Las facturas de compra electrónicas son documentos que respaldan la compra de bienes o servicios a contribuyentes que no hacen uso de los comprobantes electrónicos (régimen simplificado). Es responsabilidad de los compradores emitir estas facturas y enviarlas al Ministerio de Hacienda.
Por ejemplo: “La Empresa Ejemplar realiza una compra de inventario a un proveedor del régimen simplificado, dado que este no tiene la calidad de emisor de comprobantes electrónicos, la Empresa Ejemplar estará en la obligación de emitir una factura electrónica de compra para respaldar la transacción”.
El proceso para emitir facturas de compra electrónicas en Alegra es muy sencillo, conozca cómo a continuación.
✏️ ¿Cuál es el plazo para emitir una factura electrónica de compra?
El comprador tiene hasta 1 mes y 8 días laborables a partir de la fecha de la factura física para emitir la Factura electrónica de compra ante el Ministerio de Hacienda.
👉 Índice:
1. Cómo emitir facturas electrónicas de compra
Siga estos pasos:
1. Vaya al menú de “Gastos” y seleccione la opción “Facturas de compra”.
3. Seleccione el proveedor y active la opción “Emitir factura electrónica de compra”.
4. Complete la información de la factura. Observe los campos del formulario y su explicación.
5. Haga clic en el botón “Emitir”.
Observe:
✍️ Formulario “Nueva factura de compra”
- Emitir factura electrónica de compra: active esta opción para que la factura pueda ser emitida a la DGT.
- Contacto: elija el proveedor al cual le realizó la compra.
- Moneda: elija la moneda con la que va a registrar la factura de compra. 🔎 Realice transacciones en diferentes monedas.
- Actividad económica: indique la actividad económica de su proveedor.
- Número de documento: ingrese el número del comprobante o factura de compra.
- Fecha de compra: ingrese la fecha del comprobante o factura de compra.
- Fecha de emisión: ingrese la fecha en la que emite la factura de compra electrónica.
- Condición: elija la forma en que será pagada la factura.
- Método de pago: seleccione del listado el método de pago.
- Fecha de vencimiento: se refiere a la fecha límite para pagar la factura.
- Bodega: elija en qué almacén desea registrar el producto comprado. 🔎 Gestione su inventario en diferentes Bodegas, Almacenes o Depósitos.
- Centro de Costo: asigne el gasto de la factura a un centro de costo específico.
- Concepto: seleccione el ítem que corresponda a la compra de inventario o la cuenta contable para registrar otro tipo de compras. Haga clic en “Agregar línea” para insertar todos los ítems o cuentas contables que requiera.
- Precio: costo del producto o servicio comprado.
- Impuesto: se refiere al impuesto asociado en la compra, en este caso debe ser “IVA Exento”, ya que el régimen simplificado no incluye documentos con IVA.
- Cantidad: seleccione la cantidad de productos que está comprando.
- Observación: agregue información adicional que considere necesaria.
- Desc %: para registrar descuentos en la compra otorgados por su proveedor.
📢 Importante:
- Al hacer clic en el botón “Emitir”, la factura quedará en estado “Comprobante en proceso de certificación”. En pocos minutos, recibirá un correo con la respuesta de la DGT (Dirección General de Tributación) indicando si la factura fue aceptada o rechazada. Esto cambiará el estado de la factura en Alegra Contabilidad.
- Si la factura es rechazada, Alegra anulará la transacción. En ese caso, es necesario que vuelva a emitir la factura con las correcciones sugeridas por la DGT, las cuales podrá conocer desde el detalle de la emisión.
Observe:
- No es necesario crear ninguna numeración para las facturas, Alegra genera el consecutivo de forma automática al activar la casilla “Emitir factura electrónica de compra” del formulario.
- Tenga en cuenta que si deshabilita la opción “Facturación electrónica” en la “Configuración de la empresa”, la función “Emitir factura electrónica de compra” no estará disponible al momento de crear facturas de compra. 🔎 Configure la información de su empresa en Alegra.
- Asegúrese de que sus proveedores estén creados bajo el régimen simplificado de tributación, de lo contrario, no podrá emitir la factura electrónica de compra. 🔎 Creé sus clientes y/o proveedores en Alegra.
- Si la factura electrónica de compra no se emite debido a intermitencias con el Ministerio de Hacienda o errores en el formulario, puede emitirla nuevamente desde el detalle de la factura.
- Puede transformar órdenes de compra en facturas de compra electrónicas accediendo al detalle de la orden de compra y seleccionando la opción “Convertir a factura”. 🔎 Órdenes de Compra a Proveedores.
2. Asocie el código CAByS a sus cuentas contables
Si al crear la factura necesita seleccionar una cuenta contable, es fundamental que tenga asociado el código CAByS. De lo contrario, Alegra mostrará una advertencia y no podrá realizar la emisión. Conozca cómo agregar el código CAByS a sus cuentas a continuación.
Siga estos pasos:
2. Seleccione la cuenta que desea modificar y haga clic en “Editar”.
📍 Nota: solo puede asociar el código CAByS a las cuentas de “Activos” y “Egresos”.
3. En el campo “Código CAByS”, ingrese el código de su producto o servicio.
📍 Nota: si desconoce el código, consulte el catálogo de bienes y servicios.
4. Haga clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observe:
📝 Contenido relacionado:
- Factura electrónica para régimen de tributación simplificado.
- Configura el Buzón de Recepción de Comprobantes Electrónicos.
- Emite Documentos Electrónicos en Alegra.
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