El documento soporte electrónico es un documento utilizado para respaldar la compra de bienes y servicios realizadas a proveedores que no están obligados a facturar, para generar este documento se debe solicitar una resolución en la DIAN.
Importante: si no tienes habilitado a Alegra como proveedor tecnológico es necesario que realices el proceso de habilitación como facturador electrónico y habilites a Alegra como tu proveedor tecnológico, luego realiza este proceso.
Pasos para empezar a hacer documentos soportes electrónicos
Sigue estos pasos:
1. Ingresa a tu cuenta de "Alegra contabilidad".
2. Dirígete la menú "Gastos" selecciona la opción "Documento soporte".
3. Haz clic en el botón "Habilitar documento soporte electrónico".
4. Lee las indicaciones y cuando estés listo haz clic en "Habilitarme ahora".
Observa: 
Para emitir los documento soporte debes realizar el siguiente proceso:
1. Configura los modos de operación en la DIAN.
2.1 Solicita la resolución de Documento Soporte en DIAN.
2.2 Asocia tus prefijos de documento soporte al proveedor tecnológico.
3. Configura tu numeración de Documento Soporte electrónico en Alegra.
✔️ Paso 1 - Configura los modos de operación en la DIAN
Sigue estos pasos:
1. Ingresa de nuevo a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".
2. Ingresa tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:
- Empresa: si eres persona jurídica, ingresa la cédula del representante legal y el NIT de la compañía.
- Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e ingresa el número de identificación.
3. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
4. Ingresa al menú "Registro y habilitación" opción "Documentos electrónicos" y haz clic en el botón “Documentos para no obligados a facturar”.
5. Despliega la casilla “Selecciona el modo de operación” y elige la opción “Software de un proveedor tecnológico”.
6. Ubica la sección “Datos de empresa y software”. En el campo “Nombre de la empresa proveedora” elige Soluciones Alegra S.A.S. y en el campo “Nombre del software” elige el que se relacione con Alegra.
7. Haz clic en el botón “Asociar”.
Observa:
✔️ Paso 2 - Asociar prefijos
En este paso vamos a generar una resolución electrónico del Documento Soporte y asociar los prefijos en la Dian.
2.1 Solicita la resolución de Documento Soporte en la DIAN
Sigue estos pasos:
1. Ingresa al portal "Dian.gov.co".
2. Ubica la sección "Transaccional" y haz clic en la opción "Usuario registrado".
3. Ingresa los datos de acceso y haz clic en el botón "Ingresar".
4. Cuando hayas iniciado sesión, dirígete al menú y elige la opción "Numeración de facturación".
5. Selecciona la opción "Solicitar numeración de facturación".
6. Verifica tus datos y haz clic en el botón "Ingresar".
7. En el recuadro emergente haz clic en "Aceptar".
8. A continuación revisa tus datos y haz clic en el botón "Autorizar rangos".
9. En el recuadro emergente haz clic en "Aceptar" e ingresa la información solicitada en el formulario.
10. Elige el tipo de numeración y de forma opcional define un prefijo, ingresa el rango de numeración y haz clic en el botón "Agregar".
11. Haz clic en el botón "Borrador" y luego para finalizar haz clic en el botón "Definitivo".
Observa:
2.2 - Asocia tus prefijos de documento soporte al proveedor tecnológico
🔔Este paso deberás realizarlo por lo menos 1 hora después de haber solicitado la resolución, ya que es el tiempo promedio que se demora la DIAN para subir tu numeración a la sección "facturando electrónicamente" y puedas asociar los prefijos.
1. Ingresa a la página de la DIAN por la opción “Facturando Electrónicamente”.
2. Selecciona el tipo de usuario e ingresa tus datos de inicio de sesión, revisa tu correo electrónico y haz clic en "Acceder" para ingresar a la plataforma.
3. Haz clic en el botón “Configuración” y selecciona la opción “Asociar rangos de numeración”.
4. En el campo “Proveedor - Software” selecciona "Soluciones Alegra S.A.S. - Alegra"
5. En “Prefijo” selecciona la resolución que solicitaste previamente y haz clic en el botón “Agregar”.
6. Haz clic en el botón “Aceptar” para confirmar la acción.
✔️ Paso 3 - Configura tu numeración de Documento Soporte electrónico en Alegra
¡Ya casi terminas! Ahora lo único que tienes que hacer es registrar tu resolución en Alegra Contabilidad. Sigue estos pasos:
1. Ingresa el número del formulario de autorización de facturación y haz clic en el botón “Consultar”.
2. Selecciona la numeración de Documento soporte que tienes asociada en la Dian, luego haz clic en el botón "Seleccionar numeración".
3. Verifica los datos de la numeración cargada e ingresa el número con el que se creará la próxima factura que emitas.
4. Haz clic en el botón "Guardar".
Observa:
¡Lo lograste! 🙌🎉Ahora puedes crear tu primer Documento soporte electrónico.
Conoce más sobre el Documento Soporte electrónico en estos artículos:
Emite tus Documento Soporte electrónico en Alegra - Colombia
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