La Nómina Electrónica se define como un archivo electrónico generado mediante un software, como Alegra, y enviado a la DIAN que contiene información de la nómina de tus empleados. El principal objetivo de la Nómina Electrónica es soportar las deducciones salariales, de prestaciones sociales, seguridad social y parafiscales en renta.
Para empezar el proceso de habilitación debes ingresar a tu cuenta de Alegra o desde tu cuenta de Nómina electrónica. Si aún no tienes una, regístrate.
- Ingresa a tu cuenta de Alegra y dirígete al menú "Nómina".
- Ingresa desde este enlace a tu cuenta de Nómina electrónica y listo.
Una vez hayas ingresado a tu cuenta de Nómina solo debes hacer clic en el menú “Asistente de habilitación” para iniciar el proceso de habilitación.
Importante: ingresa por la opción “Soy nuevo en la facturación electrónica”.
Pasos para habilitarse en Nómina Electrónica
✔️ Paso 1 - Datos de la empresa
1. Completa el formulario con la información solicitada.
2. Luego de que hayas ingresado toda la información, haz clic en el botón “Siguiente”.
Observa: 
✔️ Paso 2 - Habilitación en la DIAN
Este proceso está compuesto por 2 partes: registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación que consiste en indicarle a la DIAN cuál será tu proveedor tecnológico.
Registro
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".
2. Selecciona la opción “No facturadores”, ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
• Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
• Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Haz clic en el botón “Registro y habilitación” y luego en la opción “Documentos electrónicos”.
5. Ingresa un correo electrónico. Te recomendamos usar el mismo correo de tu cuenta de Alegra.
6. Haz clic en el botón “Registrar” y luego clic en “Aceptar” para confirmar y finalizar el registro como facturador.
Observa:
Modos de operación
En este paso deberás configurar el modo de operación seleccionando a Soluciones Alegra S.A.S como tu proveedor tecnológico. Solo debes seguir estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".
2. Selecciona la opción “No facturadores”, ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
• Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
• Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Haz clic en el botón “Registro y habilitación” y luego en la opción “Documentos electrónicos”.
5. Selecciona la opción “Nómina Electrónica”, luego haz clic en el botón "Nómina electrónica y Nómina de ajuste".
6. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar que desea iniciar el proceso de habilitación para Nómina Electrónica y Nómina Ajuste.
7. Haz clic en el botón “Emisor” de la ventana de “Participantes”.
8. En el cuadro de “Seleccione el modo de operación” selecciona la opción “Software de un proveedor tecnológico”.
9. Configura el modo de operación completando los datos solicitados por el sistema:
En “Nombre de empresa proveedora” elige a “Soluciones Alegra SAS” y en campo correspondiente al “Nombre de Software” elige “Nómina Electrónica”.
10. Haz clic en el botón “Asociar”.
11. Selecciona la opción "Set de pruebas" para extraer el TestSetID.
12. Copia, con Ctrl+C, el TestSetID que utilizarás para las pruebas.
Observa:
✔️ Paso 3 - Set de pruebas
En este paso se deben enviar a la DIAN en modo de prueba cuatro Nóminas Electrónicas y cuatro Nóminas de Ajuste. En Alegra este proceso es automático, dura pocos minutos y te notificamos por correo el resultado.
En este paso solo debes ingresar el TestSetID de pruebas que copiaste en el paso anterior en el campo correspondiente y hacer clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que ya estás habilitado podrás hacer clic en el botón “Finalizar”.
Observa: 
✔️ Paso 4 - Firma el contrato de mandato
Por último firma el contrato de mandato, este consta para actuar como firmante de los documentos que hacen parte del sistema de facturación electrónica ante la DIAN, emitidos por el usuario, actuando en su nombre y representación. Sigue estos pasos:
1. Ingresa la información solicitada en el formulario del representante legal "Nombre, cédula de ciudadanía y correo electrónico".
2. Haz clic en el botón "Continuar".
3. Acepta los términos y condiciones del contrato para uso del certificado digital.
4. Haz clic en el botón "Aceptar".
Observa: 
¡Lo lograste! 🙌🎉Ahora puedes crear tu primera nómina electrónica.
¿Aún no tienes cuenta en Alegra Nómina?
Si deseas conocer más sobre cómo utilizar Alegra en tu negocio, te invitamos a registrarte en Alegra Academy, donde aprenderás a usar cada una de las herramientas y podrás certificarte en el manejo de Alegra.
Conoce las próximas actualizaciones de Alegra visitando la siguiente tabla de funcionalidades, allí podrás conocer las nuevas herramientas que incluiremos en cada una de las versiones.
Recuerda escribirnos si tienes inquietudes sobre este y otros procesos en Alegra. Nuestro equipo de soporte está listo para ayudarte.
