Los contactos son los beneficiarios o terceros a los que se asocian las transacciones como las facturas de compra, venta, ingresos, egresos, entre otros.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar sus facturas de compra en el sistema para llevar un control de lo que le debe a cada proveedor, para esto debe crear un contacto con la información del proveedor para asociar las facturas de compra a ese contacto”.
En Alegra puede guardar la información de contacto de sus clientes y proveedores para usarla al momento de crear sus comprobantes.
👉 Índice:
1. Cree contactos en su cuenta
Siga estos pasos:
1. Diríjase al menú de “Contactos” y, seleccione la opción “Todos”, “Clientes” o “Proveedores” según sea el caso.
2. Haga clic sobre la opción “+ Nuevo contacto”, “+ Nuevo cliente” o “+ Nuevo proveedor”.
3. Complete el formulario con la información solicitada. Observe los campos del formulario y su explicación.
📍 Nota: también puede importar la información de forma automática ingresando su identificación y haciendo clic en el botón “Consultar”.
4. Finalmente, haga clic en “Guardar” para conservar los cambios.
Observe:
💡 También puede pausar o retroceder el video.
✍️ Formulario “Nuevo contacto / cliente / proveedor”
- Identificación: ingrese el número de identificación.
- Tipo de identificación: seleccione el tipo de identificación con el que registrarás su contacto.
- Nombre / Razón social: nombre de la persona natural o jurídica.
- Distrito / Cantón / Provincia: seleccione el Distrito / Cantón / Provincia de su contacto.
- Barrio: seleccione el barrio correspondiente.
- Dirección: coloque la dirección de su cliente o proveedor.
Sección - Información de contacto
- Correo electrónico: escriba el correo electrónico del nuevo contacto.
- Celular: haga referencia al número celular.
- Teléfono y Teléfono adicional: puede colocar varios números telefónicos pertenecientes al contacto.
Personas asociadas: puede vincular los datos de personas relacionadas con este contacto y activar notificaciones de vencimiento para sus clientes.
Sección - Información comercial
- Plazo de pago: seleccione el tiempo de vencimiento por defecto que tendrán las facturas realizadas para este contacto (en caso de ser cliente).
- Vendedor: puede asociar un vendedor por defecto a este contacto (en caso de ser cliente).
- Lista de precios: puede asociar una lista de precios a este contacto. Al momento de crearle facturas de venta, notas crédito, cotizaciones y facturas recurrentes, el sistema traerá por defecto la información del precio de la lista a la que esté asociado.
- Exoneraciones: Agregue la información de la exoneración de su cliente.
Sección - Configuración para Contabilidad
- Cuenta por cobrar: elija la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por cobrar a clientes).
- Cuenta por pagar: elija la cuenta contable que recibirá los movimientos de valores pendientes de pago (Cuentas por pagar a proveedores).
Incluir estado de cuenta: si activa esta opción, su cliente recibirá su estado de cuenta en cada factura que se le envíe por correo.
2. Gestione sus contactos
- Ver detalle: le permite ver los datos generales, las transacciones creadas, validar si tiene facturas pendientes por cobrar o por pagar, si tiene anticipos asociados y también le permite validar las transacciones y documentos asociados al contacto.
- Editar: le permite modificar los datos generales del contacto.
- Desactivar: aquí puede desactivar contactos cuando no los desee utilizar en sus documentos. Debe tener en cuenta que a un contacto desactivado no se le puede crear ningún tipo de documento.
📍 Nota: puede volver a activar sus contactos cuando lo desee, solo debes hacer clic en “Activar”.
🔎 Artículos relacionados:
- Conozca cómo crear e importar sus productos y servicios.
- Conozca cómo configurar su cuenta de Alegra:
¿Aún no tiene cuenta en Alegra?
Conozca las soluciones del ecosistema Alegra: Alegra Contabilidad, Software Punto de Venta, Alegra Tienda y Alegra Facturación.
Aprenda con nosotros y certifíquese de forma gratuita en Alegra Academy.
¡Únase a nuestro foro de Alegra Community! Allí podrá compartir experiencias y aclarar sus dudas sobre facturación electrónica, contabilidad, normatividad y mucho más.
Descubra las funcionalidades más pedidas y entérese de todas nuestras actualizaciones en el blog de novedades.
¡Crezca junto a Alegra! Únase a nuestras capacitaciones virtuales y fortalezca sus conocimientos en contabilidad, facturación electrónica y más.
Si tiene inquietudes sobre este u otros procesos, nuestro equipo de soporte está listo para ayudarle las 24 horas, cualquier día de la semana, y sin costos adicionales.
