Las notas débito son documentos utilizados para incrementar el valor del saldo de la cuenta por cobrar del cliente, bien sea para corregir un valor en la facturación, por cobro de interés por mora en el pago o cualquier otra circunstancia que signifique el incremento del saldo de una cuenta.
Ejemplo : La empresa Ejemplar le facturó un par de camisas a su cliente Carlos, sin embargo, se entera que cometió un error en el precio, las camisas no costaban $ 30.000 sino de $ 35.000, por lo que debe cobrar al cliente $ 5.000 más . Este valor lo cobra emitiendo una nota debido sobre la respectiva factura.
¿Cuándo se deben generar notas débito a facturas de venta?
Las notas débito pueden generarse por algunos de los siguientes motivos:
- Cuando es necesario corregir valores o cantidades de las facturas generadas.
- Para cobrar intereses de mora por el pago de las facturas generadas.
- En cualquier otro caso, cuando se generan sobre-cobros que signifiquen el incremento del saldo de una cuenta.
¿Cómo emitir notas débitos?
Las notas débito se pueden crear de dos formas, a continuación te mostramos cómo:
1. Genera notas débito desde cero.
Puedes crear notas débitos desde cero siguiendo estos pasos:
1.- Haz clic en el menú "Ingresos"
2.- Selecciona la opción "Nota débito"
3.- Haz clic en el botón "Nuevo nota débito"
4.- Completa el formulario con la información del contacto. Puedes ver su explicación más adelante.
5.- Haz clic en "Guardar" para conservar los cambios.
Así:
Formulario de nueva nota débito
- Numeración : Asocia la numeración relacionada a la nota débito de ingresos.
- Contacto : Selecciona el cliente al cuál le generarás la nota débito, es un campo obligatorio.
- Fecha : Especifica qué día se está realizando la nota débito.
- Factura : Selecciona la factura de venta asociada al cliente a la que se le aplicará la nota débito.
- Buscar ítem facturable: aquí debes seleccionar los productos que tendrán un aumento en el precio o el o los ítems que utilizarás para cobrar intereses o facturar algún concepto adicional.
Puedes encontrar más información de como crear ítems en tu cuenta de Alegra en ese Artículo . - Método de pago: elige la forma en la que se pago la nota débito, crédito o contado.
- Crédito: el valor de la nota débito de ingresos sumará a la deuda del cliente, adicional, debes seleccionar el plazo y la fecha de vencimiento de este valor.
-
- Contado: al seleccionar este método, deberás elegir el medio de pago y cuenta bancaria donde ingreso el pago del documento.
2. Genera notas débito desde la factura de venta.
A continuación los pasos a seguir:
1.- Haz clic en el menú "Ingresos"
2.- Selecciona la opción "Factura de venta"
3.- Selecciona la factura de venta a la cuál aplicarás la nota de débito.
4. Haz clic en "Más acciones" y luego en "Aplicar nota débito"
5. Completa y/o modifica la información de los campos del formulario.
6. Haz clic en el botón "Guardar" para generar el documento.
Así:
De esta forma identificarás cuando una factura de venta tiene asociada una nota débito:
Al momento de registrar el pago de las facturas a las que aplicaste notas débito en Alegra, podrás observar que el recibo de caja reporta de forma separada ambos documentos para agregar el respectivo ingreso de dinero.
También puedes emitir notas débito a facturas electrónicas, consulta como hacerlo aquí.
Puedes encontrar más información de como agregar el pago a tus facturas de venta en el siguiente articulo: Agregar un pago a una factura de venta
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