El documento soporte electrónico es un documento utilizado para respaldar las compras de bienes y servicios realizadas a proveedores que no están obligados a facturar electrónicamente. Para generar este documento, es necesario solicitar una resolución en la DIAN.
📢 Importante: si no tienes habilitado a Alegra como tu proveedor tecnológico, es necesario que realices los pasos 1, 2 y 3 del artículo: Pasos para habilitarse en la DIAN como Facturador Electrónico. Una vez los completes, podrás continuar con el proceso descrito en este artículo.
📝 Antes de iniciar con la habilitación
Ingresa a tu cuenta de Alegra, dirígete al menú de “Gastos” y selecciona la opción “Documento soporte”, luego, haz clic en “Habilitar documento soporte electrónico”. Lee las indicaciones y haz clic en “Habilitarme ahora”.
Observa:
👉 Índice
- Configura los modos de operación en la DIAN.
- Asociar prefijos.
A. Solicita la resolución de Documento Soporte en DIAN.
B. Asocia tus prefijos de documento soporte al proveedor tecnológico. - Configura tu numeración de Documento Soporte electrónico en Alegra.
✔️ Paso 1 - Configura los modos de operación en la DIAN
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a la página de la DIAN en la opción “Habilitación”.
2. Ingresa los datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar, haz clic en “Acceder”.
4. Ingresa al menú “Registro y habilitación” opción “Documentos electrónicos” y haz clic en “Documentos para no obligados a facturar”.
5. En la casilla “Seleccione el modo de operación” elige “Software de un proveedor tecnológico”.
6. En la sección “Datos de empresa y software” ingresa los siguientes datos:
❇️ Nombre de la empresa proveedora: “Soluciones Alegra S.A.S.”
❇️ Nombre del software: “Alegra”.
7. Haz clic en “Asociar”.
Observa:
✔️ Paso 2 - Asociar prefijos
En este paso vas a generar una resolución electrónica para Documento Soporte y luego, asociar los prefijos en la DIAN.
A. Solicita la resolución de Documento Soporte en la DIAN
Sigue estos pasos:
1. Ingresa en la página de la DIAN, en la sección “Transaccional” haz clic en “Usuario registrado”.
2. Ingresa los datos de acceso y haz clic en “Ingresar”.
3. En el menú, elige “Numeración de facturación” y selecciona la opción “Solicitar numeración de facturación”.
📍 Nota: recuerda tener tu RUT actualizado.
4. Verifica tus datos y haz clic en “Ingresar”. Luego, en el recuadro emergente, haz clic en “Aceptar”.
5. Verifica tus datos y haz clic en el botón “Autorizar rangos”.
6. En el recuadro emergente haz clic en “Aceptar” e ingresa la información solicitada en el formulario.
7. Elige el tipo de numeración y de forma opcional define un prefijo, ingresa el rango de numeración y haz clic en “Agregar”.
8. Haz clic en “Borrador” y luego en “Definitivo”. Firma el documento con la clave dinámica y clave de tu firma electrónica.
9. Finaliza haciendo clic en “Firmar” y repite el proceso de firma del documento para asegurar que el proceso quede correctamente finalizado.
📍 Nota: si omites este paso, la resolución quedará en estado “Borrador”.
Observa:
B. Asocia tus prefijos de documento soporte al proveedor tecnológico
🔔 ¡Atención!
Este paso deberás realizarlo de manera obligatoria por lo menos 🚨 1 hora después de haber solicitado la resolución del paso anterior, ya que es el tiempo mínimo que tarda la DIAN en sincronizar el formulario 1876 en la sección “facturando electrónicamente”.
Cuando haya transcurrido el tiempo, realiza lo siguiente:
1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.
2. Ingresa los datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Ingrese aquí”.
4. Haz clic en el menú de “Configuración” y selecciona la opción “Rangos de numeración”.
5. En el campo “Proveedor - Software” selecciona “Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra”.
6. En “Prefijo” selecciona el número del formulario 1876 que generaste previamente y haz clic en “Agregar”.
7. Haz clic en “Aceptar” para confirmar la acción.
Observa:
✔️ Paso 3 - Configura tu numeración de Documento Soporte electrónico en Alegra
¡Ya casi terminas! A continuación, deberás registrar la resolución en Alegra. Vuelve al menú de habilitación y sigue estos pasos:
1. Ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en “Consultar”.
2. Selecciona la numeración de Documento soporte que tienes asociada en la DIAN, luego haz clic en “Seleccionar numeración”.
3. Verifica los datos de la numeración e ingresa el número con el que se creará el próximo documento soporte que emitas.
4. Haz clic en “Guardar”.
Observa:
¡Lo lograste! 🙌🎉Ahora puedes crear tu primer Documento soporte electrónico.
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