónicas desde Alegra.

  1. Emite notas débito desde cero.
  2. Emite notas débito desde la factura de venta. 

    Pasos para emitir notas débito electrónicas. 

    1. Emite notas débito desde cero.

    Si necesitas emitir tus notas débito a facturas de venta desde cero, en Alegra también puedes hacerlo siguiendo estos pasos:

    1. Haz clic en el menú " Ingresos "

    2.Selecciona la opción " Notas débito "

    3. Haz clic en el botón " + Nueva nota débito "

    4. Completa los campos del formulario, puedes ver su explicación más adelante. 

    5. Haz clic en el botón " Emitir " para generar el documento

     Así: Crear ND electrónica - COL

    Formulario de nota débito

    • Numeración : Asocia la numeración relacionada a la nota débito de ingresos electrónicos.
    • Contacto : Selecciona el cliente al cuál le emitirás la nota débito, es un campo obligatorio.
    • Fecha : Especifica qué día se está realizando la nota débito.
    • Factura : Selecciona la factura de venta asociada al cliente a la que se le aplicará la nota débito. 
    • Buscar ítem facturable: aquí debes seleccionar los productos que tendrán un aumento en el precio o el o los ítems que utilizarás para cobrar intereses o facturar algún concepto adicional.
      Puedes encontrar más información de como crear ítems en tu cuenta de Alegra en ese Articulo .
    • Método de pago: elige la forma en la que se pago la nota débito, crédito o contado.
      • Crédito: el valor de la nota débito de ingresos sumará a la deuda del cliente, adicional, debes seleccionar el plazo y la fecha de vencimiento de este valor. 
      • Contado: al seleccionar este método, deberás elegir el medio de pago y cuenta bancaria donde ingreso el pago del documento.

    2. Emitir notas débito desde la factura de venta. 

    En Alegra puedes emitir tus notas débito desde la factura de venta de manera sencilla siguiendo estos pasos:

    1. Haz clic en el menú " Ingresos "

    2. Selecciona la opción " Facturas de venta "

    3. Ingresa la factura de venta a la que desea aplicar nota débito.

    Importante:  Verifica que en la columna  "Estado emisión" se encuentre como " Emitida "

    4. Haz clic en " Más acciones " y luego en " Aplicar nota débito"

    5. Completa y / o modifica la información de los campos del formulario.

    6. Haz clic en el botón " Emitir " para generar el documento. 

    Así

    Emitir ND desde la FE COL

    De esta forma identificarás cuando una factura de venta tiene asociada una nota débito: 

    Al momento de registrar el pago de las facturas a las que aplicaste notas débito en Alegra, podrás observar que el recibo de caja reporta de forma separada ambos documentos para agregar el respectivo ingreso de dinero.

    Captura de pantalla_59 Cómo crear la numeración para tus notas débito.

    Alegra te creará una numeración de notas débito de ingresos de forma automática, sin embargo, podrás personalizarla creando una nueva numeración agregando prefijo y consecutivo diferente siguiendo estos pasos: 

    1. Haz clic en el menú " Configuración ".

    2. Selecciona la opción " Numeraciones " del recuadro " Facturación "

    3. Haz clic en el botón " + Nueva numeración "

    4. Completa los campos del formulario.

    Importante: Selecciona la opción " Notas débito en ingresos " en el campo Tipo de documento .

    Puedes ver la explicación de los demás campos más adelante.

    5. Haz clic en el botón " Guardar "

    Así: Crear numeración NDE COL

    Formulario creación numeración de notas débito.

    • Tipo de documento: en este campo debes elegir "Nota débito de ingreso".
    • Numeración electrónica: selecciona esta opción si usaras la numeración para emitir notas débito electrónicas.
    • Nombre : nombre que te ayuda a identificar la numeración.
    • Numeración automática: el sistema generará el número de tu siguiente nota débito de forma automática.
    • Numero inicial : en este campo debes llevar el consecutivo con el que iniciará la numeración del documento. 
    • Prefijo : te permite identificar tus documentos entre varias numeraciones, por ejemplo: si manejas dos numeraciones para notas débito electrónicas y no electrónicas. 
    • Preferida:  si marcas esta numeración como preferida será seleccionada por defecto cuando vayas a crear una factura de venta.

    Nota: En Alegra puedes crear las numeración de las notas débito de ingresos con el consecutivo y prefijo que desees, sin necesidad de solicitar autorización a la DIAN.

    Anula tus notas débito en Alegra

    Puedes anular tus notas débito con notas crédito en Alegra siguiendo estos pasos: 

    1. Ingresa a la nota débito que deseas anular.

    2. Haz clic en el botón "Aplicar nota crédito".

    3. Diligencia en el campo "Razón" el motivo de anulación de la nota débito. 

    4.Finaliza haciendo clic en "Guardar y emitir": 

    Así:

    Anular ND electrónica COL

    Importante: La nota débito debe estar en estado "Por cobrar" para poder anularla.

    Puedes encontrar más información de como agregar el pago a tus facturas de venta en el siguiente articulo: Agregar un pago a una factura de venta

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