El documento soporte electrónico es un documento utilizado para respaldar las compras de bienes y servicios realizadas a proveedores que no están obligados a facturar electrónicamente. Para generar este documento, es necesario solicitar una resolución en la DIAN.
📢 Importante: si no tienes habilitado a Alegra como proveedor tecnológico, es necesario que realices el proceso de habilitación como facturador electrónico y habilites a Alegra como tu proveedor tecnológico, luego realiza este proceso.
📝 Antes de iniciar con la habilitación
Debes ingresar a tu cuenta de Alegra Contabilidad, dirigirte al menú "Gastos" y seleccionar la opción "Documento soporte", luego, haz clic en el botón "Habilitar documento soporte electrónico". Lee las indicaciones y cuando estés listo haz clic en "Habilitarme ahora".
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
👉 Índice:
- Configura los modos de operación en la DIAN.
- Asociar prefijos.
2.1. Solicita la resolución de Documento Soporte en DIAN.
2.2. Asocia tus prefijos de documento soporte al proveedor tecnológico. - Configura tu numeración de Documento Soporte electrónico en Alegra.
✔️ Paso 1 - Configura los modos de operación en la DIAN
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Ingresa al menú "Registro y habilitación" opción "Documentos electrónicos" y haz clic en el botón “Documentos para no obligados a facturar”.
5. Despliega la casilla “Seleccione el modo de operación” y elige la opción “Software de un proveedor tecnológico”.
6. En la sección “Datos de empresa y software” ingresa los siguientes datos:
- Nombre de la empresa proveedora: elige Soluciones Alegra S.A.S.
- Nombre del software: elige el que se relacione con Alegra.
7. Haz clic en el botón “Asociar”.
Observa:
✔️ Paso 2 - Asociar prefijos
En este paso vas a generar una resolución electrónica para Documento Soporte y luego, asociar los prefijos en la DIAN.
2.1 Solicita la resolución de Documento Soporte en la DIAN
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN, en la sección "Transaccional" haz clic en la opción "Usuario registrado".
2. Ingresa los datos de acceso y haz clic en el botón "Ingresar".
3. Desde el menú elige la opción "Numeración de facturación" y selecciona la opción "Solicitar numeración de facturación".
📍 Nota: recuerda tener tu RUT actualizado para evitar sanciones.
4. Verifica tus datos y haz clic en el botón "Ingresar". Luego, en el recuadro emergente, haz clic en "Aceptar".
5. Verifica tus datos y haz clic en el botón "Autorizar rangos".
6. En el recuadro emergente haz clic en "Aceptar" e ingresa la información solicitada en el formulario.
7. Elige el tipo de numeración y de forma opcional define un prefijo, ingresa el rango de numeración y haz clic en el botón "Agregar".
8. Haz clic en el botón "Borrador" y luego en el botón "Definitivo". Firma el documento con la clave dinámica y clave de tu firma electrónica.
9. Finaliza haciendo clic en el botón "Firmar" y repite el proceso de firma del documento para asegurar que el proceso quede correctamente finalizado.
📍 Nota: si omites este paso, la resolución quedará en estado "Borrador".
Observa:
2.2 - Asocia tus prefijos de documento soporte al proveedor tecnológico
🔔 ¡Atención!
Este paso deberás realizarlo de manera obligatoria por lo menos 🚨 1 hora después de haber solicitado la resolución del paso anterior, ya que es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en la sección "facturando electrónicamente".
Cuando haya transcurrido el tiempo realiza lo siguiente:
1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.
4. Haz clic en el menú de la izquierda en el botón “Configuración” y selecciona la opción “Rangos de numeración”.
5. En el campo “Proveedor - Software” selecciona "Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra".
6. En “Prefijo” selecciona el número del formulario 1876 que generaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.
7. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.
✔️ Paso 3 - Configura tu numeración de Documento Soporte electrónico en Alegra
¡Ya casi terminas! Ahora lo único que tienes que hacer es registrar tu resolución en Alegra. Vuelve al menú de habilitación y sigue estos pasos:
1. Ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en el botón “Consultar”.
2. Selecciona la numeración de Documento soporte que tienes asociada en la DIAN, luego haz clic en el botón "Seleccionar numeración".
3. Verifica los datos de la numeración cargada e ingresa el número con el que se creará la próxima factura que emitas.
4. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
¡Lo lograste! 🙌🎉Ahora puedes crear tu primer Documento soporte electrónico.
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