Los Comprobantes contables en Alegra te permiten registrar o ajustar operaciones entre tus cuentas, manteniendo la contabilidad organizada, con posibilidad de asociar terceros o centros de costos. Además, podrás crear registros que ajusten documentos creados previamente.
Por ejemplo: “La empresa Ejemplar desea registrar la depreciación de su equipo de oficina, para ello realiza un comprobante contable seleccionando las respectivas cuentas del activo y gasto registrando los valores correspondientes”.
En Alegra puedes realizar comprobantes contables entre tus cuentas para ganar tiempo administrando tu negocio y tener la información organizada.
🎥 Cómo hacer tus comprobantes contables en Alegra 🎯.
📍 Nota: el término Comprobante contable varía de acuerdo al país donde registraste tu cuenta:
- Colombia, Panamá, España: comprobante contable.
- Perú y Costa Rica: asiento contable.
- Argentina: asiento manual.
- México: póliza de ajuste contable.
- República Dominicana: entrada de diario.
Ten en cuenta que, aunque el nombre puede variar según el país, la funcionalidad es equivalente y permite registrar operaciones contables similares.
👉 Índice
- 📘 ¿Qué es la naturaleza de las cuentas?
- 💱 ¿Cómo crear comprobantes contables?
- 🧾 ¿Cómo ajustar tus documentos a través de un comprobante contable en Alegra?
- ✨ ¿Cómo la inteligencia artificial te ayuda a optimizar la creación y análisis contable?
- ⚙️ ¿Qué acciones y opciones rápidas puedes realizar desde tus comprobantes contables?
1. 📘 ¿Qué es la naturaleza de las cuentas?
La naturaleza de las cuentas es la forma en que clasificamos el saldo para llevar un registro contable, organizado y coherente de nuestras actividades.
El saldo de la cuenta va a aumentar o disminuir de acuerdo a su naturaleza, por ejemplo, para las cuentas del activo el saldo aumenta por el débito y disminuye por el crédito.
| Categoría | Aumenta | Disminuye |
| Activos | Débito | Crédito |
| Pasivos | Crédito | Débito |
| Patrimonio | Crédito | Débito |
| Ingresos | Crédito | Débito |
| Gastos y costos | Débito | Crédito |
2. 💱 ¿Cómo crear comprobantes contables?
Sigue estos pasos:
1. Dirígete al menú de Contabilidad > Comprobante contables (o su equivalente según tu país).
2. Haz clic en el botón + Nuevo comprobante.
3. Completa la información necesaria.
4. Finalmente, haz clic en el botón Guardar para conservar los cambios.
📍 Nota: el sistema válida automáticamente que la suma de débitos y créditos sea igual antes de permitir el guardado.
Observa:
✍️ Formulario - Nuevo comprobante contable
| Sección | Descripción |
|---|---|
| 📅 Datos básicos |
Fecha: indica la fecha en la que estás realizando el comprobante contable. Si se trata de un saldo inicial, ingresa la fecha desde la cual vas a llevar tu información en Alegra. |
| 📘 Movimientos | Cuenta contable: elige las cuentas que vas a ajustar según su naturaleza contable (débito o crédito). Contacto: persona o empresa asociada al registro contable. 📍Nota: puedes seleccionar un contacto diferente por cada línea de registro o dejarlo en blanco. Descripción: agrega comentarios u observaciones por línea. Centro de costos: asocia la cuenta contable a un centro de costos específico. Débito y Crédito: usa estos campos para aumentar o disminuir el saldo según la naturaleza de la cuenta. Eliminar línea de registro: haz clic en el ícono de papelera para eliminar una línea. |
3. 🧾 ¿Cómo ajustar tus documentos a través de un comprobante contable en Alegra?
En Alegra puedes realizar ajustes de saldos (aumentos y disminuciones) a tus documentos mediante comprobantes contables.
Esta característica te permite ajustar cuentas que tienen asignados comportamientos automáticos o usos específicos, lo que facilita la gestión y organización de la contabilidad de tu empresa. Por ahora puedes ajustar documentos de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y anticipos recibidos. Los comprobantes contables que ajustan documentos se integran automáticamente con tus facturas, pagos, bancos y otros módulos de Alegra, garantizando coherencia en toda tu contabilidad. 🔎 ¿Cómo ajustar los saldos de tus documentos con comprobantes contables?
4. ✨ ¿Cómo la inteligencia artificial te ayuda a optimizar la creación y análisis contable?
Nuestra solución de IA para análisis contable te brinda una visión clara y en tiempo real de tus operaciones. Detecta variaciones atípicas, visualiza el impacto de una transacción antes de registrarla y recibe recomendaciones para optimizar tu contabilidad. Además, el sistema te alertará sobre desviaciones significativas y te mostrará gráficos que facilitan la toma de decisiones.
El análisis financiero se ejecutará de manera automática en el instante en que registres un movimiento en cuentas de ingresos, costos y gastos. Observa:
📢 Solo se analiza la primera línea que tenga un valor. Si agregas más después, el sistema no volverá a hacer el análisis.
5. ⚙️ ¿Qué acciones y opciones rápidas puedes realizar desde tus comprobantes contables?
Puedes ver detalles, editar, convertir a abierto, anular o eliminar tus comprobantes contables en el momento que lo requieras.
🔎 También tienes la opción de importar tus comprobantes, exportarlos a Excel o crear saldos iniciales en tu cuenta.
Observa:
📍 Nota: la opción de Convertir a abierto se habilita cuando un comprobante contable ha sido anulado previamente. De lo contrario, esta opción se encontrará deshabilitada.
✏️ Conoce cómo clonar tus comprobantes contables
Desde el detalle de tus comprobantes encontrarás la opción de Clonar. Esta función te permite replicarlos de manera rápida y sencilla.
Observa:
