Los comprobantes contables son documentos que te permiten mover saldos entre cuentas de manera manual, asociar cada cuenta contable a un contacto diferente y además, registrar en el sistema los saldos iniciales de las cuentas del balance.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación anual de toda su maquinaria, para lo cual va a importar un comprobante contable ingresando las respectivas cuentas del activo y gasto con sus valores correspondientes”.
En Alegra puedes importar mediante un archivo de Excel tus comprobantes contables para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
¿Cómo importar tus comprobantes contables desde un archivo Excel?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de “Contabilidad” y selecciona la opción “Comprobante contable”.
2. Haz clic en el botón “Más acciones” y selecciona “Importar comprobantes”.
3. Selecciona “Descargar plantilla” para obtener el archivo y completarlo con los registros contables.
📍 Nota: recuerda leer las “Recomendaciones” para asegurarte de que la información ingresada se ajuste a las especificaciones necesarias para una importación exitosa.
4. Una vez tengas listo el archivo con la información que vas a importar, guárdalo y haz clic en “Carga el archivo con tus comprobantes contables”, selecciónalo de tu computadora y haz clic en "Abrir".
5. Verifica la información de los comprobantes a importar, luego haz clic en la opción “Siguiente comprobante” en caso de importar más de uno.
6. Finalmente, haz clic en “Guardar” y luego en la ventana emergente “Aceptar”.
Observa:
💡 También puedes pausar o retroceder el video.
📍 Ten en cuenta que el ejemplo anterior se realizó desde Microsoft OneDrive. Sin embargo, también puedes usar otros programas como Google Sheets o Excel.
📢 Importante:
- En el archivo descargado vas a visualizar dos hojas, la primera se denomina “Recomendaciones” y son consejos que debes aplicar al momento de agregar la información de tus comprobantes. La segunda hoja denominada “Plantilla” es donde debes cargar la información de tus comprobantes.
- Puedes agregar información para importar uno o más comprobantes contables. Para ello, enumera cada fila de la plantilla relacionada con un comprobante contable usando el mismo número. Por ejemplo: El comprobante No. 1 se identifica porque todas sus filas están marcadas con el número “1”, o puedes solo enumerar la primera fila correspondiente al comprobante contable.
Observa: - Puedes importar un tamaño máximo de hasta 450 kB por cada comprobante contable de Excel. Adicional solo puedes importar hasta 2.000 filas en un solo comprobante contable, si excedes ese número te saldrá la siguiente notificación.
Observa:
- Si al momento de ingresar información de los comprobantes contables agregas Contactos, Numeraciones, Cuentas contables, Centros de Costos o un Tipo de comprobante contable que no esté previamente creado en Alegra, al momento de cargar tu comprobante contable de Excel podrás crearlos.
Observa: - Las columnas “Débito” y “Crédito” de tu comprobante contable deben tener sumas iguales, de no ser así, al momento de importar te mostrará una ventana emergente con el saldo de la diferencia.
Observa: - Es aconsejable evitar incluir cuentas contables con comportamiento automático en los comprobantes contables, ya que estos registros se reflejarán en los reportes contables, pero no en los reportes administrativos.
Observa:🔎 Descubre cuáles son y cómo funcionan las cuentas automáticas dentro del catálogo de cuentas.
- Al momento de importar el comprobante contable se mostrará un estado, cuando se deba corregir información se visualizará “Por corregir”, cuando esté corregida el estado será “Corregido” y finalmente, si la información es correcta, el estado es “Importado correctamente”.
Observa:📌 Nota: no podrás guardar los comprobantes contables importados hasta que hayas revisado todos los errores que se muestran en pantalla.
- Puedes visualizar los diferentes comprobantes contables importados de forma más rápida desde la opción “Comprobantes contables”.
Observa:
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