Habilítate como adquiriente de facturas electrónicas y recíbelas en el buzón de correo de Alegra - Colombia

La DIAN mediante la Resolución 000085 del 08 de abril del 2022, reglamenta que las facturas recibidas de tus proveedores que sean a crédito solo podrán ser consideradas como  soporte de costos y deducciones si realizas la confirmación de la factura mediante mensaje electrónico, para poder acusar el recibido de tus facturas debes habilitarte como facturador electrónico ante la DIAN.

Adquiriente: también conocido como cliente, es la persona que recibe las facturas electrónicas generadas a su negocio.

Conoce los eventos asociados a las facturas recibidas en el buzón electrónico

Los eventos asociados a las facturas recibidas son obligatorios para las facturas a crédito, mientras que para las facturas de contado no es necesario generar estos eventos.

Los eventos se deben generar en un orden, a continuación te explicamos cada uno de ellos:

PIEZA 01_REQUISITOS DE LA FEV

Responsable del envió: Adquiriente

Acuse: es la recepción de la factura electrónica de venta.

Recibo de mercancía o servicio: informa el recibo de la mercancía o la aceptación de la prestación del servicio emitida por el adquiriente.

Aceptación expresa: se refiere a la aceptación de la factura de venta de parte del cliente emitida por el proveedor. Esta aceptación deberá generarse antes de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.

Reclamo: en este evento el cliente informa a su proveedor que rechaza o reclama expresamente contra el contenido de la factura electrónica de venta. Este proceso deberá generarse antes de los 3 días hábiles siguientes al recibo de la mercancía o del servicio.

Responsable del envió: Emisor / facturador electrónico 

Aceptación tácita: para la generación de este evento de "aceptación tácita" deben haber pasado tres días hábiles, desde la fecha de generación del evento "Recibo" sin que el el adquiriente haya registrado los eventos de "aceptación expresa"  o "reclamo".

¿Cuándo debo empezar a confirmar las facturas?

Por medio del comunicado de prensa N°061 del 2022 la DIAN estableció que a partir del 13 de julio de 2022 se debe iniciar el proceso de los eventos de confirmación de la factura.

Pasos para activarse como adquiriente electrónico 

Este proceso para habilitarse como facturador electrónico solo debes realizarlo si no estas obligado a facturar electrónicamente, en caso de estar habilitado no es necesario realizar este proceso. Sigue estos pasos para habilitarte: 

Activar FE adquirientes

✔️ Paso 1 -  Datos de la empresa

1. Completa el formulario con la información solicitada.

2. Luego de que hayas ingresado toda la información, haz clic en el botón “Siguiente”.

Observa:

Datos de empresa adquirientes

✔️ Paso 2 -  Habilitación en la DIAN como facturador electrónico

Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.

Registro

Sigue estos pasos:

1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

• Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.

• Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.

4. Haz clic en el botón “Registro y habilitación y luego en la opción “Facturador”.

5. Ingresa un correo electrónico. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.

6. Haz clic en el botón “Registrar y luego en “Aceptar para confirmar y finalizar el registro como facturador.

Observa: 

Ingresa un correo electrónico para el buzón de correo para comprobantes electrónicos 

Escribe el correo electrónico para recibir, aceptar o rechazar los comprobantes electrónicos de tus proveedores. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.

Observa: ingresa el correo electronico adquirientes

Modo de operación:

1. Ingresa de nuevo a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".

2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

• Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.

• Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.

3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.

4. Ingresa al menú "Registro y habilitación" opción "Facturador" y haz clic en el botón “Configurar modos de operación”.

5. Despliega la casilla “Selecciona el modo de operación” y elige la opción “Software de un proveedor tecnológico”. 

6. Ubica la sección “Datos de empresa y software”. En el campo “Nombre de la empresa proveedora” elige Soluciones Alegra S.A.S. y en el campo “Nombre del software” elige el que se relacione con Alegra.

7. Haz clic en el botón “Adicionar”.

Observa: 

✔️ Paso 3 - Set de pruebas

En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba algunos documentos requeridos: 8 facturas electrónicas, 1 nota de crédito y 1 nota de débito. En Alegra Contabilidad este proceso es automático, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.

En este paso solo debes ingresar el SET de pruebas que copiaste en el paso anterior en el campo correspondiente y hacer clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que ya estás habilitado  podrás hacer clic en el botón “Continuar”.
Observa: Set de pruebas adquirientes

✔️ Paso 4 - Firma el contrato de mandato

Por último firma el contrato de mandato, el cual consta para actuar como firmante de los documentos que hagan parte del sistema de facturación electrónica ante la DIAN, emitidos por el usuario, actuando en su nombre y representación. Sigue estos pasos:

1. Ingresa la información solicitada en el formulario del representante legal "Nombre, cédula de ciudadanía y correo electrónico".

2. Haz clic en el botón "Continuar".

3. Acepta los términos y condiciones del contrato para uso del certificado digital.

4. Haz clic en el botón "Aceptar".

Observa:

Firma de mandato adquiriente

Configura el buzón de correo electrónico 

buzon de correo

Importante: Para las personas no obligadas a facturar electrónicamente, pero que deben realizar este proceso para la recepción de comprobantes electrónicos te aconsejamos no diligenciar el recuadro de salida a producción en la DIAN ya que este activa la Responsabilidad 52 "Facturador electrónico" en caso que esto suceda y no estés obligado, te invitamos a consultar el siguiente artículo para solicitar la eliminación de esta responsabilidad. 

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