Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones en Alegra como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos entre otros.
Por ejemplo: "La empresa ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para asociar las facturas de compra a ese contacto".
En Alegra puedes guardar la información de contacto de tus clientes y proveedores para usarla al momento de crear tus comprobantes.
Sigue estos pasos para crear un contacto
1. Haz clic en la opción "Contactos" en el menú principal.
2. Selecciona la opción "Clientes" o "Proveedores" según sea el caso.
3. Haz clic sobre la opción "Nuevo cliente" o "Nuevo proveedor".
4. Completa el formulario con los datos del contacto, puedes ver su explicación más adelante. También puedes importar la información de forma automática ingresando su identificación y haciendo clic en el botón “Consultar”.
5. Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Así:
Características del formulario
- Correo de recepción Yo Contribuyo: es el correo electrónico donde los contribuyentes desean que se les envíe los comprobantes electrónicos que se emiten a su nombre, el cual es consultado en el sistema (API) "Yo Contribuyo". Este correo se registra de forma automática al consultar la identificación, si esta casilla no se diligencia de forma automática quiere decir que el contacto no se ha registrado en el sistema "Yo Contribuyo". Esta casilla no se puede editar.
- Este formulario te permite crear clientes y proveedores desde el mismo lugar. No tienes necesidad de llenar dos formularios distintos, dado que en Alegra nos hemos encargado de facilitar este proceso para que siempre puedas usar tus contactos en todas las transacciones.
- Usa las casillas en la derecha del formulario para verificar que tu contacto es cliente y/o proveedor. Un contacto puede marcarse como cliente y proveedor, así no tendrás que crearlo dos veces.
- Exportador: indica si este contacto realiza "Exportaciones" y clasifica la información de las ventas que realizas a este tipo de clientes.
Completa el formulario con la siguiente información:
- Nombre/Razón social: nombre de la persona natural o jurídica.
- Tipo de identificación: se refiere al documento legal válido y vigente dependiendo del país donde te encuentres.
- Identificación: se refiere al número de identificación
- Distrito/Cantón/Provincia: despliega una lista donde puedes seleccionar la provincia, cantón o distrito donde esta ubicado el contacto.
- Barrio: ingresa el barrio donde esta ubicado el contacto.
- Dirección: ingresa la ubicación exacta donde reside el contacto. Por ejemplo: el nombre de la calle, avenida y el número de habitación.
- Correo electrónico: ingresa el correo electrónico de tu contacto.
- Teléfono 1: ingresa un numero de contacto.
- Teléfono adicional: ingresa un número de teléfono adicional.
- Celular: ingresa el número de teléfono móvil de tu contacto.
- Lista de precios: Puedes asociar una lista de precios a este contacto, al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado. Ver más.
- Vendedor: puedes asociar a este cliente un vendedor por defecto.
- Plazo de pago: selecciona el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas hechas para este contacto (en caso de ser cliente). Puedes crear más términos de vencimiento de factura para tu sistema.
- Activa la opción incluir estado de cuenta para enviar por correo un reporte del historial de operaciones a tu contacto cada vez que se envíe una factura.
- Enviar documentos electrónicos: tu cliente recibirá sus documentos electrónicos después de que sean aceptados por la D.G.T.
- Asociar Personas: usa los espacios al final del formulario, selecciona "Enviar Notificaciones" en caso de que desees enviar las notificaciones por correo electrónico a este contacto.
- Cuentas por cobrar y pagar: selecciona las cuentas contables donde se registrarán las transacciones asociadas a ese contacto.
Otras formas en las que puedes acceder al formulario para crear tus contactos:
Puedes crear un nuevo contacto desde el formulario para realizar una nueva factura de venta o proveedor según sea el caso.
Desde el botón "Nuevo" ubicado en la esquina superior izquierda de la pantalla, por el cual también podrás crear facturas, remisiones, ingresos, egresos, entre otros.
También puedes crear tus clientes desde el punto de venta, así no tendrás que ir a la versión web ni romper el flujo de trabajo para crear tus clientes.
Gestiona tus contactos
Conoce las próximas actualizaciones de Alegra visitando la siguiente tabla de funcionalidades, allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
